Manual de uso · Contabilidad

Manual de cuentas contables

El módulo de Cuentas mantiene el plan contable de la empresa. Es la base sobre la que se apoyan los asientos, las facturas emitidas y recibidas, los clientes y proveedores, los cobros y pagos, la caja y los bancos, el IVA, las retenciones, las automatizaciones y todos los informes.

Funciona en modo local y mediante microservicios; en microservicios la empresa se toma de la sesión autenticada, para no mezclar planes contables de empresas distintas.

El listado de cuentas

Muestra las cuentas registradas con su código contable, su descripción, el NIF asociado cuando lo hay, el identificador interno y las acciones de editar y borrar. Van hasta 100 cuentas por página, con navegación entre páginas.

Se ordena por código, descripción y NIF. Hay además una opción general de ordenar por código, que es la que deja juntas las cuentas de una misma rama contable, y por tanto la forma natural de revisar un grupo entero.

Buscar cuentas

El buscador rápido localiza por código, descripción, NIF, tipo de cuenta y naturaleza, mientras se escribe, sobre las cuentas cargadas en el listado. Ver todo quita los filtros y recupera el plan completo.

La búsqueda avanzada combina criterios: código que empiece por un prefijo, número mínimo y máximo de dígitos, texto contenido en la descripción, NIF, tipo de cuenta, naturaleza deudora o acreedora, y mostrar solo cuentas con NIF.

Con eso se sacan cosas como todas las cuentas que empiezan por 430, las de ocho dígitos, las que llevan «cliente» en la descripción, las de tipo gasto, las acreedoras o las asociadas a un tercero por su NIF. La pantalla comprueba que el prefijo sean solo números y que el intervalo de dígitos tenga sentido.

Crear una cuenta

Con el botón Nueva cuenta. La ficha lleva:

Sobre cuenta bloqueada, conviene saber qué es hoy: un estado informativo de la cuenta. Marca la cuenta, pero no des por hecho que por sí solo impide cualquier movimiento en todos los procesos; si lo que quieres es que deje de usarse, compruébalo en el proceso concreto —asientos, facturación o automatización— antes de confiarte.

La clasificación automática

Al completar el código, la aplicación propone el tipo y la naturaleza más habituales según el Plan General Contable:

Si lo que has introducido no coincide con lo esperado, aparece una advertencia con la clasificación actual, la sugerida, la naturaleza sugerida y si debería ser auxiliar. Puedes cancelar para revisar o confirmar que quieres conservar la tuya.

La jerarquía

De cada cuenta, la aplicación calcula su nivel, su código padre —a partir de los primeros dígitos— y si es auxiliar. Eso es lo que permite reconocer a qué grupo, subgrupo o rama pertenece. Aunque la ficha pida ocho dígitos, la jerarquía interna las relaciona con sus prefijos contables.

Editar una cuenta

Desde el botón de edición del listado. La aplicación recupera el registro por su identificador interno y deja modificar el código, la descripción, el tipo, la naturaleza, la condición de auxiliar y el estado bloqueado. El NIF sigue bloqueado, porque su relación se mantiene desde la ficha del cliente o del proveedor.

Al guardar se vuelven a aplicar las validaciones de código, descripción y clasificación.

Borrar una cuenta

Con la papelera y previa confirmación; si se cancela, la cuenta queda igual. Como criterio contable, solo deberían borrarse cuentas que no tengan apuntes, no estén asignadas a clientes o proveedores, no estén configuradas para IVA, IRPF, caja o bancos, y no las usen las automatizaciones.

Si una cuenta ya se ha usado, es preferible conservarla o marcarla como bloqueada. Es el mismo criterio que con los artículos y los proveedores: dar de baja antes que borrar, para no romper el rastro de lo que ya pasó.

Importar el plan contable

El botón Importar admite .xlsx, .xls y .csv, y después abre la pantalla para relacionar las columnas del documento con los campos de la aplicación. La aplicación intenta reconocer sola los encabezados que contengan palabras como «cuenta» o «nombre».

Durante el proceso se omiten las filas sin código, no se vuelve a crear una cuenta que ya exista, se genera un UUID para cada cuenta nueva y se calcula automáticamente su clasificación. Al terminar, el resumen informa de las cuentas importadas, las filas omitidas por código vacío, las omitidas porque ya existían y los errores encontrados.

En microservicios las cuentas preparadas se envían por lote; en modo local se comprueban y guardan una a una.

Exportar e imprimir

Exportar genera plan_contable.xlsx con NIF, código, descripción, tipo de cuenta, naturaleza, nivel, código padre, indicación de cuenta auxiliar, estado bloqueado y ejercicio cuando consta.

Imprimir abre una vista previa del listado, desde donde se continúa con las opciones de impresión del sistema.

Cuentas de clientes y proveedores

Clientes

Desde la ficha del cliente se crea o se asigna su cuenta, normalmente del grupo 430. La aplicación calcula el siguiente código disponible dentro del prefijo, crea la cuenta en el plan, la relaciona con el cliente, conserva el NIF como información de vinculación y la usa después al contabilizar facturas, cobros y saldos pendientes.

Cada cliente necesita su propia cuenta auxiliar si quieres llevarle un control contable individual: saber cuánto te debe ese cliente y no el conjunto.

Proveedores

En la ficha del proveedor conviven dos cuentas distintas, y es lo que más se confunde:

Relación con la configuración contable

Las cuentas creadas aquí se asignan después en Configuración de Contabilidad, que es donde se decide cuál se usa para el IVA repercutido y el soportado por porcentaje, las retenciones practicadas y soportadas, las ventas, las compras y gastos, la caja, los bancos, los clientes, los proveedores y los cobros y pagos.

La configuración comprueba que los códigos indicados existan de verdad en el plan contable, y permite crear automáticamente las cuentas básicas que falten e importar un plan inicial sin duplicar las que ya estén.

Dicho en orden: aquí se crean las cuentas; allí se decide para qué sirve cada una. Crear una cuenta no la asigna a nada.

Recomendaciones

• Definir primero la longitud de las cuentas en Configuración de Contabilidad.
• Mantener una numeración uniforme.
• Usar una cuenta auxiliar distinta para cada cliente y cada proveedor.
• No reutilizar una cuenta antigua para un tercero diferente.
• Revisar el tipo y la naturaleza que se proponen automáticamente.
• Configurar las cuentas de IVA, IRPF, caja y bancos antes de activar las automatizaciones.
• No borrar cuentas con movimientos históricos.
• Exportar el plan de vez en cuando, como copia de control.
• Usar la búsqueda por prefijo para revisar grupos completos.
• Mantener descripciones claras y homogéneas.

Los grupos y clasificaciones que aparecen aquí son los habituales del Plan General Contable. Qué cuenta corresponde en tu caso depende de tu plan y de tu actividad: consúltalo con tu asesoría o con quien lleve la contabilidad.

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