Manual del Balance de Sumas y Saldos
El Balance de Sumas y Saldos es el informe de comprobación de la contabilidad: cruza los movimientos de cada cuenta con su saldo acumulado, presenta el plan contable por niveles y comprueba solo si todo cuadra, señalando el asiento concreto cuando no.
Sumas y saldos no son del mismo periodo. Las sumas son solo los movimientos entre las dos fechas que elijas. Los saldos se acumulan siempre desde el 1 de enero del ejercicio hasta la fecha final, aunque hayas pedido un trimestre suelto. La diferencia, aquí.
No sumes las filas entre sí. El informe enseña varios niveles del plan a la vez —grupo, subgrupo, cuenta, subcuenta y cuenta auxiliar—, y cada nivel superior ya incluye los importes de los inferiores. El total real solo sale de las cuentas auxiliares de ocho dígitos.
Funciona con base de datos local, con conexión directa y con microservicios; en microservicios la API usa la empresa de la sesión autenticada, para no mezclar movimientos de empresas distintas.
Para qué sirve
Muestra la suma del Debe y del Haber del periodo, el saldo deudor y acreedor acumulado, el plan contable agrupado por niveles, los totales de las cuentas auxiliares, una comprobación automática del cuadre y la relación de asientos descuadrados que encuentre. Es el informe que se revisa antes de generar balances, cierres o declaraciones: la comprobación intermedia entre los asientos sueltos y los estados contables finales.
Generar el informe
- Entrar en Contabilidad.
- Pulsar Balance de Sumas y Saldos.
- Introducir la fecha inicial.
- Introducir la fecha final.
- Confirmar.
- La aplicación calcula el balance y lo abre en vista previa PDF.
Si se cancela la ventana de fechas, no se genera ningún documento.
El ejercicio y el periodo
El ejercicio se toma del año de la fecha final. Con fecha desde 01/01/2026 y fecha hasta 31/03/2026, el ejercicio usado es 2026. Vale para un mes, un trimestre, un semestre, el ejercicio completo o cualquier intervalo dentro de él.
Las dos fechas deberían caer en el mismo ejercicio. Es la misma regla que en el Libro Mayor: si cruzas de un año a otro, el ejercicio que se aplica es el de la fecha final, y los resultados dejan de ser coherentes.
Sumas del periodo, saldos del ejercicio
Es la distinción que hay que tener clara para no leer mal el informe:
| Suma Debe / Suma Haber | Saldo Deudor / Saldo Acreedor |
|---|---|
| Solo los movimientos entre la fecha inicial y la final que has elegido. | Acumulados desde el 1 de enero del ejercicio hasta la fecha final, aunque el periodo pedido sea más corto. |
Con un informe del segundo trimestre (01/04/2026 a 30/06/2026): las sumas son solo los movimientos de abril, mayo y junio. Los saldos acumulan todo lo registrado desde el 1 de enero hasta el 30 de junio, incluido lo de enero, febrero y marzo.
Esto es justo lo contrario del saldo del Libro Mayor, que empieza en cero en la fecha que elijas. Aquí las sumas sí son del intervalo, pero los saldos nunca lo son: siempre parten de enero. Es lo que permite ver a la vez la actividad del trimestre y la situación acumulada de cada cuenta, sin generar dos informes.
Las columnas del informe
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Cuenta | El código de la cuenta o de la agrupación. |
| Descripción | El nombre de la cuenta, grupo o subgrupo. Sale del plan contable; si un nivel agrupado no tiene descripción exacta, se usa la de la primera cuenta relacionada o una genérica. |
| Suma Debe | Total del Debe en el periodo. |
| Suma Haber | Total del Haber en el periodo. |
| Saldo Deudor | Sale cuando el Debe acumulado supera al Haber acumulado. |
| Saldo Acreedor | Sale cuando el Haber acumulado supera al Debe acumulado. |
Saldo Deudor = Debe acumulado − Haber acumulado
Saldo Acreedor = Haber acumulado − Debe acumulado
Los importes se redondean a dos decimales.
Los niveles del plan contable
El informe presenta a la vez los distintos niveles del plan contable:
| Nivel | Dígitos | Ejemplo |
|---|---|---|
| Grupo | 1 | 4 — Acreedores y deudores |
| Subgrupo | 2 | 43 — Clientes y deudores |
| Cuenta | 3 | 430 — Clientes |
| Subcuenta | 4 | 4300 — Clientes nacionales |
| Cuenta auxiliar | 8 | 43000001 — Cuenta auxiliar de un cliente |
Las cuentas se muestran en ese orden —grupo, subgrupo, cuenta, subcuenta y auxiliar—, con las descripciones indentadas para distinguir cada nivel, y agrupando primero todo el grupo 4 antes de pasar al 5. Las filas completamente vacías se eliminan: solo aparecen cuentas o agrupaciones con movimientos en el periodo, saldo acumulado, o ambas cosas.
