Manual de salidas y recepciones pendientes de almacén
Dos pantallas simétricas: Salidas pendientes enseña lo que falta por entregar a los clientes, y Pedidos pendientes de recibir lo que falta por entrar del proveedor. Desde ellas se prepara la mercancía, se registran entregas y recepciones parciales, se generan albaranes y se imprimen etiquetas.
Para qué sirven. Son el parte de trabajo del almacén: qué hay que preparar hoy y qué se está esperando. Un pedido se queda en su pantalla mientras le falte algo.
Lo que hay que tener claro. Guardar un pedido de cliente no descuenta el stock físico: reserva unidades y baja el disponible. El stock real solo baja al registrar la entrega, igual que solo sube al registrar la recepción.
Salidas pendientes: qué muestra
Los artículos incluidos en pedidos de clientes que todavía no se han entregado del todo. Sirve para organizar la preparación de la mercancía, controlar las entregas parciales, generar etiquetas de envío y crear los albaranes.
Los datos van agrupados por pedido: número y fecha, cliente, dirección o lugar de entrega, artículo o concepto, cantidad solicitada, cantidad ya entregada, precio e importe, estado de transporte y estado de entrega.
Un pedido permanece aquí mientras le quede alguna línea pendiente. Cuando se completa la última, desaparece de la pantalla.
Stock actual y stock disponible
El programa distingue dos cosas que es fácil mezclar:
| Stock actual | Stock disponible |
|---|---|
| Las unidades que hay físicamente en el almacén. | El stock actual menos lo comprometido en pedidos de clientes. |
Al guardar un pedido, sus artículos quedan pendientes de entrega y bajan el stock disponible, pero el stock físico no se mueve: la mercancía sigue en la estantería.
Cuando se entrega, entonces sí: aumenta la cantidad entregada de la línea, disminuye el stock físico, se reduce en la misma medida la cantidad pendiente y, si se completa, la línea se marca como entregada. Si se entrega solo una parte, el resto sigue pendiente.
Por eso hay dos cifras y no una. El disponible es lo que puedes prometer a otro cliente; el actual es lo que hay para contar en un inventario. Confundirlos lleva a vender dos veces la misma unidad. Están explicadas junto a las otras dos en la ficha del artículo.
Buscar y organizar las salidas
Se busca por número de pedido, cliente, localidad o dirección, y artículo o concepto. Se filtra por fechas, por estado de entrega y por estado de transporte, y se ordena por pedido, fecha o cliente.
Por defecto se ven solo los pedidos pendientes; Ver todo incluye también los ya entregados. La impresión y la exportación a CSV respetan los filtros aplicados, así que de ahí sale directamente la hoja de preparación del día.
Preparar y entregar un pedido
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Transporte Sí | Marca como En transporte todas las líneas pendientes del pedido. Para cuando la mercancía ha salido del almacén pero aún no está confirmada su entrega. |
| Entregado Sí | Marca todas las líneas como entregadas, previa confirmación. |
| Albarán | Abre la ventana de entrega para indicar cantidad por cantidad y generar el documento. |
«Entregado Sí» es el atajo; el albarán es el camino. El atajo va bien cuando el pedido sale entero de una vez. En cuanto haya una entrega parcial, conviene usar siempre el albarán: es lo que permite indicar las cantidades exactas que salen, y lo que deja un documento de lo que se entregó.
Entregas parciales
- Localizar el pedido en salidas pendientes.
- Marcar las líneas que se quieren incluir.
- Pulsar Albarán.
- Indicar la cantidad que se entrega de cada artículo.
- Confirmar la operación.
El programa propone de entrada toda la cantidad pendiente, y se puede cambiar. Lo que no admite:
- Cantidades negativas.
- Entregar más unidades de las que quedan pendientes.
- Crear un albarán sin ninguna cantidad entregada.
