Manual del Libro Diario
El Libro Diario enseña todos los apuntes contables de la empresa ordenados por fecha, una fila por apunte. Es donde se comprueba cómo han quedado contabilizadas las operaciones y donde se localiza un movimiento de un cliente, un proveedor, un banco, la caja, los impuestos, las ventas, las compras o los gastos.
El Diario no genera nada. No crea movimientos: consulta, comprueba, busca, imprime y exporta los apuntes que forman los asientos.
Y no se corrige desde aquí. Una línea suelta no se edita ni se borra: se anota el número de asiento, se abre en Asientos y se corrige la operación entera. El procedimiento, aquí.
Funciona igual con base de datos local, con conexión directa y con microservicios; en microservicios los apuntes se consultan por la API y la empresa se identifica por la sesión autenticada, de modo que cada una ve solo los suyos.
Qué es y de dónde salen los apuntes
Cada asiento puede tener varias líneas, y el Diario presenta una fila por cada apunte, con su fecha, número de asiento, código de cuenta, descripción de la cuenta, concepto, importe en el Debe e importe en el Haber.
Esos apuntes pueden venir de asientos introducidos a mano, de facturas emitidas, de facturas recibidas, de cobros de clientes, de pagos a proveedores, de movimientos de caja o bancos, de importaciones contables, y de los asientos de regularización, cierre y apertura.
El Diario es una pantalla de consulta. No genera movimientos por sí mismo: todo lo que ves aquí lo ha creado otra cosa. Por eso, cuando algo está mal, hay que ir a arreglarlo donde nació.
Diario, Mayor, Asientos o balances
Cuatro pantallas sobre los mismos datos, y cada una contesta a una pregunta distinta:
| Para saber… | Se usa |
|---|---|
| Qué ocurrió contablemente en una fecha | El Diario, cronológico y con todas las cuentas mezcladas. |
| El saldo y los movimientos de una cuenta | El Mayor, que agrupa esos mismos movimientos por cuenta. |
| Una operación completa | Asientos, donde cada operación es una línea. |
| Los resultados globales | Los balances e informes: Sumas y Saldos, Situación, Pérdidas y Ganancias. |
La diferencia con Asientos se ve con un ejemplo. Una factura de venta puede generar una línea al Debe en la cuenta del cliente, otra al Haber en ventas y otra al Haber en IVA repercutido: en Asientos es una operación, y en el Diario son tres apuntes, relacionados por el mismo número e identificador de asiento.
El periodo que se muestra
Al abrir el Diario se selecciona el año actual completo, del 1 de enero al 31 de diciembre. Las fechas se cambian en la cabecera y el listado se actualiza solo, así que se consulta igual un día, un mes, un trimestre, el ejercicio entero o cualquier intervalo.
La aplicación comprueba que la fecha inicial no sea posterior a la final. Ver todo quita los filtros y vuelve al año actual completo.
Qué lleva cada apunte
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Fecha | La fecha contable del asiento al que pertenece. |
| Número de asiento | El del asiento dentro del ejercicio. Todas las líneas con el mismo número son el mismo asiento, y además se conserva un identificador interno para relacionarlas con seguridad. |
| Cuenta | El código de la cuenta afectada: 430 clientes, 400 proveedores, 572 bancos, 570 caja, 700 ventas, 600 compras, 472 IVA soportado, 477 IVA repercutido. |
| Descripción | El nombre de esa cuenta. |
| Concepto | El texto que explica el movimiento: el motivo, una factura, un cobro, un pago o lo que lo identifique. |
| Debe y Haber | Los importes de cada lado. Una línea lleva importe en uno o en otro, nunca en los dos. |
El equilibrio no se controla línea a línea, sino sobre el asiento completo: la suma del Debe tiene que coincidir con la del Haber.
Paginación
Se muestran hasta 100 apuntes por página, y abajo aparecen el total de apuntes, la página actual y el número de páginas, con los botones Anterior y Siguiente.
Los filtros y las ordenaciones se aplican al Diario entero, no solo a la página que se ve. La paginación es lo último que ocurre, así que el total del pie es el resultado completo de tu búsqueda.
Buscar en el Diario
Búsqueda rápida
Localiza por texto —código de cuenta, descripción, concepto, número o referencia de documento, o información del asiento— y se actualiza sola mientras escribes, con una pequeña espera para no lanzar una consulta por cada tecla. Se combina con el intervalo de fechas.
