Manual de uso · Contabilidad

Manual de asientos contables

El módulo de Asientos crea, revisa, modifica, busca, importa, imprime y exporta los movimientos que forman la contabilidad. Cada asiento lleva una cabecera, uno o varios apuntes, un total en el Debe, un total en el Haber y un saldo que tiene que ser cero.

Los datos se guardan separados por empresa: la cabecera y los apuntes quedan vinculados a la empresa activa, en local, en conexión directa y en microservicios.

El listado de asientos

En Contabilidad → Asientos, la pantalla abre con los asientos del ejercicio actual. Cada registro lleva fecha, número de asiento, descripción o concepto general, diario, total Debe, total Haber, saldo, y los botones de editar y borrar.

Abajo se indica el número total de asientos, la página actual, el número de páginas y los controles para avanzar y retroceder. Se muestran hasta 100 asientos por página.

Asiento y apunte: la diferencia

Un asiento es una operación contable completa. Los apuntes son cada una de las líneas que la forman. Una factura emitida puede ser un solo asiento de tres apuntes:

En el listado de Asientos eso aparece como una operación. En el Diario, como tres apuntes. No es que haya dos contabilidades: es la misma vista de dos maneras.

Crear un asiento

Al pulsar Nuevo asiento, la aplicación prepara la fecha actual, el ejercicio correspondiente, el siguiente número disponible, un identificador interno, el origen manual y el tipo de operación OTRO.

Número de asiento

Se propone solo, siguiendo la secuencia del ejercicio, y se controla por empresa y por ejercicio: no se pueden guardar dos asientos con el mismo número dentro del mismo ejercicio.

Fecha

La fecha determina el ejercicio contable. Se elige del calendario o se escribe como dd/MM/aaaa. Al cambiarla conviene comprobar que el número sigue siendo adecuado para ese ejercicio.

Descripción

Un texto que permita reconocer la operación: «Factura de venta F-2026-125», «Compra de material de oficina», «Pago factura proveedor 4587», «Traspaso de caja a banco», «Nómina de septiembre», «Amortización mensual», «Regularización contable».

Al salir del campo, la aplicación crea la primera línea si no existe todavía, y propone ese mismo texto como concepto inicial de los apuntes, que después puede cambiarse línea a línea.

El tipo de operación

Se elige entre factura emitida, factura recibida, cobro, pago y otro. El tipo no contabiliza nada: sirve para que el programa compruebe si las cuentas y su colocación en Debe o Haber se parecen a lo habitual en esa operación.

Otro es el tipo para regularizaciones, traspasos, nóminas, amortizaciones, movimientos internos y todo lo que no encaje en los cuatro anteriores.

Los apuntes

El icono Añadir incorpora una línea, con fecha, código de cuenta, descripción de la cuenta, concepto, Debe, Haber y el botón de borrar la línea. Al completar la última, la aplicación puede preparar otra vacía. Las líneas completamente vacías no se guardan.

Las líneas nuevas heredan la fecha de la cabecera, y lo normal es que todos los apuntes del asiento lleven la misma.

La cuenta

Tiene que existir en el plan contable. Se localiza escribiendo el principio del código o parte de la descripción, y el autocompletado enseña las coincidentes; al elegir una se rellenan su código y su descripción. El campo de código admite solo números y un máximo de ocho dígitos.

El concepto

Explica el movimiento de esa línea. Puede dejarse el concepto general o escribir uno propio: «Base factura F-125», «IVA repercutido 21 %», «Cliente factura F-125», «Pago mediante banco», «Regularización saldo inicial».

Debe y Haber

El cuadre

Los totales se actualizan mientras escribes:

Saldo = Total Debe − Total Haber

Un asiento correcto cumple Total Debe = Total Haber, y por tanto Saldo = 0. Mientras el saldo no sea cero, el asiento no se guarda.

Lo que no deja guardar

La aplicación bloquea el guardado si encuentra:

• Que no se ha seleccionado tipo de operación.
• Una fecha no válida.
• Un número de asiento no válido, o ya usado en ese ejercicio.
• Ningún apunte con movimiento.
• Una línea con importe pero sin cuenta.
• Una cuenta que no existe en el plan contable.
• Una línea con Debe y Haber a la vez.
• Una línea con cuenta pero sin importe.
• Importes negativos.
• Un asiento descuadrado, con el Debe distinto del Haber.

El aviso identifica la línea que hay que corregir, así que no hay que ir buscándola.

Los avisos que sí se pueden confirmar

Pasadas las validaciones obligatorias, la aplicación mira las cuentas según el tipo de operación y puede avisar de que en una factura emitida falta la cuenta de cliente o la de ventas, de que una cuenta de ventas está en el Debe, de que en una factura recibida falta el proveedor, de que la cuenta de compras está en el Haber, de que en un cobro falta caja o banco, de que la cuenta del cliente está en el Debe, de que en un pago falta el proveedor o de que la bancaria está en el Debe.

