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Manual de Presupuestos

El módulo Presupuestos prepara ofertas comerciales para un cliente antes de generar un pedido definitivo: cliente, dirección y contacto, artículos de Tarifas o líneas libres, PDF, envío por correo, y un botón para convertirlo en pedido de cliente sin volver a teclear nada.

Para qué sirve

Crear y modificar presupuestos; seleccionar el cliente, la dirección de entrega y la persona de contacto; añadir artículos de Tarifas o conceptos libres; aplicar cantidades, precios, descuentos, IVA, recargo de equivalencia e IRPF; generar el PDF y enviarlo por correo; controlar si ya se ha enviado; clasificarlo como pendiente, aceptado o negativo; y convertirlo en pedido con Crear pedido.

Los presupuestos quedan asociados a la empresa y al usuario correspondiente, tanto en local como mediante microservicios.

El listado de presupuestos

Cada fila muestra la fecha, el número de presupuesto, el cliente o razón social, el importe total, el estado del envío, el estado comercial, y los botones para editar, visualizar y enviar.

Estados comerciales

El estado se cambia directamente desde el listado y queda guardado.

Estado de envío

La columna Enviado distingue entre No —todavía no consta como enviado— y Sí —el envío se ha completado—. Cuando ya está enviado, el botón cambia de Enviar a Reenviar.

Búsqueda, filtros y ordenación

El buscador rápido localiza por número de presupuesto, razón social del cliente o población. Los campos Desde y Hasta filtran por fecha, y se pueden combinar con el texto —por ejemplo, los presupuestos de un cliente en un mes concreto—.

Las cabeceras ordenan ascendente o descendentemente por fecha, número, razón social, total, enviado o estado. El listado está paginado.

Crear un presupuesto

Al pulsar Nuevo presupuesto, el programa prepara solo el identificador interno, la empresa activa, el usuario que crea el registro, la fecha de creación y de modificación, y la numeración correlativa al guardar.

Se guarda inicialmente con Enviado: No y Estado: Borrador. Desde el listado, el estado puede cambiarse después a pendiente, aceptado o negativo.

Selección del cliente

Al seleccionar un cliente se cargan solos su razón social, nombre comercial, NIF o CIF, dirección fiscal, código postal, localidad, provincia, teléfono, correo electrónico y comercial asignado. Como estos datos proceden de la ficha, conviene mantenerla actualizada.

Dirección de entrega y persona de contacto

Además de los datos fiscales, se selecciona la dirección de entrega —con su código postal, localidad y provincia— y la persona de contacto —con su teléfono y correo—, ambas obtenidas de la ficha del cliente. Así se prepara un presupuesto para una sede, obra o persona concreta, aunque la facturación corresponda a la dirección fiscal principal.

Descripción e IRPF

La ficha tiene un campo de descripción general para el objeto del presupuesto, el nombre del proyecto, el servicio ofrecido, las condiciones generales o la referencia solicitada por el cliente.

También admite un porcentaje de IRPF cuando corresponda: el programa recalcula su importe y lo incorpora a los totales.

Añadir artículos desde Tarifas

Los artículos de Tarifas se localizan por nombre o descripción, referencia, código de barras, familia o subfamilia. Al añadir uno se incorporan su referencia, descripción, coste, precio de venta, tipo de IVA y recargo de equivalencia si corresponde; después se puede ajustar la cantidad, el precio o el descuento de la línea.

Usar Tarifas evita introducir repetidamente los mismos productos y mantiene coherente la relación entre artículos, precios e impuestos.

Líneas libres

El botón Nueva línea presupuesto libre añade un concepto que no existe en Tarifas: trabajos personalizados, servicios puntuales, desplazamientos, mano de obra, materiales no habituales, textos informativos o partidas pendientes de concretar. En ella se escriben a mano la descripción, cantidad, precio, descuento e impuestos.

Edición y eliminación de líneas

Cada línea, en la parte inferior de la ficha, puede editarse, cambiar de cantidad, de precio, llevar un descuento, modificar su IVA o eliminarse. Tras cualquier cambio, los totales se recalculan.

Cálculo de importes

El presupuesto calcula y muestra la base imponible, el descuento total, el importe de IRPF, el IVA, el recargo de equivalencia y el total final. Cada línea conserva sus propios datos de cantidad, precio, descuento, base imponible e impuestos, lo que permite trasladar después el detalle al pedido sin volver a introducirlo.