Al guardar, la cantidad se suma a las unidades ya entregadas, se recalculan las existencias, las líneas entregadas del todo desaparecen de pendientes y las parciales siguen visibles con su nueva cantidad pendiente.
Pedidas 10 · Entregadas 4 · Pendientes 6
Más adelante se genera otro albarán con las 6 restantes. Es la misma mecánica que las recepciones parciales de compras, en el otro sentido.
Albaranes de entrega
El albarán acredita la mercancía entregada al cliente, y se genera desde el propio pedido eligiendo líneas y cantidades. El programa le asigna un número correlativo, lo vincula con el pedido original, incluye los datos del cliente y las líneas entregadas, calcula el total de líneas y unidades, registra fecha, empresa y usuario, genera el PDF, lo abre en vista previa y conserva su ruta para consultarlo después.
Un pedido puede tener varios albaranes, uno por cada entrega parcial.
El listado de albaranes
Localiza albaranes por número de albarán, número de pedido, cliente, CIF/NIF e intervalo de fechas. Y permite abrir y visualizar el PDF, imprimir el listado filtrado, exportarlo a CSV y consultar el número de líneas y unidades entregadas.
El PDF se guarda en el equipo que lo genera. Si consultas ese albarán desde otro ordenador, el registro sigue estando —con su número, su pedido, sus líneas y sus cantidades—, pero el PDF puede no estar disponible en esa máquina. Conviene saberlo si trabajáis varios.
Etiquetas de entrega
El botón Etiqueta genera etiquetas con la dirección de entrega del pedido: nombre del cliente o empresa, dirección, código postal, localidad y provincia, teléfono, persona de contacto, correo electrónico, referencia del pedido y numeración de paquetes o cajas.
Se elige el número total de etiquetas y el de paquetes o cajas, y el formato: hoja A4 o impresora de rollo, con tamaños habituales como Avery L7163, Avery L7160, 70 × 36 mm y 105 × 48 mm.
Cuando hay varios paquetes, la numeración permite identificar cada uno, que es lo que evita que se pierda media entrega por el camino sin que nadie lo note.
Los PDF se guardan en Documentos/SigPyme/Etiquetas.
Recepciones pendientes
La pantalla de Pedidos pendientes de recibir hace lo contrario: enseña los artículos solicitados a proveedores que todavía no han entrado en el almacén.
Los pedidos van agrupados por proveedor, con número y fecha del pedido, proveedor y NIF, referencia interna del artículo, referencia del proveedor, descripción, unidades pedidas, unidades ya recibidas, precio e importe, y estado de recepción.
La referencia del proveedor es la que permite cotejar lo que ha llegado con su albarán, que es justo el momento en que hace falta. Se configura en la ficha del artículo.
Registrar una recepción
- Localizar el pedido del proveedor.
- Pulsar Recibir mercancía.
- Revisar las líneas del pedido.
- Introducir la cantidad recibida en cada línea.
- Escribir cero en los artículos que no hayan llegado.
- Confirmar la recepción.
La pantalla enseña de cada artículo la cantidad pedida, la recibida anteriormente, la pendiente y la que se recibe ahora. El programa propone por defecto toda la cantidad pendiente.
Al guardar, la nueva cantidad se suma a las recibidas, se actualizan las existencias, la línea queda como recibida si se alcanza lo pedido o sigue pendiente si la recepción es parcial, y el movimiento se registra en el historial.
Pedidas 20 · Recibidas 12 · Pendientes 8
Cuando lleguen las 8 restantes se registra una segunda recepción.
Consultas
Se busca por pedido, por proveedor o NIF, por referencia interna, por referencia del proveedor y por descripción. Se filtra por fechas y por estado recibido, y se ordena por pedido, fecha o proveedor. Igual que en salidas, por defecto se ve lo pendiente y Ver todo incluye lo ya recibido; la impresión y la exportación a CSV respetan los filtros.
