Manual de uso

Manual del módulo de Clientes

El módulo Clientes reúne toda la información fiscal, comercial, bancaria, de contacto y de entrega de cada cliente. Esas fichas son las que se usan después en presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, cobros, marketing y domiciliaciones.

Listado de clientes

El listado es la puerta de entrada al módulo. Identifica cada cliente por su empresa o nombre, sus datos fiscales y su dirección principal. Desde él se puede:

• Consultar todos los clientes.
• Buscar por razón social, nombre comercial, NIF/CIF, código, teléfono, correo o dirección.
• Ordenar los resultados.
• Crear clientes nuevos.
• Abrir y modificar una ficha existente.
• Eliminar clientes, cuando esté permitido.
• Recorrer las fichas con los botones Atrás y Adelante.

Al trabajar sobre una ficha hay tres formas de salir, y conviene distinguirlas: Guardar y cerrar, Guardar sin cerrar —para seguir trabajando sobre la misma ficha— y Cerrar sin guardar, que descarta los cambios.

Datos automáticos

Cada ficha contiene campos internos que genera el programa:

• Número de cliente.
• Identificador único.
• Fecha de alta.
• Fecha de modificación.
• Empresa propietaria del registro.
• Usuario que creó o modificó la ficha.

Estos campos no deben introducirse ni modificarse a mano. Son los que permiten saber de quién es cada registro y quién lo tocó por última vez.

Datos fiscales

Es la sección que acaba impresa en pedidos, albaranes y facturas:

• Razón social.
• Nombre comercial.
• País y prefijo del país.
• NIF, NIE, CIF o VAT.
• Tipo de documento identificativo.
• Tratamiento fiscal.
• Dirección fiscal, código postal, localidad y provincia.
• Teléfono fijo y teléfono móvil.

El tratamiento fiscal determina cómo se aplican los impuestos a ese cliente. Puede usarse el IVA configurado en cada línea, o el tratamiento especial que corresponda según el país y el tipo de cliente. Es lo que diferencia una venta nacional de una intracomunitaria o extracomunitaria, y también lo que hace que a un cliente de Canarias, Ceuta o Melilla se le aplique IGIC o IPSI en lugar de IVA.

Verificación de NIF y VAT

El botón Verificar NIF/VAT comprueba el identificador fiscal introducido. La validación tiene en cuenta el país del cliente, el tipo de documento, la estructura del NIF, NIE o CIF y los identificadores intracomunitarios cuando corresponda.

Sirve para detectar errores antes de emitir documentos fiscales, que es cuando corregirlos cuesta barato. No sustituye a revisar los datos que aporta el cliente: un identificador con estructura correcta puede seguir siendo el de otra empresa.

Datos comerciales

Junto a lo fiscal, la ficha guarda lo que hace falta para trabajar con el cliente:

• Comercial asignado.
• Código o referencia del cliente.
• Correo principal de la empresa.
• Teléfonos de contacto.
• Nombre comercial.
• Observaciones.
• Fecha de alta y datos internos de seguimiento.

El comercial asignado identifica qué usuario se ocupa de ese cliente, y es lo que permite después filtrar consultas y acciones comerciales por responsable. Es la misma información que se maneja desde el CRM y la agenda.

Correo electrónico

El correo de la empresa se usa para enviar presupuestos, pedidos y albaranes, facturas y avisos de cobro. También para comunicaciones comerciales, pero solo si el cliente lo ha autorizado: antes de enviar nada publicitario hay que comprobar el consentimiento, que se guarda en la sección de Marketing.

Datos bancarios y domiciliación SEPA

Para cobrar por domiciliación, la ficha almacena:

• IBAN.
• BIC.
• Titular de la cuenta.
• Estado de la domiciliación.
• Referencia del mandato SEPA.
• Fecha de firma del mandato.
• Esquema SEPA utilizado.
• Activación o desactivación del mandato.

Dos cautelas que conviene tener presentes. Los datos SEPA solo deben usarse cuando existe autorización del cliente, y esa autorización es el mandato firmado. Y desactivar un mandato impide considerarlo válido para futuras domiciliaciones: si un cliente revoca la autorización, se desactiva y deja de estar disponible para cobrar.

Direcciones de entrega

Un cliente puede tener una o varias direcciones de entrega distintas de su dirección fiscal. De cada una se guarda el nombre de la delegación, establecimiento o lugar de entrega, la dirección, el código postal, la localidad, la provincia, el país, el teléfono, el correo electrónico y las observaciones o instrucciones de entrega.

Se muestran en bloques separados, para distinguir claramente una de otra. Desde esta sección se puede crear una dirección nueva, editar o eliminar una existente, y añadir contactos asociados a esa dirección concreta. Después, al hacer un pedido o un albarán, se elige cuál corresponde.