Cuentas imputables: por qué no se suman las filas
La funcionalidad actual considera imputables los códigos numéricos de
exactamente ocho dígitos. Sus movimientos se acumulan además en todos los niveles
superiores: lo que mueve 43000001 se refleja también en 4300,
430, 43 y 4.
Por eso las filas no se suman entre sí. El importe de 43000001 ya
está dentro de 4300, que ya está dentro de 430, que ya está dentro de
43, que ya está dentro de 4. Sumar todas las filas del informe
duplicaría los importes tantas veces como niveles tenga cada cuenta. El total
real sale exclusivamente de las cuentas auxiliares de ocho dígitos, y la fila de totales ya lo
hace así —siguiente apartado—.
Mantener la longitud de ocho dígitos importa: una cuenta con movimientos cuyo código no tenga exactamente ocho puede quedar fuera de los cálculos del informe.
La fila de totales
Al final aparece TOTAL CUENTAS 8 DÍGITOS, que suma únicamente las cuentas auxiliares imputables —evitando la duplicación de los niveles agrupados— con el total de Suma Debe, Suma Haber, Saldo Deudor y Saldo Acreedor.
En una contabilidad cuadrada, el total del Debe coincide con el del Haber, y el total de saldos deudores coincide con el de saldos acreedores.
La validación automática de cuadre
El informe incluye una sección de Validación de cuadre, con dos comprobaciones independientes:
| Validación | Compara | Si coincide |
|---|---|---|
| De sumas | Total Suma Debe − Total Suma Haber | «Sumas: OK. Total Debe = Total Haber.» |
| De saldos | Total Saldo Deudor − Total Saldo Acreedor | «Saldos: OK. Saldo Deudor = Saldo Acreedor.» |
Si no coinciden, el informe indica que hay descuadre, el importe de la diferencia y en qué lado falta importe o saldo. Todo se calcula con los importes ya redondeados a dos decimales.
Asientos descuadrados detectados
Además del cuadre general, la aplicación busca asientos concretos cuyo Debe y Haber no coincidan dentro del periodo, y avisa con el número de asiento, el importe de la diferencia y en qué lado falta:
Asiento 152 descuadrado. Diferencia 25,00. Falta importe en Haber.
Esto localiza directamente el asiento que hay que revisar, sin tener que buscarlo a ciegas. Si hay más avisos de los que caben en el PDF, el informe remite a revisar los asientos del periodo para el detalle completo — el mismo filtro «Solo descuadrados» del módulo de Asientos.
Cómo corregir un descuadre
El Balance de Sumas y Saldos es un informe de consulta: no modifica los movimientos.
- Anotar el número de asiento indicado.
- Abrir el módulo de Asientos.
- Buscar el asiento por su número y ejercicio.
- Abrir el asiento completo.
- Revisar sus líneas: cuentas, Debe y Haber.
- Corregir el movimiento.
- Confirmar que el asiento queda cuadrado.
- Guardar.
- Generar de nuevo el Balance de Sumas y Saldos.
No se corrige una única línea sin revisar el asiento completo. Es la misma norma que en el Diario y en el Mayor: el descuadre se arregla en el asiento entero, y el PDF anterior sigue mostrando el error hasta que se vuelve a generar.
Revisar clientes, proveedores e impuestos
El informe sirve para comprobar ventas contabilizadas, compras y gastos, saldos de clientes y proveedores, caja, bancos, IVA soportado y repercutido, retenciones, préstamos y otras deudas, ingresos, gastos, patrimonio neto, cuentas con saldos anormales y posibles asientos duplicados o incompletos.
Antes de una declaración trimestral
Conviene revisar especialmente 472 (IVA soportado), 477 (IVA repercutido), 473 (retenciones y pagos a cuenta), 475 (Hacienda Pública acreedora), 476 (Seguridad Social acreedora), y las cuentas de ingresos del grupo 7 y de gastos del grupo 6.
Clientes y proveedores con saldo poco habitual
| Clientes | Proveedores |
|---|---|
| Saldo deudor habitual: facturas pendientes de cobro. | Saldo acreedor habitual: facturas pendientes de pago. |
| Saldo acreedor —poco habitual—: cobro anticipado, cobro duplicado, abono pendiente de compensar, o un asiento registrado en el sentido incorrecto. | Saldo deudor —poco habitual—: anticipo, pago duplicado, abono pendiente de aplicar, o un error en el asiento. |
El balance ayuda a detectar estas situaciones, pero el detalle hay que consultarlo en el Libro Mayor o en el Diario.
