Manual de uso · Almacén

Manual de la ficha de artículos

La ficha de artículos es el registro principal de cada producto que gestiona la empresa. Reúne la información comercial, el proveedor, los costes, los precios, el IVA, la clasificación, las fotografías, la publicación web, la composición y el control de existencias.

Los datos y los cálculos funcionan igual en modo local que mediante microservicios.

El listado de artículos

Desde el listado se crea un artículo, se edita, se elimina previa confirmación, se busca, se filtra por almacén, se ordena, se imprime el listado actual en PDF, se exporta todo a CSV, se navega por páginas y se consultan el stock actual, el disponible y el PVP.

La búsqueda rápida localiza por referencia interna, nombre, código de barras, proveedor, familia y subfamilias. La búsqueda avanzada combina referencia, nombre, código de barras, proveedor, almacén, familia y subfamilia, estado, activado para compras, activado para ventas, publicación web, intervalo de stock e intervalo de PVP.

Se ordena por referencia, nombre, familia y subfamilia, stock actual, stock disponible y PVP.

Referencia, almacén y nombre

La referencia interna

La genera la aplicación y no es editable. Se usa en búsquedas, listados, pedidos, documentos de almacén y relaciones entre artículos. Conviene no confundir cuatro cosas distintas:

Almacén principal

Indica el almacén al que está asociado el artículo. El campo es editable: se selecciona uno existente o se escribe una denominación nueva, y después permite filtrar el listado por almacén.

La ficha muestra el almacén principal; la gestión completa de entradas, salidas y recepciones se hace desde el módulo de Almacén.

Nombre, descripción y observaciones

El nombre es obligatorio y es la denominación comercial que aparece en listados, pedidos de clientes y de proveedores, presupuestos, albaranes, facturas, búsquedas, fichas comerciales y catálogo web. Conviene que sea claro y reconocible.

La descripción amplía: características, medidas, materiales, modelos compatibles, presentación, condiciones de uso e información comercial. Puede usarse en documentos, informes y fichas comerciales.

Las observaciones son de uso interno: indicaciones de compra, notas sobre el proveedor, particularidades, restricciones, incidencias o información administrativa. No hay que confundirlas con la descripción comercial —lo que escribas en observaciones no está pensado para que lo lea un cliente—.

El proveedor y sus referencias

Al seleccionarlo se conservan su identificador, su nombre o razón social, la relación entre proveedor y artículo, y la referencia que se empleará en los pedidos de compra. El selector Ref. proveedor busca por código, nombre, razón social o NIF.

Ref. art. proveedor

Es el código que el proveedor usa para ese producto, y puede ser distinto del tuyo. Sirve sobre todo en pedidos a proveedores y recepciones, en las comunicaciones por correo, al comparar con sus albaranes y para localizar el artículo en su catálogo.

Al seleccionar un proveedor en un pedido, el programa presenta sus artículos con esa referencia específica.

Activado para compras

El campo Compra dice si el artículo puede usarse en operaciones de compra: SI para pedidos y procesos de proveedor, NO para que no se proponga en compras nuevas.

Se desactiva cuando el proveedor deja de suministrarlo, cuando está descatalogado, cuando solo se vende el stock que queda o cuando es un componente interno que no se compra directamente.

Costes: bruto, descuento y neto

El coste bruto es el precio de compra antes del descuento del proveedor, y el descuento es el porcentaje habitual que aplica. De ahí sale el coste neto:

Coste neto = Coste bruto × (1 − descuento ÷ 100)

Con 100,00 € de coste bruto y un 10 % de descuento, el coste neto es 90,00 €. Se recalcula al cambiar cualquiera de los dos, y es la referencia para los pedidos a proveedores, la valoración, el cálculo del margen, la comparación entre coste y venta y el análisis de rentabilidad.

Aunque el campo aparece en la ficha, lo normal es dejar que lo calcule la aplicación.

Precio de venta e IVA

El tipo de IVA fija el impuesto habitual del artículo, y la lista de porcentajes sale de la configuración fiscal de la sesión. Se usa para calcular el precio con IVA, proponer el impuesto en pedidos, preparar albaranes y facturas y mostrar el PVP. El tratamiento fiscal definitivo puede depender además del cliente y del documento.

El precio sin IVA es el precio base, editable, y el que se usa como precio inicial en los documentos comerciales. Al modificarlo se recalcula el precio con IVA:

Precio con IVA = Precio sin IVA × (1 + IVA ÷ 100)

Ese importe es el que el listado muestra como PVP.

Fijar el precio al revés, desde el PVP

El botón con el símbolo € permite introducir directamente el precio final con IVA incluido y obtener el base:

Precio sin IVA = Precio con IVA ÷ (1 + IVA ÷ 100)

Es lo que se usa cuando quieres un precio redondo de cara al público —19,95 €— y no te interesa la cifra que salga por detrás.

