Manual de lectura de albaranes con IA
La lectura de albaranes con IA crea un pedido de proveedor a partir de un albarán o pedido recibido, en PDF o en imagen. SigPyme reconoce al proveedor, los artículos, las cantidades, los costes y los impuestos, y te deja revisarlo todo antes de guardar nada.
El precio del albarán es un coste, nunca un precio de venta. El precio unitario que trae el documento se interpreta como el coste del producto. Guardar el pedido no cambia el precio de venta al público de ningún artículo.
Cancelar a medias detiene todo el proceso. Si cierras sin guardar la ficha de un proveedor o de un artículo nuevo mientras SigPyme los está creando, no se crea el pedido ni se continúa con el resto de líneas — así se evita un pedido incompleto o un artículo mal enlazado.
Para qué sirve
SigPyme puede reconocer automáticamente el proveedor y su NIF/CIF, el número y la fecha del albarán, las referencias y descripciones de los artículos, las cantidades, los costes unitarios, los descuentos, el IVA y los importes totales.
La información siempre debe revisarse antes de guardarla.
Formatos admitidos
Se pueden seleccionar documentos en PDF, JPG o JPEG, y PNG. Para obtener mejores resultados, la imagen debe estar completa, enfocada, recta y con suficiente resolución.
Acceso a la lectura con IA
- Entra en Proveedores / Compras.
- Abre Pedidos proveedor.
- Pulsa el botón Leer con IA.
- Selecciona el albarán o pedido desde el ordenador.
- Espera mientras SigPyme prepara el documento y lo envía al servicio de IA.
No cierres SigPyme ni la ventana del proceso mientras lee el documento.
Lectura del proveedor
La IA intenta identificar la razón social o nombre comercial, el NIF/CIF, la dirección, el código postal y la localidad, el teléfono y el correo electrónico, y el número de pedido o albarán.
SigPyme busca primero al proveedor por su NIF/CIF. Si encuentra una coincidencia, lo asigna automáticamente al pedido.
Proveedor no encontrado
Si el proveedor no existe, SigPyme pregunta si quieres darlo de alta. Al aceptar:
- Se abre la ficha de proveedor.
- Los datos reconocidos se rellenan automáticamente.
- Revisa y completa los campos necesarios.
- Pulsa Guardar para continuar con la importación.
Si cierras la ficha sin guardar, o cancelas el alta, se detiene todo el proceso. No se crea el pedido ni se continúa con los artículos.
Lectura y comprobación de artículos
SigPyme recorre las líneas del albarán y busca cada artículo en el almacén utilizando principalmente la referencia del proveedor. Para cada línea puede reconocer la referencia del proveedor, el nombre o descripción, las unidades, el coste bruto, el descuento, el coste neto, el tipo de IVA y el total de la línea.
El precio unitario del albarán se interpreta como coste del producto, no como precio de venta.
Artículos que ya existen
Cuando la referencia del proveedor coincide con un artículo del almacén, SigPyme enlaza la línea con ese artículo. Antes de guardar conviene revisar que la referencia corresponde al producto correcto, que el proveedor asignado es correcto, que las unidades son las indicadas en el albarán, que el coste y el descuento coinciden, y que el tipo de IVA es correcto.
La IA no debe usarse para sustituir referencias equivocadas o duplicadas sin revisión.
Artículos que no existen
Cuando no se encuentra un artículo, SigPyme permite darlo de alta. Al aceptar:
- Se abre la ficha del nuevo artículo.
- Se propone una referencia interna correlativa.
- Se rellenan los datos leídos del albarán.
- Se asigna el proveedor correspondiente.
- Se incorpora la referencia utilizada por ese proveedor.
- Se rellenan coste bruto, descuento, coste neto e IVA.
Revisa la ficha y pulsa Guardar para continuar con la siguiente línea.
Si cancelas o cierras sin guardar, el proceso se detiene. Así se evita crear un pedido incompleto o enlazar artículos incorrectamente.
Tratamiento de costes y descuentos
El coste bruto es el precio unitario indicado en el albarán antes del descuento; el descuento es el porcentaje aplicado por el proveedor; el coste neto es el coste bruto menos el descuento; el IVA es el porcentaje de impuesto de la línea; y el total son las unidades multiplicadas por el coste neto, más los impuestos correspondientes.
Ejemplo: coste bruto 80,00 €, descuento 30 %, coste neto 56,00 €, cantidad 10 unidades.
Base de la línea = 10 × 56,00 € = 560,00 €
Comprueba siempre si el albarán muestra precios antes o después del descuento. Es el error más fácil de cometer al revisar la línea.
Revisión del pedido generado
Después de comprobar proveedores y artículos, SigPyme abre la ficha del pedido de proveedor con los datos recuperados. Revisa especialmente el proveedor seleccionado, la fecha del documento, el número del albarán o pedido, la dirección de entrega, las referencias de los artículos, las cantidades, los costes, los descuentos, el IVA, los totales del pedido y las observaciones generadas por la lectura.
