Manual de uso · Suscripciones

Manual del módulo de Suscripciones

El módulo Suscripciones gestiona servicios periódicos contratados por clientes —mantenimiento, cuotas, membresías, cursos con pagos fraccionados, licencias—, controla sus renovaciones y los cobros asociados. Cada suscripción queda vinculada a un cliente, un tipo de suscripción y una forma de pago.

La renovación nunca duplica un periodo. Antes de generar una renovación —individual o en bloque—, el programa comprueba que ese periodo concreto no exista ya; si existe, no crea nada. Y la renovación masiva del listado solo actúa sobre lo que está visible en el listado en ese momento: si un filtro oculta una suscripción, esa suscripción no se renueva aunque le tocara.

No se borra lo que ya se ha usado. Un tipo de suscripción o una forma de pago vinculados a suscripciones existentes no deben eliminarse: se marcan como inactivos, para no romper el historial de lo ya generado.

Para qué sirve

Pensado para mantenimiento y asistencia, cuotas mensuales o anuales, servicios recurrentes, membresías, cursos con pagos periódicos, licencias y planes de soporte, o cualquier servicio que se renueve con una periodicidad determinada.

Los datos quedan separados por empresa: cada empresa solo consulta y gestiona sus propias suscripciones, tanto en local como mediante microservicios.

Acceso al módulo

Desde el panel de Suscripciones se accede a Tipos de suscripción, Formas de pago, Suscripciones de clientes, Renovaciones, Cobros de suscripciones y Configuración SEPA. Antes de crear una suscripción conviene configurar primero sus tipos y sus formas de pago.

Tipos de suscripción

Los tipos de suscripción son plantillas para los servicios periódicos que ofrece la empresa: mantenimiento mensual, soporte anual, cuota de socio, curso trimestral, servicio de asesoramiento, licencia semestral.

Campo	Qué es
Código	Identificador interno, claro y fácil de localizar (por ejemplo `MANT-MES`, `SOP-ANUAL`, `CURSO-TRI`). No se repite dentro de la empresa.
Nombre	Nombre comercial o descriptivo de la suscripción.
Descripción	Explicación más detallada del servicio incluido.
Importe	Precio base de cada periodo de renovación.
IVA	Porcentaje de IVA que se aplicará a la suscripción.
Periodicidad	Mensual, trimestral, semestral, anual u otra disponible. Necesaria para calcular el siguiente periodo y la próxima fecha de cobro.
Activa	Si este tipo se puede seguir utilizando. Si ya está vinculado a suscripciones o renovaciones, es preferible desactivarlo antes que borrarlo.
Generar factura automáticamente	Deja preparada la indicación de que las renovaciones de este tipo deben facturarse. Guarda la configuración, pero conviene comprobar desde el proceso de renovación que la generación automática está realmente habilitada en la versión instalada.
Permite varias formas de pago	Si el servicio puede cobrarse con más de una forma de pago.
Observaciones	Información interna sobre el funcionamiento o condiciones del tipo.

Al guardar, el programa comprueba los datos y asigna el tipo a la empresa activa.

Formas de pago

Configuran cómo se cobran las suscripciones: transferencia bancaria, domiciliación SEPA, tarjeta, efectivo, pago periódico manual.

Campo	Qué es
Código y nombre	Identifican la forma de pago dentro del programa.
Descripción	Sus condiciones o funcionamiento.
Activa	Si puede usarse al crear o modificar una suscripción.
Requiere IBAN	Obliga a informar el IBAN en la ficha de la suscripción. Habitual en domiciliaciones.
Requiere vencimiento	Obliga a indicar la próxima fecha de cobro.
Cobro automático	Marca las formas de pago preparadas para procesos automáticos o domiciliaciones.
Observaciones	Información interna sobre la forma de pago.

Tampoco se borra una forma de pago ya usada. Si está vinculada a suscripciones existentes, se desactiva en lugar de eliminarla, para conservar el historial de las operaciones ya realizadas.

Crear una suscripción

Se abre el listado de suscripciones y se pulsa la opción de nueva suscripción.

Selección del cliente

La suscripción se vincula a un cliente existente. Al seleccionarlo, el programa puede incorporar su código, nombre y apellidos, razón o nombre comercial, NIF o CIF, dirección, código postal y localidad, provincia y país, teléfonos, correo electrónico, persona de contacto y la preferencia de comunicaciones comerciales — los mismos datos que ya vive en la ficha del cliente—, conservando la información con la que se creó la suscripción.