Búsqueda avanzada
El botón Buscar abre criterios más finos, combinables entre sí:
| Criterio | Para qué |
|---|---|
| Fecha desde y hasta | Las mismas de la cabecera. |
| Asiento desde y hasta | Un asiento concreto o un intervalo de numeración. |
| Cuenta | El comienzo del código: 430 clientes, 400 proveedores, 572 bancos, 6 gastos, 7 ingresos. Solo dígitos. |
| Descripción de la cuenta | Texto del nombre: banco, caja, ventas, transportes, cliente, proveedor. |
| Concepto | Palabras del concepto: factura, cobro, pago, regularización, apertura, cierre. |
| Documento | El número de factura, referencia o documento asociado. |
| Importe desde y hasta | Admite 1250,50, 1.250,50 y 1250.50. |
| Tipo de movimiento | Todos, solo Debe o solo Haber. |
Combinándolos salen consultas que de otro modo cuestan una mañana: los apuntes de bancos del primer trimestre, los movimientos de una cuenta 430 entre dos números de asiento, los pagos de más de 1.000 euros, los apuntes al Haber que contengan «factura», o todo lo de un documento concreto. La pantalla valida números, importes, códigos y fechas antes de aplicar la búsqueda.
Ordenación
Las flechas de las cabeceras ordenan en ascendente o descendente por fecha, número de asiento, cuenta, descripción, concepto, Debe y Haber. Se ordena sobre todos los apuntes que cumplen los filtros, y solo después se pagina.
El orden natural del Diario es fecha → número de asiento → número de línea dentro del asiento. Ver todo quita también la ordenación manual y lo devuelve a ese orden.
Corregir o eliminar un movimiento
No se toca una línea suelta. Editar un apunte aislado dejaría el asiento descuadrado o incoherente, así que la corrección se hace sobre la operación completa. La aplicación avisa si se intenta editar directamente desde aquí.
- Anotar el número de asiento que muestra el Diario.
- Abrir el módulo de Asientos.
- Buscar ese número.
- Editar el asiento completo.
- Revisar todas sus líneas.
- Comprobar que el total del Debe coincide con el del Haber.
- Guardar.
- Volver al Diario a comprobar el resultado.
Eliminar
Tampoco se borra una línea individual: al eliminar una operación contable se elimina el asiento entero con todos sus apuntes, y así no quedan movimientos incompletos ni descuadrados. La aplicación pide confirmación antes.
Si la operación viene de facturación, cobros o pagos, hay que mirar también el documento de origen: borrar solo el asiento deja la operación comercial sin su reflejo contable.
Cuando importa conservar la trazabilidad, mejor corregir que borrar. Un asiento de corrección o de reversión deja constancia de qué pasó y cómo se arregló; un asiento borrado no deja constancia de nada. Es el mismo criterio que con los movimientos de almacén.
Importar apuntes
El Diario importa desde .xlsx y .xls. Tras elegir el archivo se abre la pantalla para relacionar sus columnas con los campos contables: fecha, número o identificador del asiento, código de cuenta, descripción, concepto, Debe, Haber, documento y usuario cuando corresponda.
El proceso lee los apuntes, valida los datos obligatorios, agrupa las líneas por identificador o número de asiento, crea un asiento por cada grupo con sus apuntes, los guarda y actualiza el Diario.
Los apuntes tienen que traer número o identificador de asiento. Es lo que dice qué líneas son la misma operación. No vale agrupar por fecha: en un mismo día puede haber muchos asientos distintos, y se mezclarían.
Después de importar conviene revisar el resumen del proceso, buscar los asientos importados, comprobar las cuentas utilizadas, verificar que cada asiento esté cuadrado —con el filtro «Solo descuadrados»— y confirmar que las fechas caen en el ejercicio correcto.
Exportar e imprimir
Exportar genera diario_apuntes.xlsx con fecha, número de asiento, número
de línea, código y descripción de la cuenta, concepto, Debe, Haber, documento, usuario e
identificador interno del asiento.
Imprimir prepara el informe del Libro Diario del periodo en PDF y lo abre en un visor, desde donde se revisa, se imprime, se guarda o se comparte.
Las dos incluyen todos los apuntes encontrados, no solo los 100 de la página visible.
