Manual de configuración de almacén
La opción Configuración del panel de almacén sirve para adaptar la ficha de artículos a lo que vende cada empresa: le pone nombre a los ocho campos libres, de modo que una tienda de ropa tenga «Talla» y «Color» donde una ferretería tiene «Medida» y «Material». En esta página va también el campo Almacén, que es lo que separa las existencias de un sitio y otro.
Qué se configura aquí. Los nombres de los ocho campos libres de la ficha de artículo. La configuración es común para toda la empresa; el contenido de cada campo se guarda artículo por artículo. Conviene hacerlo antes de empezar el catálogo.
Cómo funciona el stock por almacén. Cada ficha de artículo pertenece a un almacén y tiene sus propias existencias. El mismo producto en dos sitios son dos fichas, cada una con su stock. Aquí está explicado.
Cómo se llega
- Abrir el módulo Almacén.
- Pulsar Configuración.
- Se abre la pantalla de configuración de campos libres.
Los ocho campos libres
La ficha de artículo trae ocho campos configurables, del Campo libre 1 al 8, para guardar información que no cubren los campos estándar. Los usos habituales:
| Para describir el producto | Para clasificarlo o localizarlo |
|---|---|
| Marca, modelo, fabricante | Pasillo o estantería |
| Color, talla, material | Clasificación interna |
| Temporada, número de serie |
Lo que se configura aquí es el nombre que se muestra; el valor lo lleva cada artículo por separado. Si se configura Campo libre 1 como Marca, 2 como Modelo, 3 como Color y 4 como Talla, la ficha enseñará esos nombres y cada artículo tendrá los suyos.
Cómo se configuran
- Escribir el nombre deseado en cada campo.
- Usar nombres cortos y fáciles de identificar.
- Guardar.
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Guardar | Guarda la configuración y cierra la ventana. |
| Guardar sin cerrar | Conserva los cambios y deja seguir trabajando. |
| Cerrar sin guardar | Sale sin aplicar lo pendiente. |
Si un nombre se deja vacío, el programa recupera su denominación original —Libre 1, Libre 2…—. No se queda un campo sin etiqueta.
Cómo aparecen en la ficha
Los nombres configurados salen como etiquetas y textos orientativos dentro de la ficha de cada artículo. La configuración es común para la empresa y el contenido es de cada artículo.
Cambiar el nombre de un campo no borra lo que había dentro. Si Libre 1 guardaba una marca y después se renombra como «Fabricante», los valores siguen ahí. Lo que cambia es la etiqueta, no el dato.
Justo por eso conviene no reutilizar un campo para otra cosa: los valores antiguos se quedan, y acabas con un campo llamado «Fabricante» donde la mitad de los artículos tienen una marca.
El campo Almacén y el stock por almacén
La ficha del artículo tiene además el campo Almacén, para indicar dónde está o dónde se gestiona habitualmente. Es editable: se elige uno usado antes o se escribe uno nuevo, y la lista de almacenes se forma con los valores ya guardados en las fichas. El listado de artículos permite filtrar por él.
Sirve para identificar el almacén principal, uno secundario, una tienda, la exposición, una cámara, la zona de repuestos o un depósito externo. Y no es solo una etiqueta: es lo que separa las existencias.
Así es como SigPyme lleva el stock por almacén. Cada ficha de artículo pertenece a un almacén y tiene su propio stock. Si el mismo producto está en dos sitios, son dos fichas, cada una con su almacén y sus existencias, y al filtrar el listado por almacén ves las de ese almacén.
Es un modelo sencillo y tiene una consecuencia práctica: el alta del almacén la hace el primer artículo que lo lleva escrito. No hay una ficha aparte para dar de alta almacenes, direcciones o zonas, ni un almacén predeterminado; el almacén se escribe directamente en cada artículo y la lista se va formando con lo que hay tecleado.
De ahí la recomendación de más abajo sobre escribirlo siempre igual: como la lista se construye con lo tecleado, «Principal», «principal» y «Almacén principal» se convierten en tres almacenes distintos, y el stock se reparte entre los tres.
Mover mercancía de un almacén a otro
Como las existencias son de cada ficha, un traspaso no es un documento propio: se hace con una salida manual en la ficha del almacén de origen y una entrada manual por la misma cantidad en la del almacén de destino.
Conviene poner el mismo motivo en las dos —«Traspaso a tienda», «Traspaso desde almacén central»— para que después se puedan cruzar en los listados y se vea que son las dos mitades de un mismo movimiento.