Relación con otros informes
| Informe | Para qué |
|---|---|
| Libro Diario | Localizar cronológicamente los apuntes que forman el balance. |
| Libro Mayor | Ver el detalle y el saldo acumulado de cada cuenta. |
| Balance de Situación | Clasificar los saldos en activo, patrimonio neto y pasivo. |
| Pérdidas y Ganancias | Analizar ingresos, gastos y resultado del ejercicio. |
| Asientos | Abrir y corregir las operaciones que producen los importes mostrados. |
Vista previa e impresión
El informe se genera en PDF y se abre en vista previa: se revisa, se imprime, se guarda, se comparte o se archiva. Si ocupa varias páginas, las cabeceras de las columnas se repiten al empezar una nueva.
No hay exportación directa a Excel desde esta pantalla. El informe se genera solo en PDF.
Limitaciones actuales
- El ejercicio se toma del año de la fecha final.
- El informe siempre genera la estructura jerárquica completa, del nivel 1 al 5.
- Solo se consideran imputables las cuentas numéricas de ocho dígitos.
- No existe selección previa por cuenta o grupo: sale el informe entero.
- No existe exportación directa a Excel.
- Las cuentas sin movimientos ni saldo no aparecen.
- Las sumas corresponden al intervalo solicitado; los saldos, desde el 1 de enero hasta la fecha final.
Recomendaciones
- Usar cuentas auxiliares de ocho dígitos.
- Generar el balance todos los meses.
- Revisarlo siempre antes del cierre trimestral.
- Comprobar que Suma Debe y Suma Haber coinciden.
- Comprobar que Saldo Deudor y Saldo Acreedor coinciden.
- Corregir todos los asientos señalados como descuadrados.
- Revisar las cuentas con saldo de signo poco habitual.
- Comparar clientes y proveedores con sus listados de pendientes.
- Comparar bancos con los extractos bancarios.
- Revisar IVA y retenciones antes de presentar declaraciones.
- Guardar el PDF definitivo de cada periodo.
- Volver a generar el informe después de corregir asientos.
Preguntas frecuentes sobre el Balance de Sumas y Saldos
¿Por qué las sumas y los saldos del informe no son del mismo periodo?
Porque miden cosas distintas a propósito. La Suma Debe y la Suma Haber son solo los movimientos entre las fechas que has elegido. El Saldo Deudor y el Saldo Acreedor se acumulan siempre desde el 1 de enero del ejercicio hasta la fecha final, aunque hayas pedido un trimestre suelto. Así se ve a la vez la actividad del periodo y la situación acumulada.
¿Puedo sumar todas las filas del informe para sacar un total?
No. El informe muestra varios niveles del plan contable a la vez —grupo, subgrupo, cuenta, subcuenta y cuenta auxiliar—, y cada nivel superior ya incluye los importes de los inferiores. Sumar todas las filas duplicaría los importes. El total real está en la fila TOTAL CUENTAS 8 DÍGITOS, que usa solo las cuentas auxiliares.
¿Qué cuentas se consideran para calcular los totales?
Solo los códigos numéricos de exactamente ocho dígitos, que son las cuentas imputables. Una cuenta con movimientos cuyo código no tenga ocho dígitos puede quedar fuera del cálculo, así que conviene mantener esa longitud en el plan contable.
¿Cómo sé si mi contabilidad está cuadrada?
El informe lo dice solo, en la sección de Validación de cuadre: compara el total del Debe con el del Haber, y el total de saldos deudores con el de acreedores. Si coinciden, muestra «OK»; si no, indica la diferencia y en qué lado falta importe.
¿El informe me dice qué asiento concreto está mal?
Sí. Además del cuadre general, busca asientos individuales cuyo Debe y Haber no coincidan y avisa con su número, la diferencia y en qué lado falta importe —por ejemplo, «Asiento 152 descuadrado. Diferencia 25,00. Falta importe en Haber»—.
¿Puedo corregir un descuadre desde este informe?
No. Es un informe de consulta y no modifica nada. Se anota el número de asiento, se abre en el módulo de Asientos, se corrige la operación completa, se guarda y se vuelve a generar el Balance de Sumas y Saldos para comprobarlo.
¿Puedo exportar el balance a Excel?
No, actualmente esta pantalla solo genera el informe en PDF. No hay una exportación directa a Excel desde aquí.
¿Qué significa que una cuenta de cliente tenga saldo acreedor?
Que, al revés de lo habitual, la empresa le debe algo a ese cliente en vez de lo contrario. Suele deberse a un cobro anticipado, un cobro duplicado, un abono pendiente de compensar o un asiento registrado al revés. Conviene revisar el detalle en el Libro Mayor.
Este manual explica cómo funciona el programa. La interpretación de un saldo concreto y su tratamiento en las declaraciones conviene contrastarlos con tu asesoría o con quien lleve la contabilidad.
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