Histórico de recepciones
Cada entrada de mercancía genera un registro independiente. Eso es lo que permite conservar el detalle de varias recepciones parciales de un mismo pedido, en vez de un único número acumulado que no dice cuándo llegó cada cosa.
El histórico muestra fecha y hora de la recepción, número de pedido, proveedor, referencia interna, descripción, referencia del proveedor, unidades pedidas y unidades recibidas en ese movimiento.
Se puede buscar por pedido, proveedor o artículo, filtrar por fechas, ordenar por las columnas principales, imprimir el resultado y exportarlo a CSV.
Es lo que se usa para cotejar albaranes del proveedor, resolver diferencias y ver cómo sirve cada proveedor: si entrega completo o a plazos, y con cuánto retraso.
Las cuatro pantallas
Entre almacén y compras hay cuatro listados que se parecen y contestan a preguntas distintas. Puestos en una rejilla se distinguen solos:
| Lo que falta | Lo que ya se hizo | |
|---|---|---|
| Entra (proveedores) | Pedidos pendientes de recibir | Histórico de recepciones |
| Sale (clientes) | Salidas pendientes | Albaranes |
Las de la izquierda son el trabajo por hacer; las de la derecha, el rastro de lo hecho. Si algo no aparece donde debería, casi siempre es porque se registró por la vía equivocada: recuerda que un movimiento libre mueve el stock pero no descuenta nada de lo pendiente.
Preguntas frecuentes sobre salidas y recepciones pendientes
¿Guardar un pedido de cliente descuenta el stock?
No el físico. Las unidades quedan comprometidas y bajan el stock disponible, pero el stock actual no se mueve hasta que se registra la entrega: la mercancía sigue estando en el almacén. Son dos cifras distintas y las dos hacen falta.
¿Cómo entrego solo una parte de un pedido?
Marcando las líneas en salidas pendientes y pulsando Albarán: en la ventana de entrega se indica la cantidad que sale de cada artículo. El programa propone toda la pendiente, y se puede reducir. Si de 10 unidades entregas 4, quedan 6 pendientes y más adelante se genera otro albarán con ellas.
¿Puede un pedido tener varios albaranes?
Sí, uno por cada entrega parcial. Cada albarán lleva su número correlativo, queda vinculado al pedido original y recoge las líneas y cantidades que salieron en esa entrega.
¿Cuándo uso «Entregado Sí» y cuándo el albarán?
«Entregado Sí» marca el pedido entero como entregado y va bien cuando sale todo de una vez. Para entregas parciales conviene usar siempre el albarán, porque permite indicar las cantidades exactas y deja un documento de lo entregado.
¿Por qué no veo el PDF de un albarán desde otro ordenador?
Porque el PDF se guarda en el equipo que lo generó. El registro del albarán sigue existiendo —número, pedido, cliente, líneas y cantidades—, pero el archivo puede no estar en esa otra máquina.
¿Qué hago con los artículos de un pedido que no han llegado?
Escribir cero en su línea al registrar la recepción. Se incorporan solo las unidades que han entrado de verdad y el resto sigue pendiente, listo para una segunda recepción cuando lleguen.
¿En qué se diferencian los pendientes de recibir y el histórico de recepciones?
Los pendientes de recibir enseñan lo que todavía falta por entrar. El histórico enseña cada entrada que ya se ha hecho, con su fecha y su cantidad, de modo que se conserva el detalle de cada recepción parcial. Lo mismo pasa en el otro sentido: salidas pendientes es lo que falta por entregar, y los albaranes documentan lo ya entregado.
¿Puedo imprimir etiquetas para varios bultos?
Sí. Se indica el número total de etiquetas y el de paquetes o cajas, y la numeración permite identificar cada bulto. Hay formato en hoja A4 y para impresora de rollo, con tamaños como Avery L7163, Avery L7160, 70 × 36 mm y 105 × 48 mm. Los PDF se guardan en Documentos/SigPyme/Etiquetas.
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