Antes de enviar o convertir un presupuesto en pedido conviene revisar que las cantidades sean correctas, los precios estén completos, los tipos de IVA sean los adecuados, los descuentos estén bien aplicados y el total coincida con la oferta que se quiere presentar.

Guardar el presupuesto

Al guardar un presupuesto nuevo, el programa obtiene el siguiente número correlativo, registra la empresa activa y el usuario creador, guarda la fecha de creación, y lo deja como no enviado y en borrador. Al modificar uno existente, conserva su número y su fecha original de creación.

Cerrar sin guardar abandona la ficha sin aplicar los últimos cambios en pantalla.

Visualizar e imprimir

El botón de visualización del listado genera el documento en PDF con los datos de la empresa, el número y la fecha, los datos fiscales del cliente, la dirección de entrega, la persona de contacto, la descripción, las líneas, cantidades, precios, descuentos, impuestos y totales.

Una vez abierto, el PDF se puede revisar antes de enviarlo, guardar en otra carpeta, imprimir o compartir por otros medios.

Enviar por correo

Al pulsar Enviar, el programa recupera el presupuesto y sus líneas, comprueba que tenga un número válido, genera el PDF, obtiene el correo del cliente o del contacto seleccionado, prepara el asunto y el mensaje, y adjunta el PDF con el número comercial del presupuesto.

Asunto = Presupuesto [número]

Antes de enviarlo conviene comprobar que el cliente tenga un correo válido, que el presupuesto tenga líneas, que el número sea correcto y que el PDF muestre los importes esperados.

Crear un pedido desde un presupuesto

El botón Crear pedido convierte el presupuesto en un pedido de cliente, para no volver a introducir los datos cuando el cliente acepta la oferta.

1. Abrir el presupuesto.
2. Comprobar el cliente y sus datos fiscales.
3. Revisar la dirección de entrega.
4. Revisar la persona de contacto.
5. Comprobar cantidades, precios, descuentos e impuestos.
6. Guardar los últimos cambios.
7. Marcar el presupuesto como Aceptado.
8. Pulsar Crear pedido.
9. Revisar el mensaje de confirmación.
10. Abrir el listado de pedidos para continuar su gestión.

Datos que se trasladan al pedido

El cliente, razón social, NIF o CIF, dirección, código postal, población, provincia, país, teléfono, correo, persona de contacto, comercial asignado, descripción general, fecha, IRPF, base imponible, descuentos, total, empresa activa, usuario que realiza la operación, y las líneas facturables del presupuesto. La referencia del presupuesto se traslada también, para poder identificarlo después.

Si el cliente tiene NIF o CIF, el pedido se crea como nominativo o completo; si no dispone de identificación fiscal, se crea como simplificado. El pedido nuevo queda inicialmente no facturado y preparado para continuar su gestión desde Pedidos de clientes.

Tratamiento de líneas incorrectas

Antes de crear el pedido, el programa comprueba las líneas: no se consideran facturables las que tengan cantidad o precio igual o inferior a cero. Si encuentra líneas así, muestra un aviso detallándolas y permite continuar —crea el pedido solo con las líneas válidas— o cancelar —vuelve al presupuesto para corregirlas—.

Flujo de trabajo recomendado

1. Crear el presupuesto.
2. Seleccionar cliente, dirección y contacto.
3. Añadir artículos o líneas libres.
4. Revisar descuentos, IVA, recargo e IRPF.
5. Guardar.
6. Visualizar el PDF.
7. Enviar al cliente.
8. Marcarlo como pendiente mientras se espera respuesta.
9. Cambiarlo a aceptado o negativo.
10. Si es aceptado, abrirlo y pulsar Crear pedido.
11. Continuar la preparación, entrega y facturación desde Pedidos de clientes.

Local y microservicios

Los presupuestos trabajan tanto en local como mediante microservicios. En ambos casos se conserva el identificador de la empresa, el identificador o nombre del usuario, el comercial asignado y las fechas de creación y modificación, para que los registros de diferentes empresas no se mezclen y cada operación conserve la trazabilidad de quién la ha realizado.

En modo microservicios hace falta una sesión válida: si ha caducado, hay que iniciarla de nuevo antes de consultar, guardar, enviar o convertir presupuestos.

Funciones pendientes de completar

Algunos controles del listado aparecen en pantalla pero todavía no tienen terminada su operación: la impresión general del listado, la exportación general del listado, y el borrado del presupuesto desde la fila.

Sí están operativas la visualización individual en PDF, el envío por correo, la edición, los filtros, la ordenación, el cambio de estado y la creación del pedido.

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