Familias, subfamilias y campos libres

La familia agrupa productos de naturaleza similar —informática, alimentación, ropa, ferretería, consumibles, mobiliario— y se usa en búsquedas, filtros, listados, análisis e informes.

Debajo hay tres niveles de subfamilia, cada uno dependiente del anterior:

Informática › Monitores › LED › 27 pulgadas

Todos los selectores son editables: puedes elegir uno existente o escribir uno nuevo. Al cambiar un nivel, la aplicación actualiza las opciones de los niveles siguientes, así que hay que ir de arriba abajo.

Los ocho campos libres

La ficha trae ocho campos para lo que cada empresa necesite: marca, modelo, color, talla, material, temporada, número de serie, medida, peso, capacidad, fabricante…

Sus nombres se personalizan desde la configuración de campos libres de Almacén. Es lo que permite adaptar la ficha a un sector concreto sin tocar su estructura: una tienda de ropa pone talla y color donde una ferretería pone medida y material.

El campo Web

Indica si el artículo está preparado para aparecer en el catálogo web: SI habilitado, NO de uso interno o no publicable. Está disponible en la búsqueda avanzada para localizar lo publicado o lo pendiente de publicar.

Código de barras y fotografías

El código de barras guarda el identificador comercial del producto, y sirve para buscarlo, identificarlo en ventas, trabajar con lector, evitar errores al seleccionar, imprimir etiquetas y diferenciar formatos o presentaciones. Es editable, pero conviene que sea único.

Un lector funciona como un teclado: sitúas el cursor en el buscador, escaneas, el lector introduce el código y la aplicación localiza el artículo. Es la base del trabajo ágil en TPV.

Galería de fotografías

Cada artículo admite una o varias imágenes, en PNG, JPG/JPEG y WebP. Desde la ficha se añaden, se recortan, se editan, se quitan, se ven en grande, se pasa a la anterior o la siguiente, se seleccionan por miniaturas y se consulta cuántas hay.

Se usan en la propia ficha, en informes, en documentación comercial, en el catálogo, en las fichas generadas con el asistente y en material de marketing. La edición puede no estar disponible si el archivo original no está accesible en el equipo o en el almacenamiento configurado.

Estado, venta y destino

Un artículo puede estar Activo o de Baja. Uno de baja se conserva para mantener el historial, pero queda marcado como no operativo para gestiones nuevas.

El campo Venta controla si puede usarse en pedidos de clientes, presupuestos, albaranes, facturas y catálogo comercial. Y el Destino clasifica su uso previsto —venta, consumo interno, producción, componente, muestra, repuesto—, con un selector editable que admite destinos nuevos.

Las cuatro cifras de stock

Esta es la parte que más confusión genera, porque son cuatro números distintos y ninguno sustituye a otro:

Stock disponible = Stock actual − pendiente de entrega

Con 20 unidades de stock actual y 8 pendientes de entrega, el disponible es 12. Y lo pendiente de recibir del proveedor no se suma al stock actual ni cuenta como disponible hasta que la mercancía se recibe: es información de reposición, no existencias.

Stock actual: cómo se calcula

Es un campo calculado y bloqueado. No se escribe directamente:

Stock actual = Unidades iniciales − entregadas + recibidas + entradas manuales − salidas manuales

Unidades de inicio de stock

Son las existencias de partida cuando empiezas a usar el control de almacén. Si al arrancar con SigPyme tienes 25 unidades, pones 25. A partir de ahí, el stock sale de los movimientos posteriores.

No se tocan para registrar compras posteriores. Es el error clásico: cambiar las unidades iniciales cada vez que llega mercancía deja de cuadrar en cuanto alguien mira el histórico.

Entradas y salidas manuales

Los dos son campos calculados y bloqueados, que muestran el acumulado. Las entradas manuales se usan para inventario positivo, devoluciones, regularizaciones, producción terminada, unidades encontradas o existencias incorporadas sin pedido a proveedor. Las salidas manuales, para roturas, mermas, consumo interno, regalos, ajustes negativos, pérdidas o unidades no entregadas mediante pedido.

1. Guardar primero el artículo.
2. Pulsar Entradas manuales o Salidas manuales.
3. Introducir la cantidad.
4. Indicar el motivo.
5. Guardar el movimiento.

Mínimo de rotura de stock

Es el nivel por debajo del cual hay riesgo de quedarse sin existencias. Con 4 unidades disponibles y un mínimo de rotura de 6, ese artículo pide revisión para reponerlo. Es editable y sirve como referencia de control y análisis.

