Manual de uso · Contabilidad

Manual de cierre y apertura de ejercicio

Cierre de año y Apertura de año son las dos operaciones que terminan contablemente un ejercicio y trasladan sus saldos al siguiente. El cierre genera dos asientos —regularización y cierre—; la apertura genera uno, con los saldos iniciales del ejercicio nuevo.

Funcionan en modo local y mediante microservicios; cada consulta y cada asiento quedan asociados a la empresa activa, sin mezclar información entre empresas.

Qué hace el cierre

El cierre genera automáticamente dos asientos, en este orden:

1. Asiento de regularización

Cancela los saldos de las cuentas de gestión —grupo 6 (compras y gastos) y grupo 7 (ventas e ingresos)— y lleva la diferencia entre ingresos y gastos a la cuenta de Resultado del ejercicio.

Con 80.000 € de ingresos y 65.000 € de gastos, el resultado es un beneficio de 15.000 €. La regularización deja los grupos 6 y 7 a saldo cero y registra ese beneficio en la cuenta de resultado. Si los gastos superan a los ingresos, esa cuenta refleja una pérdida.

2. Asiento de cierre

Con los grupos 6 y 7 ya saldados, la aplicación recalcula los saldos y genera el asiento de cierre de las cuentas patrimoniales: grupo 1 (financiación básica), grupo 2 (inmovilizado), grupo 3 (existencias), grupo 4 (acreedores y deudores) y grupo 5 (cuentas financieras). Cada saldo se registra en el lado contrario, para dejarlas a cero a 31 de diciembre.

La cuenta de resultado del ejercicio

Normalmente es la 129, o su cuenta auxiliar de ocho dígitos —12900000, o la que tenga configurada el plan contable de la empresa—. La aplicación usa la cuenta definida en el parámetro CUENTA_RESULTADO_EJERCICIO; si no está configurado, intenta localizar de forma segura la cuenta 129 que exista en el plan.

Si hay varias cuentas auxiliares que empiezan por 129, la aplicación no puede decidir sola cuál usar: hay que configurar CUENTA_RESULTADO_EJERCICIO con la cuenta correcta antes de cerrar. Está relacionado con lo explicado en el manual de Balance de Situación, donde esa misma cuenta 129 es la que decide si el resultado se toma directo o se calcula dinámicamente.

Qué revisar antes de cerrar

Antes de ejecutar el cierre hay que tener contabilizadas todas las operaciones pendientes. Es una revisión larga, y conviene hacerla por bloques:

Facturación

Todas las facturas emitidas y recibidas, sus rectificativas, abonos y anulaciones, los ingresos todavía pendientes de facturar y los gastos pendientes de recibir o contabilizar.

Cobros y pagos

Cobros de clientes, pagos a proveedores, movimientos bancarios y de caja, vencimientos pendientes, anticipos de clientes y proveedores, y cualquier cobro o pago sin asignar.

Conciliación bancaria y caja

Los saldos contables tienen que coincidir con los extractos bancarios a 31 de diciembre, el saldo real de caja, las tarjetas y otros medios de pago, y las plataformas de cobro que use la empresa. Las diferencias hay que aclararlas antes del cierre, no después.

Existencias y almacén

Si la empresa lleva control de almacén: revisar entradas y salidas, completar las recepciones y entregas pendientes, hacer el inventario final, comprobar el stock físico, registrar pérdidas, roturas o mermas con movimientos libres, y contabilizar la variación de existencias cuando corresponda.

Inmovilizado y amortizaciones

Altas y bajas de inmovilizado, amortizaciones del ejercicio, deterioros de valor, ventas o retiradas de activos, y correcciones de amortizaciones anteriores.

Ajustes contables

Periodificaciones de ingresos y gastos, gastos e ingresos anticipados, facturas pendientes de recibir o de emitir, provisiones, deterioros, reclasificaciones de deuda, intereses devengados, diferencias de cambio, subvenciones y su imputación, regularizaciones tributarias, retenciones, nóminas y obligaciones laborales, y liquidaciones de IVA y otros impuestos.

Revisión del resultado

Antes de cerrar conviene generar y revisar el Diario, el Mayor, el Balance de Sumas y Saldos, el Balance de Situación y Pérdidas y Ganancias, los saldos de clientes y proveedores, los saldos bancarios y de caja, y los resúmenes fiscales disponibles.

Las validaciones automáticas

Antes de crear ningún asiento, SigPyme comprueba que el ejercicio tenga movimientos, que no exista ya un asiento de cierre, que no haya asientos descuadrados, que exista una cuenta de resultado del ejercicio del grupo 129, que la regularización quede cuadrada, que el asiento de cierre quede cuadrado, y que no exista ya una apertura posterior incompatible.

