Manual de uso

Manual del módulo de Pedidos de clientes

El módulo Pedidos de clientes registra ventas nominativas, ventas tipo ticket, pedidos pendientes de entrega y pedidos libres. Se apoya en las fichas de cliente, sus direcciones y contactos, las tarifas comerciales y los artículos de almacén, y desemboca en la facturación y los cobros.

Tipos de pedido

Pedido nominativo

Se crea seleccionando un cliente de la base de datos. El documento queda asociado a su ficha y usa sus datos fiscales y comerciales. Para crearlo:

1. Abrir Ventas > Pedidos de clientes.
2. Pulsar Nuevo pedido.
3. Seleccionar el cliente.
4. Seleccionar la dirección de entrega.
5. Seleccionar la persona de contacto.
6. Añadir artículos, servicios, tarifas o líneas libres.
7. Revisar cantidades, precios, descuentos, IVA, recargo e IRPF.
8. Guardar el pedido.

Al seleccionar el cliente, la aplicación recupera de su ficha la razón social y el nombre comercial, el NIF, CIF, NIE o VAT, la dirección fiscal, el teléfono y el correo, el tratamiento fiscal, el comercial asignado, sus direcciones de entrega, los contactos vinculados y el resto de datos necesarios para facturar.

El pedido nominativo es el que toca cuando hay que identificar al comprador, entregar la mercancía más adelante, emitir una factura ordinaria o mantener el seguimiento comercial de la operación.

Pedido tipo ticket

Está pensado para una venta inmediata, normalmente de mostrador o TPV, en la que no hace falta identificar fiscalmente al comprador:

1. Crear un pedido sin datos fiscales nominativos, o usar la opción destinada a venta tipo ticket.
2. Añadir los artículos o servicios vendidos.
3. Revisar unidades, precios, descuentos e impuestos.
4. Guardar y emitir el ticket o factura simplificada.
5. Registrar el cobro correspondiente.

En un ticket los artículos se consideran entregados en el momento de la venta. Por eso no quedan como pendientes de entrega, la salida de almacén se da por realizada, el stock se reduce según las unidades vendidas, el ticket puede imprimirse directamente desde el pedido y la factura simplificada queda vinculada a la operación.

Si después el comprador necesita una factura nominativa, hay que incorporar y verificar sus datos fiscales antes de emitir el documento. Ver los tipos de factura y operaciones.

Diferencia entre pedido nominativo y ticket

Lo que de verdad los separa es el tratamiento del cliente y de la entrega:

Los dos admiten artículos, servicios, descuentos, IVA y cobros: la diferencia no está en lo que se puede vender, sino en a quién y cuándo se entrega.

Cliente, dirección y contacto

Selección del cliente

El campo Cliente busca y selecciona una ficha existente. Al elegirla, la aplicación carga sus datos y limita las selecciones siguientes a lo vinculado a ese cliente: sus direcciones de entrega, sus personas de contacto, su tratamiento fiscal, sus condiciones comerciales, su correo y sus datos de facturación.

Si algún dato está mal, conviene corregirlo en la ficha del cliente y no solo en el pedido: así queda bien para todos los documentos posteriores.

Dirección de entrega

Elegido el cliente, se selecciona una de sus direcciones de entrega. Cada una puede llevar el nombre de la sede, tienda, delegación o almacén, la dirección completa con código postal, localidad, provincia y país, teléfono, correo electrónico e indicaciones de entrega.

La dirección elegida queda guardada en el pedido y no se sustituye automáticamente por la dirección fiscal, porque las dos pueden ser distintas. Al imprimir o visualizar un pedido nominativo se muestra la dirección de entrega seleccionada.

Persona de contacto

El campo Contacto de entrega selecciona una persona vinculada a la dirección elegida: nombre y apellidos, cargo o departamento, teléfono, móvil, correo y observaciones.

Las líneas del pedido

Artículos de almacén

Los artículos entran en el pedido con sus datos comerciales: referencia, descripción, cantidad, precio, descuento, tipo de IVA, importe total, tarifa aplicada y datos de stock y entrega.