La ficha puede desplazarse verticalmente para consultar las líneas situadas en la parte inferior.
Guardar el pedido
Una vez revisados los datos, pulsa Guardar. SigPyme crea la cabecera del pedido, las líneas de artículos, las cantidades pedidas, los costes, descuentos e impuestos, y las unidades pendientes de recibir.
Guardar el pedido no significa que la mercancía ya esté en el stock. Eso ocurre en el paso siguiente, la recepción.
Recepción de la mercancía
Después de guardar un pedido generado desde un albarán, SigPyme pregunta: «¿Quieres recepcionarlo ahora como entregado?».
Si respondes «Sí»
Se abre la pantalla Recibir mercancía, con la referencia, la descripción, las unidades pedidas, las unidades ya recibidas y las unidades que se recibirán ahora. Revisa las cantidades y pulsa Guardar recepción.
Al guardar la recepción se registra la entrada de mercancía, se actualizan las unidades recibidas, se reducen las cantidades pendientes, se incrementa el stock de los artículos, la operación aparece en el histórico de recepciones, y la fecha de recepción queda registrada en el artículo o movimiento correspondiente.
Si respondes «No»
El pedido se guarda pendiente de recibir. Podrás recepcionarlo después desde Pedidos pendientes de recibir.
Recepciones parciales
Si no ha llegado toda la mercancía, modifica la columna Recibir ahora y escribe únicamente las unidades realmente entregadas. Las unidades restantes seguirán apareciendo como pendientes, y podrás hacer nuevas recepciones hasta completar el pedido.
Comprobaciones posteriores
Después de terminar, conviene revisar el pedido en Pedidos proveedor, las unidades pendientes en Pedidos pendientes de recibir, la entrada en el Histórico de recepciones, el stock actual en la ficha de cada artículo, y el coste y el proveedor asociados al artículo.
Posibles incidencias
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| La IA no encuentra al proveedor | Comprueba que el NIF/CIF sea legible. Puedes aceptar el alta propuesta y corregir los datos antes de guardar. |
| La referencia del artículo no se reconoce | Revisa que el albarán incluya una referencia clara. Si no existe en SigPyme, crea el artículo y asigna manualmente su referencia de proveedor. |
| El descuento no coincide | Comprueba si el documento muestra el descuento por línea o un descuento general. Corrígelo en la ficha antes de guardar el pedido. |
| El coste no coincide | Verifica si el precio del albarán es bruto o neto. SigPyme debe guardar el precio leído como coste del producto, aplicando después el descuento detectado. |
| El total no cuadra | Comprueba cantidades, descuentos, bases imponibles, IVA y redondeos. No guardes el pedido hasta que los importes sean correctos. |
| Error de conexión o del servicio de IA | Comprueba que la sesión está iniciada, que existe conexión a Internet, que el documento tiene un formato admitido, que el servicio de microservicios está disponible, y que la empresa no ha superado su límite mensual de consultas. |
Recomendaciones
- Conserva siempre el albarán original.
- Revisa proveedor, referencias, cantidades y costes.
- No des de alta dos veces el mismo proveedor.
- Evita crear artículos duplicados por pequeñas diferencias de referencia.
- Comprueba los descuentos antes de guardar.
- Registra únicamente las cantidades realmente recibidas.
- Revisa el stock después de la recepción.
- Utiliza imágenes completas, nítidas y sin sombras.
La IA facilita la introducción de datos, pero la validación final del pedido y de la recepción corresponde al usuario.
Preguntas frecuentes sobre la lectura de albaranes con IA
¿El precio del albarán cambia el precio de venta del artículo?
No. El precio unitario que trae el albarán se interpreta y se guarda como coste del producto, nunca como precio de venta al público.
¿Qué pasa si cierro la ficha del proveedor o del artículo sin guardar durante la
lectura?
El proceso se detiene por completo: no se crea el pedido ni se continúa con el resto de líneas. Es la forma en que SigPyme evita dejar un pedido a medias o un artículo mal enlazado.
¿Guardar el pedido mete ya la mercancía en el stock?
No. Guardar el pedido crea la cabecera, las líneas y las unidades pendientes de recibir. El stock solo sube cuando registras la recepción, total o parcial.
¿Qué formatos de documento admite la lectura de albaranes?
PDF, JPG o JPEG, y PNG. Para mejores resultados, la imagen debe estar completa, enfocada, recta y con suficiente resolución.
¿Cómo sé si el descuento del albarán está bien aplicado?
Comprobando si el documento muestra el precio antes o después del descuento: coste neto = coste bruto − descuento, y es ese coste neto el que multiplicado por las unidades da la base de la línea.
¿Puedo recibir solo parte de lo que trae el albarán?
Sí. En la columna Recibir ahora se escriben únicamente las unidades realmente entregadas; el resto sigue pendiente, y se pueden hacer nuevas recepciones hasta completar el pedido.
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