Cómo cerrar un ejercicio

1. Entrar en Contabilidad.
2. Pulsar Cierre de año.
3. Seleccionar una fecha del ejercicio que se quiere cerrar.
4. La aplicación toma el año de esa fecha y fija el cierre a 31 de diciembre.
5. Comprobar el ejercicio que muestra la confirmación.
6. Pulsar Aceptar.
7. SigPyme ejecuta las validaciones.
8. Si todo es correcto, genera el asiento de regularización y el de cierre.
9. Se muestra la confirmación.

Los dos asientos quedan registrados con fecha 31 de diciembre, el ejercicio correspondiente, el diario general, el usuario real que hizo la operación, origen REGULARIZACION o CIERRE, y el identificador de la empresa activa.

Si el proceso falla a mitad

Regularización y cierre son dos asientos distintos, y SigPyme vigila que el ejercicio no se quede a medias:

• Si encuentra una regularización anterior sin su cierre, la retira y vuelve a calcular el proceso entero.
• Si la regularización se crea pero el cierre falla, intenta eliminar la regularización que había creado.
• Si el microservicio guarda un asiento pero la respuesta HTTP falla, la aplicación consulta el estado real antes de repetir la operación.

Esto evita dos problemas a la vez: generar asientos duplicados, y dar por fallida una operación que el servidor sí llegó a guardar. Si aparece un error, conviene leer el mensaje antes de volver a ejecutar el cierre.

Deshacer un cierre

Si se intenta cerrar un ejercicio que ya está cerrado, SigPyme ofrece deshacer el cierre. Al confirmar, se eliminan el asiento de cierre y el de regularización — los movimientos originales del ejercicio no se tocan. Después se pueden hacer correcciones y volver a cerrar.

Qué hace la apertura

Genera el asiento inicial del nuevo ejercicio con los saldos finales del anterior. Se trasladan solo las cuentas patrimoniales: grupos 1, 2, 3, 4 y 5.

Requisitos para abrir

Antes de generar la apertura: el ejercicio anterior tiene que estar cerrado, tienen que existir saldos de balance, no debe existir ya un asiento de apertura, los saldos trasladados tienen que quedar cuadrados, y hace falta mantener el mismo plan contable o disponer de las cuentas necesarias en el ejercicio nuevo.

SigPyme impide generar la apertura si el ejercicio anterior todavía no tiene su asiento de cierre.

Cómo se trasladan los saldos

La apertura conserva la naturaleza del saldo: un saldo deudor se registra en el Debe, uno acreedor en el Haber.

Es la misma lógica de naturaleza deudora y acreedora que rige el cálculo de saldos en el Mayor. Antes de guardarlo, SigPyme comprueba que la suma del Debe sea igual a la del Haber.

Cómo hacer la apertura

1. Entrar en Contabilidad.
2. Pulsar Apertura de año.
3. Seleccionar una fecha del nuevo ejercicio.
4. La aplicación toma ese año como el ejercicio que se va a abrir.
5. Comprobar que el ejercicio anterior indicado es el correcto.
6. Confirmar.
7. SigPyme recupera los saldos finales del ejercicio cerrado.
8. Genera el asiento con fecha 1 de enero.
9. Se muestra la confirmación.

El asiento de apertura se crea normalmente con el número 1; si ese número ya está ocupado, se usa el siguiente disponible.

Deshacer una apertura

Si ya existe una apertura para el ejercicio seleccionado, se puede eliminar. Al deshacerla se borra solo el asiento de origen APERTURA: no se toca el cierre del ejercicio anterior ni se eliminan otros asientos del ejercicio nuevo.

Después se puede corregir o rehacer el cierre anterior y generar la apertura de nuevo.

Errores habituales

Recomendaciones finales

• Copia de seguridad antes del cierre.
• Revisar primero el Balance de Sumas y Saldos.
• Corregir todos los asientos descuadrados.
• Comprobar bancos, caja, clientes y proveedores.
• Contabilizar amortizaciones, existencias, periodificaciones y provisiones.
• Revisar las obligaciones fiscales y laborales.
• Generar y conservar los informes contables definitivos.
• No deshacer un cierre sin eliminar antes la apertura posterior.
• Tras rehacer un cierre, volver a generar la apertura para que recoja los saldos actualizados.
• Ante cualquier duda de ajuste fiscal o contable, consultar con la asesoría antes de ejecutar el cierre definitivo.

Este manual explica cómo funciona el programa. Los ajustes fiscales y contables necesarios antes de un cierre definitivo conviene decidirlos con tu asesoría o con quien lleve la contabilidad.

Ver el manual de Asientos Preguntar una duda concreta