Manual de uso

Manual de Tarifas, productos y servicios

El módulo de Tarifas es tu catálogo de productos y servicios, reutilizable en presupuestos, pedidos de clientes, albaranes y facturas. Y, si no necesitas almacenes ni movimientos detallados, sirve además como control sencillo de existencias.

Para qué sirve una tarifa

Una tarifa puede representar un servicio, un producto sin control de existencias, un producto con control básico de stock, una cuota o trabajo recurrente, una tarifa de mano de obra, un concepto comercial que usas a menudo o un artículo identificable por código de barras.

Al seleccionarla en un documento, la aplicación recupera sola su referencia, el nombre o descripción, el precio de venta, el coste, el tipo de IVA, el código de barras, el stock disponible y la familia y subfamilia.

Eso es lo que evita escribir veinte veces «Hora de consultoría» y, sobre todo, lo que mantiene una política común de precios e impuestos en vez de que cada presupuesto lleve el precio que recordara quien lo hizo.

El listado y las búsquedas

El listado muestra las tarifas y productos de la empresa. Desde ahí se crea una tarifa nueva, se edita o se elimina previa confirmación, se buscan registros, se ordenan, se navega por páginas de hasta 100 tarifas, se consultan precios, costes y existencias, y se genera un resumen de ventas en PDF o se exporta a Excel.

Se ordena en ascendente o descendente por referencia, familia, subfamilia, nombre, coste, stock actual y precio de venta.

La búsqueda rápida busca en el nombre del producto o servicio y en el código de barras. La búsqueda avanzada permite localizar por familia, subfamilia y nombre o descripción.

Los resúmenes y las exportaciones respetan el filtro aplicado, así que puedes sacar el informe de una familia concreta o del catálogo entero.

Crear una tarifa

1. Entrar en Tarifas.
2. Pulsar Nueva tarifa.
3. Introducir el nombre del producto o servicio.
4. Seleccionar o crear una familia.
5. Seleccionar o crear una subfamilia.
6. Introducir el precio de venta.
7. Introducir el coste.
8. Seleccionar el tipo de IVA.
9. Informar el código de barras, si se usa.
10. Configurar el stock, si es un producto.
11. Añadir una o varias imágenes, si se quiere.
12. Pulsar Guardar o Guardar sin cerrar.

Al crear la tarifa, la aplicación genera el identificador interno, la referencia numérica de tarifa, la fecha de alta y el estado activo. La referencia no se introduce a mano.

Los datos de la ficha

Familia y subfamilia

La familia agrupa productos o servicios parecidos: informática, ropa, alimentación, consultoría, mantenimiento, formación, mano de obra… Se usa en búsquedas, ordenaciones y resúmenes de ventas. El selector es editable: si la familia que necesitas no existe, la escribes y se añade desde la propia ficha.

La subfamilia afina dentro de la familia —Informática · Monitores, o Servicios · Mantenimiento mensual—. Las subfamilias disponibles se cargan según la familia elegida, así que hay que indicar la familia antes de crear una subfamilia.

Merece la pena pensárselo un poco al principio: la familia es lo que después agrupa el resumen de ventas, y de ahí sale saber qué parte del negocio tira.

Nombre

Es lo que se verá al seleccionar la tarifa en presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, así que conviene que se entienda solo: «Mantenimiento informático mensual», «Hora de consultoría», «Monitor LED de 27 pulgadas», «Transporte urgente».

Tipo de IVA

Es el porcentaje que se aplicará inicialmente al añadir la tarifa a un documento. El impuesto definitivo puede depender también del tratamiento fiscal del cliente y de las condiciones del documento; la tarifa aporta el valor de partida.

Precio

El precio habitual de venta, sin IVA. Al incorporar la tarifa a un documento se propone como precio unitario, y después puede modificarse en esa línea si la operación concreta lo pide.

Coste

El coste unitario estimado. Sirve para calcular el coste de las ventas, obtener márgenes comerciales, preparar resúmenes por producto, comparar coste y venta, analizar la rentabilidad por familia y conservar el coste usado en cada línea comercial.

En un servicio, el coste puede ser el de personal, el de desplazamiento, el de un colaborador externo, un coste estimado por hora o el coste interno de prestarlo.

Código de barras

Cada tarifa puede llevar el suyo, y sirve para localizar un producto rápido, seleccionarlo en pedidos o albaranes, evitar errores al teclear referencias, trabajar con un lector y distinguir productos de nombre parecido.

En las pantallas comerciales con buscador de código:

1. Colocar el cursor en el campo Código de barras.
2. Escanear el producto.
3. El lector introduce el código como si fuera un teclado.
4. Confirmar la búsqueda, normalmente con el Intro que envía el propio lector.
5. Seleccionar o añadir la tarifa encontrada.

Conviene que cada código sea único, o las búsquedas devolverán resultados ambiguos. Y no sustituye a la referencia interna: la referencia la genera la aplicación, y el código de barras es un identificador comercial añadido. Es lo que hace ágil el TPV.

Imágenes

Una tarifa admite una o varias fotografías. Desde la ficha se añade una imagen, se recorta, se edita una existente, se quita, se ve en tamaño grande, se pasa a la anterior o la siguiente y se consultan las miniaturas.

Valen tanto para productos físicos como para representar servicios, trabajos realizados o categorías visuales. Que se pueda editar una imagen depende de que el archivo esté accesible en el equipo o en la ubicación configurada para imágenes.

