Manual de uso · Proveedores y compras

Manual de Conciliación bancaria

La conciliación bancaria importa los movimientos de una o varias cuentas bancarias y los relaciona con lo que ya está registrado en SigPyme: identifica qué movimientos pueden corresponder a facturas recibidas, registra el pago cuando coincide, y permite contabilizar gastos y comisiones que no llevan factura.

Finalidad

Desde esta pantalla se puede importar extractos bancarios, identificar pagos correspondientes a facturas recibidas, registrar automáticamente el pago de una factura, contabilizar gastos y comisiones bancarias, consultar los movimientos pendientes y conciliados, y trabajar con varias cuentas bancarias de una misma empresa.

Requisitos previos

Antes de importar movimientos, cada cuenta bancaria debe estar dada de alta en el plan contable. La cuenta contable bancaria debe pertenecer al grupo 572, tener ocho dígitos —por ejemplo 57200000— y corresponder a la cuenta bancaria que se va a importar.

Si todavía no existe: entra en Contabilidad, abre el Plan contable o la configuración de cuentas, crea una cuenta auxiliar del grupo 572, guárdala, y vuelve a Conciliación bancaria.

Acceso

1. Abre el menú principal de SigPyme.
2. Entra en Proveedores / Compras.
3. Pulsa Conciliación bancaria.

Se abre el listado de movimientos bancarios.

Elementos de la pantalla

En la parte superior: el selector de cuenta bancaria / cuenta contable, el filtro por estado, el campo Buscar, y los botones Importar C43, Conciliar con factura y Gasto / comisión.

En la parte izquierda hay accesos rápidos a Conciliables, Pendientes y Ver todo. El resumen superior muestra el número total de movimientos, los conciliables, los pendientes y los ya conciliados.

Formatos admitidos

SigPyme importa Norma 43 (.txt y .c43), extractos Excel (.xls y .xlsx) y movimientos de tarjeta o banco en CSV.

Con los archivos Norma 43, SigPyme intenta identificar automáticamente la cuenta bancaria incluida en el archivo; en la primera importación puede pedir que se relacione esa cuenta con una cuenta contable 572 de SigPyme.

Importar un extracto

1. Selecciona la cuenta bancaria, si el formato lo requiere.
2. Pulsa Importar C43.
3. Selecciona el archivo desde el ordenador.
4. Espera a que SigPyme procese los movimientos.
5. Revisa el resultado de la importación.

El programa indica los movimientos nuevos incorporados, los movimientos repetidos que no se han duplicado, y los movimientos existentes que se han actualizado con información adicional.

Trabajar con varias cuentas bancarias

Cada cuenta bancaria queda vinculada a su cuenta contable 572. Para cambiar de cuenta: abre Cuenta bancaria / cuenta contable, selecciona la cuenta deseada, y el listado mostrará únicamente sus movimientos.

Estados de los movimientos

Revisar las propuestas automáticas

Antes de conciliar, conviene comparar la fecha del movimiento, el importe, el nombre del ordenante o beneficiario, el concepto bancario, las referencias, el proveedor propuesto y el número de factura propuesto.

Conciliar un pago con una factura

1. Selecciona un movimiento marcado como Conciliable.
2. Revisa la propuesta mostrada.
3. Pulsa Conciliar con factura.
4. Comprueba el proveedor, la factura y el importe pendiente.
5. Confirma la operación.

SigPyme comprueba que el importe del movimiento coincide con el importe pendiente de pago de la factura, con una tolerancia de un céntimo. Si coinciden, el programa registra un pago de la factura recibida, usa como fecha de pago la fecha bancaria, asigna la forma de pago Banco, usa la cuenta contable 572 seleccionada, genera el asiento contable del pago, marca el movimiento como Conciliado, y guarda la relación con el pago y con el asiento.

Si el importe no coincide

La conciliación se detiene. Conviene revisar si la factura está correctamente registrada, si existen pagos anteriores, si se trata de un pago parcial, si el pago incluye varias facturas, o si se han aplicado descuentos, retenciones o gastos.

Contabilizar un gasto o una comisión

Sirve para comisiones de mantenimiento, comisiones por transferencia, gastos de tarjeta, gastos bancarios sin factura, y otros cargos que no lleven IVA deducible.

1. Selecciona un movimiento con estado Pendiente.
2. Comprueba que el tipo de movimiento sea Cargo.
3. Pulsa Gasto / comisión.
4. Selecciona la cuenta contable de gasto.
5. Revisa el importe y el concepto.
6. Confirma la operación.

SigPyme muestra cuentas contables del grupo 6; cuando existe una cuenta del grupo 626, normalmente se propone como cuenta de servicios bancarios. Al confirmar, se genera el asiento contable, se usa la cuenta bancaria 572 seleccionada, el movimiento queda marcado como Conciliado, y se guarda la referencia del asiento generado.

Buscar y filtrar movimientos

El campo Buscar movimiento localiza información en el concepto bancario, el ordenante o beneficiario, el número de documento, la referencia, el proveedor propuesto o el número de factura. La búsqueda se puede combinar con los estados Todos, Conciliables, Pendientes y Conciliados. El listado se divide en páginas cuando hay muchos movimientos.

Comprobaciones posteriores

Después de conciliar una factura, conviene comprobar que el movimiento figura como Conciliado, que el pago aparece en la factura recibida, que el pendiente de pago de la factura es correcto, que se ha generado el asiento contable, y que la cuenta bancaria utilizada es la adecuada.

Después de registrar una comisión o gasto, conviene comprobar el asiento en Contabilidad y verificar que la cuenta de gasto seleccionada es correcta.

Casos que deben quedar pendientes

No se debe conciliar automáticamente un movimiento cuando no se reconoce al beneficiario, la referencia es insuficiente, el importe corresponde a varias facturas, es un pago parcial, puede tratarse de una transferencia entre cuentas propias, existe una devolución, la factura todavía no está registrada, o el movimiento contiene gastos o descuentos que alteran el importe.

Corrección de errores

La pantalla de conciliación no tiene una anulación directa del proceso completo. Si se ha conciliado incorrectamente: localiza el pago o el asiento generado, revisa la factura relacionada, corrige o anula el pago y el asiento siguiendo el procedimiento contable correspondiente, y verifica de nuevo los saldos.

Almacenamiento de los datos

Los movimientos bancarios importados se conservan localmente en el equipo y separados por empresa. Por seguridad: haz copias de seguridad periódicas, no importes extractos de una empresa dentro de otra, revisa la empresa activa antes de comenzar, y protege los archivos bancarios, porque contienen información financiera sensible.

Flujo de trabajo recomendado

1. Registrar las cuentas bancarias 572.
2. Registrar todas las facturas recibidas.
3. Importar el extracto bancario.
4. Revisar primero los movimientos conciliables.
5. Confirmar los pagos que coincidan.
6. Registrar las comisiones y gastos bancarios.
7. Investigar los movimientos pendientes.
8. Comprobar pagos, asientos y saldos contables.
9. Dejar pendientes únicamente los movimientos todavía no identificados.

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