Qué mueve cada cifra

Cuando el artículo entra en un pedido se conservan su identificador, referencia, nombre, precio, coste, IVA y cantidad, y por eso los informes saben después qué artículo originó cada venta.

Composición de artículos

Un artículo puede estar formado por otros. Un ordenador montado, por ejemplo: una placa base, un procesador, dos módulos de memoria, un disco y una caja.

1. Guardar primero el artículo principal.
2. Buscar el componente por referencia o nombre.
3. Seleccionarlo de la lista.
4. Introducir las unidades necesarias.
5. Pulsar Añadir artículo.

La ficha muestra la referencia del componente, su nombre, las unidades necesarias y su stock actual. No se permite añadir el propio artículo como componente ni el mismo componente dos veces.

Forma parte de

Es la relación al revés: los productos finales en los que se usa este artículo. Si un tornillo entra en tres productos, la ficha del tornillo enseña esos tres y cuántos hacen falta en cada uno.

Sirve para conocer dependencias, planificar fabricación, detectar falta de componentes y saber dónde se consume un artículo antes de darlo de baja o cambiarle el proveedor.

La ficha dispone además de un acceso de orden de fabricación, preparado para relacionar la composición con entradas de producto. El control principal de componentes se hace desde estas dos secciones.

Ficha comercial y web

La función Ficha artículo IA prepara contenido comercial a partir de los datos del artículo: nombre, descripción, referencia, código de barras, familia y subfamilias, proveedor, almacén, estado y destino, costes y precios, IVA, stock, campos libres y fotografías.

Genera contenido HTML listo para insertarlo en el editor de informes, que después puede editarse, guardarse como ficha comercial, imprimirse o pasarse a PDF, usarse en documentación, incorporarse a comunicaciones de marketing o servir de contenido para una página o catálogo web.

1. Guardar primero el artículo.
2. Generar y guardar su ficha desde el editor de informes.
3. Pulsar Ficha artículo IA para abrir la ficha asociada.

Si todavía no existe una ficha guardada, la aplicación lo indica.

Qué se edita y qué se calcula solo

La columna de la derecha no debe escribirse directamente. Si un número calculado no cuadra, lo que hay que corregir es el movimiento que lo alimenta, no el número.

Guardar, imprimir y exportar

Guardar guarda y cierra; Guardar sin cerrar guarda y deja la ficha abierta, que es lo cómodo para seguir con fotografías, componentes, movimientos o datos comerciales; Cerrar sin guardar descarta lo pendiente.

Atrás y Adelante recorren los artículos del listado desde el que se abrió la ficha, con un indicador de posición actual sobre el total.

Imprimir y exportar

La impresión genera un PDF con los artículos visibles, respetando la búsqueda, los filtros, el almacén seleccionado y el orden actual, y se abre en vista previa.

La exportación genera un CSV con identificadores y referencias, almacén, proveedor, costes y descuentos, IVA, precios, familia y subfamilias, nombre y descripción, campos libres, web, estado, compra y venta, destino, código de barras, stock inicial, entradas y salidas, stock actual y disponible, pendientes de entrega y de recepción, y la ruta de las imágenes. Se abre con Excel o cualquier aplicación compatible.

Alta de un artículo y recomendaciones

1. Pulsar Nuevo artículo.
2. Seleccionar el almacén.
3. Seleccionar el proveedor de la lista.
4. Introducir la referencia que usa el proveedor.
5. Informar coste bruto y descuento.
6. Comprobar el coste neto.
7. Seleccionar el IVA.
8. Introducir el precio sin IVA, o usar la calculadora desde el PVP.
9. Clasificar el artículo por familia y subfamilias.
10. Introducir nombre y descripción.
11. Asignar código de barras.
12. Configurar estado, compra, venta y destino.
13. Indicar si estará disponible para web.
14. Añadir fotografías.
15. Introducir las unidades iniciales.
16. Configurar el mínimo de rotura.
17. Guardar el artículo.
18. Añadir componentes si es un producto compuesto.
19. Registrar los movimientos posteriores con entradas, salidas, pedidos y recepciones.

Recomendaciones

• No modificar las unidades iniciales para registrar compras posteriores.
• Usar recepciones para la mercancía que llega de proveedores.
• Usar entregas para las salidas a clientes.
• Reservar los movimientos manuales para ajustes excepcionales.
• No escribir directamente en los campos calculados.
• Mantener el coste actualizado, para que los márgenes sean correctos.
• Usar códigos de barras únicos.
• Seleccionar siempre el proveedor desde la lista.
• Dar de baja los artículos históricos en lugar de eliminarlos.
• Revisar el pendiente de entrega antes de prometer unidades.
• No considerar disponible la mercancía pendiente de recibir.
• Completar fotografías y descripción si el artículo se va a usar en web o marketing.

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