Manual de uso · Almacén

Manual de entradas y salidas libres de almacén

Las entradas y salidas libres —o movimientos manuales— suben o bajan las existencias de un artículo sin pasar por un pedido, una recepción o un albarán. Cada movimiento queda registrado con su fecha, artículo, cantidad, tipo y motivo, y actualiza el stock al instante.

Funcionan igual en modo local que mediante microservicios, y quedan separados por empresa.

Qué hace cada una

Una entrada libre incrementa las existencias:

Stock nuevo = Stock anterior + cantidad de entrada

Con 20 unidades y una entrada de 5, quedan 25. Una salida libre las disminuye:

Stock nuevo = Stock anterior − cantidad de salida

Con 20 unidades y una salida de 3, quedan 17.

Cuándo usarlas

Entradas libres

Regularizaciones positivas de inventario, unidades encontradas en un recuento, devoluciones de clientes que vuelven físicamente al almacén, productos recuperados o reparados, material recibido sin pedido a proveedor, muestras recibidas, donaciones, incorporaciones puntuales de existencias, productos terminados de una fabricación sencilla, y la corrección de una salida registrada por error.

Ejemplo. Durante el inventario el programa dice 18 unidades y físicamente se cuentan 21. Se registra una entrada libre de 3 con el motivo «Regularización positiva por inventario».

Salidas libres

Roturas, mermas, productos caducados, pérdidas o extravíos, consumo interno, muestras comerciales, regalos o donaciones, material usado en una reparación interna, regularizaciones negativas de inventario, retirada de productos defectuosos, material no entregado mediante pedido, y la corrección de una entrada registrada por error.

Ejemplo. El programa dice 10 unidades, pero una está rota y no puede venderse. Salida libre de 1 con el motivo «Rotura durante manipulación en almacén».

Cuándo no usarlas

Esta es la parte importante. Los movimientos libres no sustituyen a los procesos normales de almacén, aunque el número final del stock quede igual. Cada operación tiene el suyo:

Tampoco deben usarse para recepciones parciales de compras, para salidas ligadas a albaranes, para registrar facturas de compra o ventas, ni para tocar las cantidades pendientes de entregar o de recibir.

Cómo se registra un movimiento

Desde la ficha del artículo, con los botones Entradas manuales y Salidas manuales:

1. Abrir el listado de artículos.
2. Editar el artículo.
3. Pulsar Entrada manual o Salida manual.
4. Introducir la cantidad.
5. Escribir el motivo.
6. Pulsar Guardar.

El artículo tiene que estar guardado antes. Sobre uno nuevo que todavía no tiene identificador no se puede registrar nada.

Al guardar, el movimiento queda registrado y se recalculan las entradas o salidas acumuladas, el stock actual y el stock disponible; la ficha vuelve a cargar los valores ya actualizados.

Los datos que lleva

No se admiten cantidades vacías, cero, valores negativos ni texto que no se pueda interpretar como número.

El motivo

La aplicación deja guardar sin él, pero conviene ponerlo siempre y que diga algo. La diferencia entre un histórico que sirve y uno que no está justo ahí:

Qué le pasa al stock

Stock actual = Unidades iniciales − entregadas a clientes + recibidas de proveedores + entradas manuales − salidas manuales

Una entrada libre aumenta el stock actual y una salida lo disminuye. Los totales de entradas manuales acumuladas y salidas manuales acumuladas quedan a la vista en la ficha, y los dos son campos calculados y bloqueados.

Stock disponible = Stock actual − unidades pendientes de entrega

Así que una entrada manual puede aumentar el disponible y una salida reducirlo.

Lo pendiente de recibir de un proveedor no se mueve. Registrar una entrada libre no descuenta nada de ese pedido: para conservar la relación con él, la mercancía hay que recibirla desde el proceso de recepción.

Corregir un movimiento equivocado

Los listados son históricos: no hay botones para editar ni para borrar un movimiento. Un error se arregla con el movimiento contrario.

Puede parecer incómodo, pero es lo correcto: el stock queda bien y el histórico cuenta lo que pasó de verdad, incluido el error y su corrección. Un movimiento borrado no deja rastro de nada.

Los listados de entradas y salidas

Entradas y salidas se consultan en listados separados, cada uno con sus movimientos. Cada fila muestra la fecha y la hora, el nombre del artículo, el motivo y las unidades.

Desde cualquiera de los dos se puede buscar por artículo o motivo, filtrar por fechas, hacer una búsqueda avanzada, navegar por páginas, imprimir el resultado y exportarlo a CSV.

El de salidas es el que sirve para revisar roturas, mermas, consumos internos, muestras y regularizaciones negativas: todo lo que se ha ido sin venderse.