Con los filtros avanzados, comprueba el resultado. La exportación y la impresión respetan directamente el intervalo de fechas y la búsqueda rápida; los criterios adicionales de la búsqueda avanzada se aplican al listado que ves, pero conviene revisar el archivo o el PDF antes de darlo por bueno. Pasa lo mismo en el listado de asientos.
El Excel sirve para revisiones contables, conciliaciones, entregar información a la asesoría, comprobaciones externas, archivo documental y análisis en hoja de cálculo.
Los apuntes que llegan solos
Con las automatizaciones configuradas, las operaciones de otros módulos generan asientos que después aparecen aquí:
| Operación | Cuentas que suele mover |
|---|---|
| Factura emitida | Cliente · Ventas · IVA repercutido · Retenciones, si las hay |
| Factura recibida | Proveedor · Compra, gasto o inmovilizado · IVA soportado · Retenciones · Otras contrapartidas configuradas |
| Cobro | Cliente ↔ Caja o banco |
| Pago | Proveedor ↔ Caja o banco |
El Diario es donde se verifica que esos automatismos han usado las cuentas y los importes correctos. Es la comprobación que conviene hacer las primeras veces, hasta fiarse.
Comprobaciones recomendadas
- Que todos los asientos tengan fecha.
- Que la numeración sea coherente.
- Que las cuentas existan en el plan contable.
- Que los conceptos identifiquen bien la operación.
- Que ninguna línea lleve importe en el Debe y en el Haber a la vez.
- Que cada asiento esté cuadrado.
- Que los documentos estén bien relacionados.
- Que los apuntes pertenezcan al ejercicio adecuado.
- Que las cuentas de IVA y retenciones sean las configuradas.
- Que los cobros y pagos usen la caja o el banco correctos.
- Que no haya movimientos duplicados tras una importación.
Preguntas frecuentes sobre el Libro Diario
¿Qué diferencia hay entre el Diario y el módulo de Asientos?
El Diario enseña una fila por cada apunte, en orden cronológico; el módulo de Asientos, una fila por operación completa. Una factura de venta es una línea en Asientos y tres apuntes en el Diario, relacionados por el mismo número e identificador de asiento.
¿Puedo corregir un apunte desde el Diario?
No conviene, y la aplicación avisa: editar una línea suelta dejaría el asiento descuadrado. Se anota el número de asiento, se abre en el módulo de Asientos, se corrige la operación entera comprobando que el Debe coincida con el Haber, se guarda y se vuelve al Diario a verlo.
¿Puedo borrar solo una línea?
No. Al eliminar una operación contable se elimina el asiento completo con todos sus apuntes, para que no queden movimientos incompletos. Si viene de una factura, un cobro o un pago, hay que mirar también el documento de origen; y cuando importa la trazabilidad, suele ser mejor un asiento de corrección o reversión que un borrado.
¿Cuándo uso el Diario y cuándo el Mayor?
El Diario para saber qué ocurrió en una fecha, con todas las cuentas mezcladas por orden cronológico. El Mayor para analizar una cuenta concreta: sus movimientos y su saldo. Son los mismos datos, agrupados de otra manera.
¿Los filtros afectan solo a la página que veo?
No. La búsqueda y la ordenación se aplican a todos los apuntes del Diario, y la paginación —100 por página— se hace después. El total del pie es el resultado completo de tu búsqueda.
¿La exportación incluye todo lo que he filtrado?
Incluye todos los apuntes encontrados, no solo los 100 de la página. Respeta directamente el intervalo de fechas y la búsqueda rápida; si has usado criterios de la búsqueda avanzada, conviene revisar el Excel o el PDF antes de darlo por bueno.
¿Qué necesita mi Excel para importar apuntes?
Que cada apunte traiga número o identificador de asiento, que es lo que dice qué líneas pertenecen a la misma operación, además de la fecha, la cuenta y el importe en Debe o Haber. No vale agrupar por fecha: en un mismo día puede haber muchos asientos distintos.
¿Cómo compruebo que un automatismo ha contabilizado bien?
Mirándolo en el Diario. Una factura emitida debería mover cliente, ventas, IVA repercutido y las retenciones si las hay; una recibida, proveedor, la cuenta de compra o gasto, IVA soportado y retenciones; un cobro o un pago, la cuenta del tercero contra caja o banco. Conviene revisarlo las primeras veces, hasta fiarse.
Este manual explica cómo funciona el programa. Cómo debe contabilizarse una operación concreta depende de tu plan y de tu actividad: consúltalo con tu asesoría o con quien lleve la contabilidad.
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