Tipo de suscripción

Se selecciona uno de los tipos configurados previamente, y de ahí se recuperan el nombre del servicio, la descripción, el importe, el IVA, la periodicidad, la configuración de facturación y si admite varias formas de pago.

Forma de pago

Se selecciona la acordada con el cliente.

Las exigencias de la forma de pago bloquean el guardado. Si requiere IBAN, el programa no permite guardar la suscripción sin ese dato. Si requiere vencimiento, también es obligatorio indicar la próxima fecha de cobro.

Importes de la suscripción

La ficha muestra el importe base —precio antes de impuestos—, el IVA aplicado, y el total.

Total = Importe base + IVA

Antes de guardar conviene comprobar que estos datos coinciden con las condiciones acordadas con el cliente.

Fechas y estado

Fecha	Qué marca
Fecha de alta inicial	Cuándo se dio de alta por primera vez.
Fecha de asignación actual	Desde cuándo se aplican las condiciones actuales.
Fecha de inicio	Día efectivo de comienzo del servicio.
Fecha de vencimiento	Fin previsto, cuando la suscripción tiene duración limitada.
Próxima fecha de cobro	Cuándo debe generarse o controlarse el siguiente cobro. Obligatoria si la forma de pago requiere vencimiento, y necesaria para renovar una suscripción activa.
Fecha de última renovación	Se actualiza al renovar el último periodo.
Fecha de baja	Cuándo terminó definitivamente la suscripción.

El estado distingue, entre otras situaciones, Activa, Pausada, Vencida, Cancelada o Dada de baja.

Solo entran en renovación las suscripciones activas cuya fecha corresponda. Una suscripción pausada, vencida, cancelada o dada de baja no genera un periodo nuevo aunque su fecha de cobro haya llegado.

Datos bancarios y SEPA

Cuando el pago es por domiciliación bancaria, la ficha guarda el IBAN —normalizado y comprobado cuando la forma de pago lo requiere—, si SEPA está activa, el BIC, el titular de la cuenta, si el mandato está activo, la referencia del mandato, la fecha de firma y el esquema SEPA utilizado.

SEPA no se activa a medias. Si se activa, el programa exige IBAN, mandato activo, referencia del mandato, fecha de firma y titular de la cuenta. La suscripción no debe guardarse con una configuración SEPA incompleta.

Listado de suscripciones

Desde el listado de la empresa activa se puede crear una suscripción, abrir o editar una ficha existente, buscar, ordenar, consultar estado, fechas e importes, renovar una suscripción, ejecutar la renovación de los registros visibles que estén pendientes, dar de baja o desactivar, y eliminar registros que no tengan información dependiente.

La búsqueda localiza por código de cliente, nombre del cliente, nombre comercial, NIF o CIF, tipo de suscripción o estado.

Los filtros del listado también afectan a la renovación masiva. Solo se revisan las suscripciones que están visibles con los filtros aplicados en ese momento.

Renovación individual

Genera un nuevo periodo a partir de la suscripción. Antes de renovarla, el programa comprueba que esté activa, que la fecha de renovación corresponda, que tenga una periodicidad válida, que exista una próxima fecha de cobro, y que ese mismo periodo no se haya generado ya. Si el periodo ya existe, no crea una renovación duplicada.

Información copiada a la renovación

La renovación conserva una copia de la suscripción de origen, el cliente, el tipo de suscripción, la forma de pago, los datos bancarios y SEPA, el periodo desde y hasta, la fecha de vencimiento del cobro, el importe base, el IVA, el total, las observaciones, y la empresa y el usuario que realizan la operación — así se mantiene el historial aunque después se modifique la ficha principal.

Renovación del listado

Genera conjuntamente las renovaciones pendientes, pero no renueva indiscriminadamente todo: solo actúa sobre las suscripciones que están activas, visibles en el listado actual, han alcanzado su fecha de renovación y todavía no tienen generado ese periodo.

No se renuevan suscripciones futuras, pausadas, canceladas o dadas de baja. Al terminar, el programa informa de las renovaciones creadas y de las que no pudieron generarse.

Listado de renovaciones

Muestra el historial de periodos generados: cliente, suscripción de origen, tipo de suscripción, periodo renovado, fecha de renovación, vencimiento del cobro, importe base, IVA, total, estado, situación del cobro, situación de la factura, referencias de factura y cobro, y observaciones.

Cada renovación pertenece a una empresa concreta y no se mezcla con los registros de otras empresas.

Cobros de suscripciones

Controla las cantidades pendientes y cobradas. Una renovación puede estar pendiente de cobro, cobrada, cancelada, o inactiva para futuros intentos.