Al añadir un artículo, la aplicación conserva su referencia y su origen. Eso es lo que permite después relacionar la venta con el almacén y con los informes.

Tarifas

Los precios pueden venir de las tarifas configuradas. Una tarifa puede determinar el precio de venta, los artículos o servicios incluidos, las condiciones comerciales, campañas o promociones, descuentos, su vigencia o periodo de aplicación y el cliente o grupo de clientes al que corresponde.

Al preparar un pedido se pueden añadir líneas procedentes de una tarifa: la aplicación usa el precio comercial definido, y permite revisarlo a quien tenga autorización para hacerlo.

La tarifa no sustituye al artículo de almacén. Si la línea está vinculada a un artículo inventariable, sigue afectando al control de existencias y entregas exactamente igual.

Líneas libres o pedido libre

El botón Nueva línea pedido libre incluye conceptos que no existen como artículo ni como tarifa: servicios puntuales, trabajos especiales, gastos adicionales, transporte, mano de obra, material no registrado o cualquier concepto personalizado.

En una línea libre se indica descripción, cantidad, precio unitario, descuento, IVA e importe.

Las líneas libres no modifican el stock, porque no están vinculadas a ningún artículo de almacén. Es la razón por la que el transporte o la mano de obra no descuadran el inventario.

Cantidades pendientes de entrega

En un pedido nominativo, guardar un artículo no significa que ya se haya entregado. Cada línea puede quedar pendiente de entrega, entregada parcialmente o entregada completamente.

Cantidad pendiente = unidades pedidas − unidades ya entregadas

Si se piden 10 unidades y se entregan 4, quedan 6 pendientes. Esas unidades se consultan desde Almacén > Pedidos pendientes de entrega, un listado que muestra el número y la fecha del pedido, el cliente, el artículo y su referencia, la cantidad pedida, la entregada y la pendiente, la dirección de entrega y la fecha prevista cuando exista.

Comportamiento especial de los tickets

Los artículos de un ticket se dan por entregados automáticamente. Es decir: no aparecen en el listado de pedidos pendientes de entrega, no hace falta registrar después un albarán, el stock se descuenta como salida realizada y la venta se considera completada en cuanto a entrega.

Relación con el almacén

Los pedidos de clientes tocan el almacén de dos maneras distintas: como mercancía reservada o pendiente de entregar, y como salida real cuando se registra la entrega.

Un pedido nominativo pendiente no descuenta las existencias como si estuviera entregado. Se diferencian:

• Stock actual.
• Stock reservado.
• Unidades pendientes de entregar.
• Unidades ya entregadas.
• Stock disponible después de reservas.

Al registrar una entrega parcial solo se actualizan las unidades realmente entregadas; el resto sigue pendiente. Cuando se completa la entrega, la línea deja de aparecer como pendiente.

Es la misma lógica que en el otro sentido: en compras, un pedido a proveedor tampoco suma stock hasta que se registra la recepción.

Albaranes y entregas

Los pedidos nominativos pueden convertirse o relacionarse con albaranes. El albarán documenta la entrega real e incluye el cliente, la dirección de entrega, el contacto, el pedido de origen, los artículos, las cantidades entregadas y las pendientes, y la fecha de entrega.

Una entrega parcial mantiene abierto el resto del pedido. Una entrega completa cierra las cantidades pendientes.

Precios, descuentos e impuestos

Cada línea del pedido puede llevar cantidad, precio unitario, descuento, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA, recargo de equivalencia cuando corresponda, y total.

Los impuestos se calculan según el artículo, la tarifa y el tratamiento fiscal del cliente. Antes de guardar conviene comprobar que el tipo aplicado corresponde a la operación y al país del cliente, que es donde se decide si va IVA, IGIC o IPSI, o si la venta es intracomunitaria o extracomunitaria.

IRPF

El pedido dispone de un campo de IRPF para aplicar una retención cuando la operación lo requiera. Se puede introducir el porcentaje a mano, aplicar el IRPF predeterminado configurado y recalcular los totales del pedido.