Cambiar el almacén escrito en una ficha no es un traspaso. No registra ninguna salida ni ninguna entrada: sus unidades simplemente pasan a contar en el otro almacén, sin que quede rastro de cuándo ni por qué. Para mover mercancía de verdad, los dos movimientos.
Qué no hace: no mueve existencias
Poner nombres a los campos y asignar un almacén ayuda a clasificar, pero no genera ningún movimiento de stock. Las existencias se modifican solo por cinco vías:
- Las entregas de pedidos de clientes.
- Las recepciones de pedidos a proveedores.
- Las entradas manuales.
- Las salidas manuales.
- Las unidades iniciales del artículo.
Son las mismas cinco de la fórmula del stock actual, y se aplican a cada ficha por separado. Poner nombre a los campos libres no toca ninguna.
La configuración es de la empresa
Los ocho nombres pertenecen a la empresa de la sesión. Al iniciar sesión, la aplicación carga la configuración que le corresponde y la conserva en memoria mientras trabajas.
Si no consigue recuperarla, usa provisionalmente los nombres predeterminados Libre 1 a Libre 8. Ver eso en la ficha no significa que se haya perdido nada: los valores de cada artículo siguen guardados, y los nombres vuelven en cuanto la configuración se recupera.
Recomendaciones
- Definir los nombres antes de empezar a meter el catálogo. Es lo que evita tener que repasar fichas después.
- Mantener la misma finalidad para cada campo.
- No usar un mismo campo para datos distintos según el artículo.
- Escribir el campo Almacén siempre igual, para no acabar con «Principal», «principal» y «Almacén principal» como si fueran tres.
- Usar los campos libres para clasificar e informar, nunca para sustituir movimientos de existencias.
Preguntas frecuentes sobre la configuración de almacén
¿Para qué sirven los campos libres de un artículo?
Para guardar información que no cubren los campos estándar de la ficha: marca, modelo, color, talla, material, temporada, número de serie, fabricante, pasillo o estantería, clasificación interna… Son ocho, y cada empresa les pone el nombre que necesita desde Almacén > Configuración.
¿Si cambio el nombre de un campo libre se borran los datos?
No. Cambia la etiqueta, no el contenido: si Libre 1 guardaba una marca y lo renombras como «Fabricante», los valores siguen ahí. Por eso conviene no reutilizar un campo para otra cosa, o acabarás con un campo llamado «Fabricante» donde media ficha tiene una marca.
¿Qué pasa si dejo el nombre de un campo en blanco?
El programa recupera su denominación original: Libre 1, Libre 2, y así hasta el 8. Ningún campo se queda sin etiqueta.
¿Los campos libres son iguales para todas las empresas?
No. La configuración pertenece a la empresa de la sesión, y se carga al entrar. Si en algún momento no puede recuperarse, se muestran provisionalmente los nombres Libre 1 a Libre 8; los valores de cada artículo siguen guardados igualmente.
¿Cómo doy de alta un almacén?
Escribiéndolo en el campo Almacén de la ficha del artículo. La lista de almacenes se forma con los valores ya guardados en las fichas, así que el primer artículo que lo lleve lo crea. Conviene escribirlo siempre igual: «Principal», «principal» y «Almacén principal» contarían como tres.
¿Se lleva el stock separado por cada almacén?
Sí. Cada ficha de artículo pertenece a un almacén y tiene su propio stock, así que el mismo producto en dos sitios son dos fichas, cada una con sus existencias. Filtrando el listado por almacén se ven las de ese almacén.
¿Cómo traspaso mercancía de un almacén a otro?
Con dos movimientos: una salida manual en la ficha del almacén de origen y una entrada manual por la misma cantidad en la del destino. Conviene usar el mismo motivo en las dos —«Traspaso a tienda»— para poder cruzarlas después en los listados.
¿Cambiar el almacén escrito en una ficha traspasa el stock?
No registra ningún movimiento: sus unidades pasan a contar en el otro almacén sin que quede rastro de cuándo ni por qué. Para mover mercancía de verdad conviene hacer la salida manual en el origen y la entrada manual en el destino.
¿Configurar los nombres de los campos altera el stock?
No. Las existencias solo se mueven por cinco vías: entregas de pedidos de clientes, recepciones de pedidos a proveedores, entradas manuales, salidas manuales y las unidades iniciales del artículo.
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