Buscar, filtrar y paginar

Búsqueda rápida

El buscador de la cabecera localiza texto en el nombre del artículo y en el motivo, mientras se escribe. Escribir monitor saca los movimientos de esos artículos; escribir rotura o inventario, los que lo lleven en el motivo —y ahí se ve por qué conviene escribir motivos con criterio—.

Filtro por fechas

Hay Fecha desde y Fecha hasta, y se pueden usar por separado: solo la inicial para ver todo desde esa fecha, solo la final para ver todo lo anterior, o las dos para acotar un mes. Si la inicial es posterior a la final, el filtro no se aplica bien y hay que corregir el intervalo. La búsqueda rápida se combina con el intervalo de fechas.

Búsqueda avanzada

El botón Buscar abre una pantalla con fecha desde y hasta, nombre del artículo, motivo, y unidades desde y hasta. Los criterios se combinan: por ejemplo, las salidas de septiembre cuyo motivo contenga «rotura» y estén entre 1 y 10 unidades.

La pantalla comprueba que la fecha inicial no sea posterior a la final, que las unidades sean números válidos y que la cantidad mínima no supere a la máxima. Limpiar borra todos los criterios.

Paginación

Los listados muestran nueve movimientos por página, e indican abajo el total filtrado, la página actual, el número de páginas y los botones de anterior y siguiente. Al aplicar una búsqueda nueva se vuelve a la primera página.

Imprimir y exportar

Imprimir genera un PDF con los movimientos que cumplen los filtros actuales, indicando el tipo de listado y el rango de fechas, y con la fecha, el artículo, el motivo y las unidades de cada uno. Se abre en la vista previa de la aplicación.

Exportar genera un CSV compatible con Excel —entradas_manuales.csv o salidas_manuales.csv— con fecha, artículo, motivo y unidades. Los saltos de línea y los separadores que pueda llevar el motivo se adaptan para no romper el archivo.

Con qué no hay que confundirlas

Con el stock inicial

Las unidades de inicio se usan una sola vez, para decir con cuántas existencias empiezas. Si al implantar el programa hay 50 unidades, unidades de inicio = 50, y a partir de ahí todo va por recepciones, entregas y movimientos manuales.

Cambiar las unidades iniciales cada vez que varía el inventario destroza la trazabilidad: el punto de partida deja de ser un punto de partida.

Con la recepción de proveedor

Si hay un pedido a proveedor de por medio, se usa la recepción. Siempre.

Con la entrega a clientes

Qué no hacen: la parte contable

Los movimientos libres cambian las unidades del almacén, pero no generan nada más: ni facturas, ni cobros o pagos, ni asientos contables, ni documentos de compra o de venta.

Si una regularización tiene repercusión contable —una merma importante, una pérdida—, hay que registrarla además por el procedimiento contable que corresponda. Ver el módulo de contabilidad.

Para eso sirve el listado: proporciona la información con la que justificar después el ajuste, con su fecha, su cantidad y su motivo.

Regularizar un recuento de inventario

1. Consultar el stock actual del artículo.
2. Contar físicamente las unidades.
3. Calcular la diferencia.
4. Si el recuento es superior, registrar una entrada.
5. Si es inferior, registrar una salida.
6. Indicar en el motivo la fecha o la campaña de inventario.
7. Comprobar el nuevo stock.
8. Imprimir o exportar los movimientos de regularización.

Un ejemplo completo. El programa dice 100 y el recuento físico da 96: la diferencia es de −4, así que se registra una salida manual de 4 con el motivo «Regularización inventario 30/09/2026».

Buenas prácticas y flujo

• Informar siempre un motivo comprensible.
• No usar cantidades negativas.
• Corregir los errores con el movimiento contrario.
• No sustituir recepciones ni entregas por movimientos libres.
• Usar las unidades iniciales solo al empezar.
• Hacer inventarios periódicos.
• Revisar las salidas por rotura, pérdida o merma.
• Imprimir o exportar los ajustes importantes.
• Comprobar el stock después de cada regularización.
• Usar criterios comunes para los motivos.

Motivos normalizados

Escribir siempre igual tiene premio: es lo que hace que la búsqueda por motivo encuentre todo lo que busca. Una lista de partida:

REGULARIZACIÓN INVENTARIO · ROTURA · MERMA · CONSUMO INTERNO · MUESTRA COMERCIAL · DEVOLUCIÓN DE CLIENTE · CORRECCIÓN DE MOVIMIENTO · PRODUCTO TERMINADO

Flujo

1. Abrir la ficha del artículo.
2. Pulsar Entradas manuales o Salidas manuales.
3. Introducir una cantidad mayor que cero.
4. Escribir el motivo.
5. Guardar.
6. Comprobar el stock actualizado.
7. Consultar el listado si hace falta verificarlo, o exportarlo.

Con esto queda un histórico claro de todos los ajustes de existencias que no vienen de los circuitos normales de compra y venta, que es exactamente para lo que existe este módulo.

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