Total = base imponible + IVA + recargo − IRPF

La retención reduce el importe final que paga el cliente, y solo debe aplicarse cuando corresponda legalmente: determinados servicios profesionales, alquileres y poco más. Si tienes dudas sobre si tu actividad retiene, es cosa de tu asesoría.

Totales del pedido

La aplicación calcula la base imponible, los descuentos, las cuotas de IVA, el recargo de equivalencia, la retención de IRPF y el total final. Al cambiar cantidades, precios, descuentos o impuestos, los totales se recalculan antes de guardar.

Imprimir y enviar por correo

Desde el listado se puede visualizar e imprimir el pedido, y el formato depende del tipo de operación:

• Un pedido sin datos fiscales nominativos usa formato de ticket.
• Un pedido nominativo usa un documento comercial con los datos del cliente.
• La dirección de entrega se muestra cuando está informada.
• El documento incluye líneas, cantidades, precios, impuestos y total.

Si el pedido ya tiene factura o ticket asociado, puede imprimirse desde las acciones disponibles.

Envío por correo electrónico

Los pedidos nominativos pueden enviarse al cliente por correo, usando el correo principal de la ficha o el del contacto seleccionado, con el documento generado del pedido, del albarán o de la factura.

Antes de enviar conviene comprobar que el correo es correcto, que el documento corresponde al pedido seleccionado y que los datos fiscales y de entrega están completos.

En macOS puede abrirse Mail con el documento ya preparado, con la cuenta que el Mac ya tiene configurada. En Windows se usa el sistema de correo configurado en la aplicación.

Facturación del pedido

Un pedido puede generar una factura ordinaria o nominativa o una factura simplificada o ticket.

Para una factura nominativa tienen que existir datos fiscales suficientes: razón social, NIF/CIF/VAT, dirección fiscal, país y tratamiento fiscal. Es la razón por la que merece la pena dejar la ficha del cliente bien rellenada desde el principio.

Una factura puede incluir todas las líneas del pedido o únicamente las cantidades que corresponda facturar, según el flujo que se use. La factura generada queda relacionada con el pedido, para evitar duplicidades y poder consultarla desde ahí.

Cobros

Desde el pedido o su factura asociada se registran los cobros: en efectivo, por banco, con tarjeta o mediante otras formas configuradas, de forma total o parcial.

Estados y seguimiento

Los pedidos se consultan y filtran por su situación. Hay que leer dos estados distintos: el de entrega depende de las cantidades entregadas, y el económico depende de la factura y de los cobros.

Un pedido puede estar entregado y sin cobrar, o cobrado y pendiente de entregar. Son cosas independientes y conviene mirarlas por separado.

Otras funciones del listado

Desde el listado de pedidos se puede ver todos los pedidos, buscar y ordenar, abrir uno, editarlo, visualizarlo, imprimirlo, enviarlo por correo, consultar su factura o ticket, revisar los cobros, comprobar las cantidades pendientes, ocultarlo o cancelarlo cuando corresponda, y navegar de un pedido a otro.

Flujos recomendados

Pedido nominativo

1. Crear o revisar la ficha del cliente.
2. Añadir sus direcciones y contactos.
3. Crear un pedido nuevo.
4. Seleccionar el cliente.
5. Elegir dirección y persona de contacto.
6. Añadir artículos, tarifas o líneas libres.
7. Revisar stock, cantidades, precios y descuentos.
8. Comprobar IVA, recargo e IRPF.
9. Guardar el pedido.
10. Enviarlo o imprimirlo.
11. Registrar las entregas realizadas.
12. Consultar las unidades pendientes.
13. Emitir la factura nominativa.
14. Registrar cobros completos o parciales.

Ticket

1. Crear una venta tipo ticket.
2. Añadir los artículos o conceptos vendidos.
3. Revisar precios e impuestos.
4. Guardar la operación.
5. Emitir e imprimir el ticket.
6. Registrar el cobro.
7. Dar los artículos por entregados y actualizar el stock.
8. No mantener esas líneas en pedidos pendientes de entrega.

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