Contactos del cliente

Cada cliente puede tener contactos generales y contactos vinculados a una dirección concreta. De cada persona se registra:

• Nombre y apellidos.
• Cargo o puesto.
• Teléfono y teléfono móvil.
• Correo electrónico.
• Empresa a la que pertenece.
• Delegación o dirección asociada.
• Observaciones.

Al abrir una ficha desde el listado de contactos se ve además el nombre de la empresa, su teléfono, la dirección principal y la delegación concreta a la que pertenece ese contacto. Eso es lo que permite saber de un vistazo si una persona trabaja en la sede fiscal, en una tienda, en un almacén o en otra dirección de entrega.

Los contactos se crean, editan y eliminan tanto desde la ficha del cliente como desde el listado general de contactos, que es el mismo tarjetero del CRM.

Marketing y protección de datos

La sección Marketing guarda lo necesario para las comunicaciones comerciales: autorización para recibir publicidad, persona de contacto para marketing y sus apellidos, correo y datos de contacto disponibles, e identificador interno del cliente.

Los clientes que sí lo han autorizado pueden usarse en campañas de correo electrónico, comunicaciones promocionales, segmentaciones comerciales, acciones de fidelización y seguimiento desde Marketing / CRM, donde además se gestionan las bajas.

Dónde se usa la ficha después

Todo lo anterior existe por esto: la ficha no es un archivo, es el origen de los datos de cada documento que emites.

Presupuestos y pedidos

Al seleccionar un cliente se recuperan su razón social y NIF, la dirección fiscal, la dirección de entrega elegida, la persona de contacto, teléfonos y correo, el tratamiento fiscal, el comercial asignado y las observaciones relevantes.

Un pedido puede estar pendiente, servido parcialmente, servido completamente, facturado o cancelado, según las operaciones que se hayan hecho después.

Albaranes y entregas

Las direcciones del cliente son las que indican dónde entregar la mercancía. Un albarán utiliza el cliente, el pedido relacionado, la dirección de entrega, la persona de contacto, los artículos y cantidades, las cantidades entregadas y las pendientes.

Las entregas registradas afectan al control de stock y permiten saber qué parte del pedido sigue pendiente.

Facturación

Al crear una factura se utilizan los datos fiscales de la ficha: razón social, NIF/CIF/VAT, dirección fiscal, país, tratamiento fiscal, correo electrónico e información del pedido o albarán relacionado.

Las facturas nominativas u ordinarias exigen que el cliente tenga correctamente cumplimentados los datos fiscales necesarios. Los tickets o facturas simplificadas pueden no necesitar una ficha nominativa completa, salvo que después haya que convertirlos, corregirlos o asociarlos a un cliente. Ver los tipos de factura y operaciones.

Cobros y vencimientos

La ficha se relaciona con las facturas emitidas, los vencimientos de cobro, los cobros completos y parciales, las cantidades pendientes, las domiciliaciones SEPA y la cuenta contable del cliente.

Los estados económicos se interpretan así:

Un cobro parcial no marca la factura como completamente cobrada. Sigue habiendo saldo pendiente, y si pasa la fecha de vencimiento, ese saldo pasa a vencido.

Contabilidad

Cuando la contabilidad está configurada, el cliente puede estar asociado a una cuenta contable, normalmente del grupo 430. Esa cuenta se usa para contabilizar facturas emitidas, registrar cobros, consultar saldos pendientes, generar el mayor del cliente y relacionar los documentos comerciales con sus asientos.

La aplicación puede crear o asignar la cuenta contable correspondiente siguiendo la configuración y el plan contable de la empresa.

Antes de guardar: comprobaciones

Una ficha mal rellenada no da problemas el día que se crea, sino meses después, en la factura que hay que rectificar o en la campaña que llega a quien no la autorizó. Antes de guardar conviene comprobar:

• Que la razón social y el nombre comercial están cada uno en su campo.
• Que el NIF/CIF/VAT corresponde al país y al tipo de documento.
• Que la dirección fiscal está completa.
• Que el correo electrónico es correcto.
• Que las direcciones de entrega no están duplicadas.
• Que cada contacto está asociado a la dirección adecuada.
• Que la autorización de publicidad refleja el consentimiento real.
• Que los datos bancarios y el mandato SEPA son válidos antes de domiciliar cobros.

Flujo recomendado

El orden en que menos se vuelve atrás:

1. Crear la ficha del cliente.
2. Completar y verificar sus datos fiscales.
3. Asignar el comercial responsable.
4. Añadir teléfonos y correo electrónico.
5. Registrar las direcciones de entrega.
6. Añadir los contactos generales y los de cada dirección.
7. Configurar el tratamiento fiscal.
8. Añadir los datos bancarios y el mandato SEPA, si procede.
9. Indicar si acepta comunicaciones comerciales.
10. Usar la ficha en presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y cobros.

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