Ante un aviso se puede cancelar y revisar o confirmar con «Está correcto, continuar».

Dicho de otro modo: el programa acepta que sepas más que él sobre una operación concreta, pero no acepta un asiento descuadrado, se confirme lo que se confirme.

Editar y borrar

Guardar comprueba las validaciones y conserva cabecera, apuntes, ejercicio, número, empresa, usuario, origen y fecha de registro. Cerrar sin guardar descarta lo pendiente y, si estabas editando uno existente, deja su versión anterior.

El icono Editar carga el asiento completo, y permite cambiar los datos de cabecera, las cuentas, los conceptos y los importes, y añadir o eliminar líneas. Al guardar se vuelve a comprobar el cuadre, las cuentas y la numeración.

Cuidado con los asientos automáticos

Los que vienen de facturas, cobros o pagos están relacionados con su documento. Modificar el asiento no modifica la factura, el cobro, el pago, el estado fiscal, la deuda comercial ni el documento de origen.

Borrar

La papelera, previa confirmación, elimina la cabecera y todos sus apuntes, y el asiento desaparece del Diario, del Mayor y de los balances. No hay deshacer. En microservicios, la operación solo puede afectar a un asiento de la empresa autenticada.

Buscar y ordenar

El cuadro superior busca por número de asiento, concepto general y diario, siempre dentro del intervalo de fechas seleccionado.

El botón Buscar abre la búsqueda avanzada: fecha desde y hasta, número de asiento desde y hasta, concepto, diario, importe desde y hasta, y Solo descuadrados. Los importes admiten 1250,50, 1250.50 y 1.250,50.

Limpiar retira los criterios del diálogo; Ver todo restablece el ejercicio actual y elimina los filtros.

Las columnas ordenan por fecha, número, concepto, diario, Debe, Haber y saldo, en ascendente o descendente. El botón general Ordenar ordena por fecha y, dentro de cada fecha, por número.

Importar desde Excel

Importar pide un archivo .xlsx y abre el asistente de correspondencia de columnas, donde se relacionan con: fecha, cuenta, Debe, Haber, número de asiento, ID de asiento, número de línea, descripción de cuenta, concepto, documento y usuario.

La importación va en dos fases: primero lee y convierte los apuntes del Excel, y después los agrupa y crea los asientos. Agrupa preferentemente por ID de asiento y, si no, por número de asiento. El ejercicio sale de la fecha real de cada apunte, no de un año fijo.

No agrupa todas las líneas de un día en un asiento, y hace bien: mezclaría operaciones distintas que solo comparten fecha.

Al terminar informa de los apuntes leídos y los asientos creados, y actualiza el listado.

De qué empresa son

La empresa no se toma del Excel: en local es la de la sesión, en conexión directa la activa, y en microservicios la del token autenticado. La cabecera y los apuntes guardan el mismo identificador de empresa, y las consultas, ediciones, numeración y borrados se filtran por ella.

Exportar e imprimir

Exportar genera Listado_Asientos.xlsx con fecha, número, línea, cuenta, descripción, concepto, documento, Debe y Haber.

Conviene saber una cosa: la exportación usa el intervalo de fechas de la cabecera y puede no reproducir todos los criterios de la búsqueda avanzada. Si has filtrado por importe o por descuadre, revisa el archivo antes de darlo por bueno.

Imprimir abre el informe en formato de Libro Diario, teniendo en cuenta el ejercicio, las fechas desde y hasta, y la búsqueda rápida. Incluye todos los apuntes del resultado, no solo la página visible, y desde el visor se revisa o se imprime el PDF.

De dónde vienen los asientos

Un asiento puede proceder de creación manual, de una factura emitida, de una factura recibida, de un cobro, de un pago, de una importación, de la apertura, de una regularización o del cierre del ejercicio. El campo de origen permite distinguirlo.

Guardar un documento comercial no garantiza que ya tenga asiento. La contabilización se hace desde el botón correspondiente del listado de facturas, cobros o pagos, como está explicado en la configuración de contabilidad.

Dónde comprobar que ha salido bien

Recomendaciones

• Usar cuentas que existan.
• Escribir conceptos claros.
• Comprobar la fecha y el ejercicio.
• Revisar el tipo de operación.
• No introducir importes negativos.
• Una línea para cada cuenta.
• Comprobar que el saldo sea cero.
• Leer los avisos antes de confirmarlos.
• No duplicar números de asiento.
• No modificar asientos automáticos sin revisar su documento.
• Comprobar el Excel antes de importarlo, y no importar dos veces el mismo archivo.
• Revisar el Diario después de una importación.
• Copia de seguridad antes de correcciones o importaciones importantes.

Este manual explica cómo funciona el programa. Cómo debe contabilizarse una operación concreta depende de tu plan y de tu actividad: consúltalo con tu asesoría o con quien lleve la contabilidad.

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