Al marcar una renovación como cobrada se guardan la fecha del cobro, una referencia bancaria o interna —número de transferencia, remesa, recibo o justificante—, observaciones del cobro y el estado de la renovación.

Un cobro marcado por error se puede reabrir. Si una renovación se marcó como cobrada o cancelada por equivocación, se modifica de nuevo; el estado de renovación activa se conserva correctamente tanto en local como en microservicios.

Configuración SEPA de la empresa

Además de los datos bancarios del cliente, el módulo tiene una configuración SEPA de la empresa acreedora: nombre de la empresa, NIF, IBAN de la empresa, identificador de acreedor SEPA, BIC y el resto de datos necesarios para emitir remesas. Afecta únicamente a la empresa activa.

Reservada a administración. Por seguridad, modificar esta configuración debe quedar limitado a usuarios con permisos de administración.

Facturación de renovaciones

Las renovaciones tienen campos para relacionarlas con una factura emitida: si está facturada, su identificador, número, serie y fecha de factura. Al facturar una renovación, debe quedar vinculada a su factura para evitar duplicidades y facilitar el seguimiento.

«Generar factura automáticamente» es una configuración, no una garantía. Antes de depender de ella, hay que comprobar que el proceso de generación automática de facturas está realmente habilitado en la versión instalada.

Baja y cancelación

Abrir la ficha de la suscripción.
Cambiar su estado a baja o cancelada.
Desactivar la suscripción.
Indicar la fecha de baja.
Guardar el registro.

No es recomendable borrar una suscripción que tenga renovaciones, cobros o facturas: la baja conserva todo el historial y evita generar nuevos periodos.

Local y microservicios

En modo local, los datos se almacenan en la base local y todas las consultas se filtran por la empresa activa. En modo microservicios hace falta haber iniciado sesión, tener un token válido, tener seleccionada una empresa y disponer de los permisos necesarios; si la sesión ha caducado, hay que cerrarla y volver a iniciarla.

Listados, búsquedas, altas, modificaciones, renovaciones, cobros, borrados y la configuración SEPA incluyen siempre el identificador de empresa: una empresa no puede consultar ni modificar las suscripciones de otra.

Recomendaciones de uso

Configurar primero los tipos de suscripción y las formas de pago.
No duplicar códigos.
Revisar periodicidad, importe e IVA antes de guardar.
Mantener actualizada la próxima fecha de cobro.
No renovar manualmente un periodo que ya exista.
Usar la baja en lugar del borrado cuando haya historial.
Completar todos los datos del mandato antes de activar SEPA.
Registrar fecha y referencia de cada cobro.
Revisar periódicamente las renovaciones pendientes.
Comprobar la sesión antes de trabajar mediante microservicios.
No reasignar automáticamente registros antiguos sin empresa: su migración debe hacerse de forma controlada.

Preguntas frecuentes sobre las suscripciones

¿Puedo renovar dos veces el mismo periodo por error?

No. Tanto la renovación individual como la del listado comprueban antes que ese periodo concreto no se haya generado ya. Si existe, el programa no crea una renovación duplicada.

¿La renovación del listado afecta a todas mis suscripciones activas?

Solo a las que están visibles con los filtros de búsqueda aplicados en ese momento, y que además hayan alcanzado su fecha de renovación y no tengan ya generado ese periodo. Una suscripción activa que quede oculta por un filtro no se renueva en ese lote.

¿Puedo borrar un tipo de suscripción que ya no ofrezco?

Si ya está vinculado a suscripciones o renovaciones, no: se marca como inactivo. Lo mismo aplica a una forma de pago ya usada. Borrarlos rompería el historial de lo ya generado.

¿Qué pasa si activo SEPA sin rellenar todos los datos del mandato?

La suscripción no debe guardarse así. SEPA activa exige IBAN, mandato activo, referencia del mandato, fecha de firma y titular de la cuenta completos.

¿«Generar factura automáticamente» factura sola cada renovación?

Ese campo deja guardada la configuración del tipo de suscripción, pero conviene comprobar desde el proceso de renovación que la generación automática de facturas está realmente habilitada en la versión instalada antes de depender de ella.

¿Puedo deshacer un cobro marcado por error?

Sí. Una renovación marcada como cobrada o cancelada por equivocación puede modificarse de nuevo, y el estado de renovación activa se conserva correctamente tanto en local como en microservicios.

¿Qué diferencia hay entre dar de baja una suscripción y borrarla?

La baja cambia su estado, la desactiva y registra la fecha de baja, conservando todo el historial de renovaciones, cobros y facturas. Borrarla no es recomendable cuando ya tiene ese historial dependiente.

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