Manual de uso · Contabilidad

Manual del Libro Mayor

El Libro Mayor reúne los movimientos contables por cuenta y calcula el saldo después de cada uno. Donde el Diario cuenta qué pasó cada día, el Mayor cuenta qué le ha pasado a cada cuenta: qué operaciones la han movido, cuánto se ha cargado y abonado, cómo ha evolucionado su saldo y dónde ha terminado.

Funciona igual con base de datos local, con conexión directa y con microservicios; en microservicios la consulta va por la API y queda asociada a la empresa de la sesión, sin mezclar movimientos de empresas distintas.

Para qué sirve

Para saber qué operaciones han afectado a una cuenta, cuánto se ha cargado en el Debe y abonado en el Haber, cómo evoluciona el saldo después de cada movimiento, los totales del periodo y el saldo final de cada cuenta.

Usa los mismos apuntes que el Diario, ordenados de otra forma. Qué pantalla conviene para cada pregunta está en esta tabla del manual del Diario.

Generar el Mayor

1. Entrar en Contabilidad.
2. Pulsar Mayor.
3. Indicar la fecha inicial.
4. Indicar la fecha final.
5. Confirmar.
6. La aplicación genera el Libro Mayor en PDF y lo abre en vista previa.

El periodo y el ejercicio

Se pide fecha desde y fecha hasta, y el informe incluye los apuntes de ese intervalo que pertenezcan al ejercicio seleccionado. Vale para un día, un mes, un trimestre, un semestre, el ejercicio entero o cualquier intervalo. Para revisar el ejercicio completo, del 1 de enero al 31 de diciembre.

Qué cuentas salen

Entran solas todas las cuentas con movimientos en el periodo; las que no tienen apuntes en ese intervalo no aparecen.

Hoy esta pantalla genera el Mayor conjunto de todas las cuentas con movimientos: no permite elegir antes una sola cuenta. Cuando lo que quieres es una cuenta concreta, lo más rápido es la búsqueda por cuenta del Diario, que además filtra por el comienzo del código —430 para clientes, 572 para bancos—, o los informes de balance.

Cómo está organizado el informe

El documento va en bloques, uno por cuenta. Cada bloque abre con el código y la descripción de la cuenta, y debajo van sus movimientos con estas columnas:

Si una cuenta ocupa más de una página, la cabecera de la cuenta y los títulos de las columnas se repiten en la siguiente, así que ninguna página queda sin saber de qué cuenta habla.

Cómo se calcula el saldo

Depende de la naturaleza de la cuenta:

Así el saldo sale en positivo en el sentido natural de cada cuenta: lo que te deben los clientes, lo que debes a los proveedores, lo que hay en el banco.

De dónde saca la naturaleza

De la ficha de la cuenta. Si no está informada, la deduce del código con unas reglas generales:

El saldo empieza en cero

El saldo se recalcula después de cada línea. En una cuenta bancaria, que es deudora:

Así se sigue la evolución de la cuenta movimiento a movimiento. Pero ese cálculo empieza siempre desde cero al principio del intervalo que has pedido.

Totales por cuenta

Al final de cada cuenta aparecen el total Debe, el total Haber y el saldo final, siempre de los movimientos del periodo elegido.

De un vistazo dicen el volumen de cargos y de abonos, la posición final de la cuenta y las cuentas con un saldo que pide revisión —un banco en negativo, un cliente con saldo acreedor—.

Si encuentras un error

El Mayor es un informe de consulta: no se editan sus movimientos. Cada uno pertenece a un asiento, y es ahí donde se corrige:

1. Anotar el número de asiento.
2. Abrir el módulo de Asientos.
3. Buscar ese número y abrir el asiento completo.
4. Revisar todas sus líneas.
5. Corregir el asiento.
6. Comprobar que el Debe y el Haber cuadran.
7. Guardar.
8. Volver a generar el Mayor.

El último paso importa: el PDF es una foto del momento en que se generó. Uno impreso antes de corregir sigue enseñando el error.

Leer el Mayor según la cuenta

Clientes y proveedores

Para que esto sirva de verdad, cada cliente y cada proveedor necesita su propia cuenta auxiliar. Con una cuenta común, el Mayor te dice cuánto te deben todos juntos, no quién. Se asignan desde la ficha del cliente y la del proveedor.

Bancos y caja

Las cuentas de tesorería —ingresos, cobros, pagos, transferencias, retiradas, aportaciones, gastos bancarios, regularizaciones— suelen ser deudoras: los ingresos suben el saldo y los pagos o retiradas lo bajan.

El Mayor de una cuenta 572 es el apoyo natural para la conciliación bancaria: se pone al lado del extracto de la entidad y se cotejan movimiento a movimiento. Eso sí, generado desde el 1 de enero, o el saldo no cuadrará con el del banco.

Impuestos

Las cuentas fiscales se revisan antes de cada declaración:

• 472, IVA soportado: cuotas soportadas en compras y gastos, rectificaciones y regularizaciones.
• 477, IVA repercutido: IVA de las ventas, facturas rectificativas y regularizaciones.
• Retenciones y organismos: retenciones practicadas y soportadas, Hacienda Pública acreedora y deudora, Seguridad Social.

El Mayor ayuda a comprobar el movimiento de estas cuentas, pero las declaraciones hay que contrastarlas también con los informes fiscales y con las propias facturas.

Vista previa e impresión

El Mayor generado se abre como PDF. Desde la vista previa se revisan las páginas, se amplía o reduce, se imprime, se guarda como PDF, se comparte y se archiva por ejercicio o trimestre.

En macOS, con la impresión del sistema o guardando el PDF para abrirlo después con Vista Previa. En Windows, eligiendo la impresora instalada o guardando como PDF con las opciones del sistema.

Usos y recomendaciones

El Mayor es especialmente útil para comprobar saldos de clientes, revisar deudas con proveedores, conciliar bancos, revisar la caja, analizar cuentas de gastos e ingresos, comprobar IVA y retenciones, detectar movimientos duplicados, localizar errores de cuenta, revisar los asientos automáticos, preparar cierres mensuales, trimestrales o anuales, pasar información a la asesoría y justificar el saldo de una cuenta.

• Tener bien informada la naturaleza de las cuentas.
• Generar desde el comienzo del ejercicio cuando haga falta el saldo completo.
• Revisar los asientos de apertura antes de analizar saldos iniciales.
• No cruzar dos ejercicios en el mismo informe.
• No corregir desde el informe: corregir siempre el asiento completo.
• Comparar clientes y proveedores con sus listados de pendientes.
• Comparar bancos con los extractos.
• Revisar las cuentas fiscales antes de las declaraciones trimestrales.
• Guardar los informes definitivos de cada cierre.
• Volver a generar el Mayor después de corregir o importar asientos.

Este manual explica cómo funciona el programa. Las declaraciones fiscales y la interpretación de un saldo concreto conviene contrastarlas con tu asesoría o con quien lleve la contabilidad.

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