El control básico de stock

El stock incluido en Tarifas está pensado para quien necesita algo sencillo: saber cuántas unidades quedan, restarlas al vender o entregar, añadirlas a mano, definir un mínimo y un máximo, verlo junto al precio y al coste, y sacar resúmenes básicos.

Suele bastar para pequeños comercios, autónomos con pocos productos, empresas de servicios que venden algún material, negocios de una sola ubicación y empresas que no necesitan trazabilidad de movimientos.

Los tres campos

Con un stock actual de 3 y un mínimo de 5, ese artículo pide reposición. Y el máximo da la cantidad orientativa a pedir:

Reposición recomendada = Stock máximo − Stock actual

Con 3 unidades y un máximo de 20, la reposición orientativa es de 17.

Añadir o restar existencias

1. Introducir la cantidad en Añadir/Restar.
2. Pulsar + para incrementar.
3. Pulsar − para disminuir.
4. Guardar la tarifa.

Si intentas restar más unidades de las disponibles, el stock no baja de cero.

Qué pasa al vender

Cuando la tarifa se usa como producto controlado, la línea comercial conserva su referencia, su precio, su coste y su tipo de IVA, muestra el stock disponible, y al producirse la salida descuenta las unidades del stock sencillo.

Si después se modifica la cantidad de una línea que afecta a existencias, la aplicación ajusta la diferencia:

• Si se aumenta la cantidad, descuenta las unidades adicionales.
• Si se reduce, devuelve al stock la diferencia.
• Si se elimina la línea, restaura sus unidades.

El stock sencillo no admite valores negativos: si una operación supera lo disponible, se queda en cero. Es un control básico, y no sustituye a la gestión detallada de almacén.

Tarifas usadas como servicios

1. Introducir el nombre del servicio.
2. Asignar familia y subfamilia.
3. Introducir el precio habitual.
4. Introducir el coste estimado, si quieres conocer el margen.
5. Seleccionar el IVA.
6. Dejar el stock actual, mínimo y máximo a cero.
7. Guardar la tarifa.

Hora de asesoría, mantenimiento mensual, reparación, desplazamiento, instalación, curso de formación, servicio de limpieza… Se usan en los documentos igual que un producto, pero sin control de existencias.

El resumen sigue mostrando sus unidades vendidas, coste acumulado y ventas sin IVA aunque los campos de stock estén a cero. Vender servicios no te deja fuera de los informes.

Tarifas o Almacén: cuál usar

Esta es la decisión que conviene tomar antes de empezar a meter productos:

Con Tarifas sabes cuánto hay. Con Almacén sabes además de dónde vino, cuándo y qué falta por llegar, que es lo que hace falta cuando compras a proveedores de forma habitual: ahí entran los pedidos de compra y sus recepciones.

Llevar un producto solo con Tarifas

1. Crear la tarifa.
2. Informar el precio y el coste.
3. Introducir el stock inicial con el botón +.
4. Configurar el stock mínimo.
5. Configurar el stock máximo.
6. Asignar un código de barras.
7. Usar la tarifa en los documentos de venta.
8. Revisar el stock periódicamente desde el listado.
9. Hacer ajustes manuales cuando haya compras, regularizaciones o pérdidas.

Este sistema te dice las existencias generales, pero no documenta de dónde salió cada entrada. Es el precio de la sencillez, y para mucha gente es un precio razonable.

En los documentos comerciales

Presupuestos

Las tarifas permiten buscar productos o servicios e insertarlos sin volver a escribir la descripción, recuperando precio, IVA y coste, y consultando el stock actual. Después puede cambiarse la cantidad, el precio o el descuento solo para ese presupuesto, y añadirse líneas libres cuando el concepto no está en el catálogo.

Un presupuesto no representa por sí solo una salida de mercancía.

Pedidos de clientes

En los pedidos se seleccionan tarifas por nombre, familia, subfamilia, referencia o código de barras. La línea conserva el identificador de la tarifa, la descripción, la cantidad, el precio unitario, el coste, el IVA, el descuento y el total.

Esa relación es la que permite que después los resúmenes sepan qué tarifa originó cada venta.

Albaranes y entregas

Cuando el producto entra en una línea de entrega, la aplicación puede descontar del stock sencillo las unidades entregadas.

Las líneas introducidas a mano, sin seleccionar una tarifa, no están asociadas a ningún artículo del catálogo: no permiten el mismo control automático y su coste se trata aparte. Es otra razón para tener el catálogo al día.

Facturas

La factura conserva la información económica de sus líneas: concepto, cantidad, precio, descuento, IVA y coste asociado. Eso permite analizar las ventas aunque después cambies el precio general de la tarifa.

Resúmenes

El listado permite elegir una fecha inicial y una final para generar el resumen:

1. Seleccionar Fecha desde.
2. Seleccionar Fecha hasta.
3. Aplicar un filtro si solo quieres analizar ciertos productos.
4. Pulsar imprimir resumen o exportar.

La fecha final no puede ser anterior a la inicial.

Resumen por producto

El PDF muestra, de cada tarifa: código o referencia, familia y subfamilia, nombre, precio de venta sin IVA, coste unitario, stock actual, mínimo y máximo, unidades vendidas en el periodo, coste total del periodo y venta total sin IVA.

Resumen por familia

El PDF incluye además una agrupación por familia con las unidades vendidas, el coste total y las ventas sin IVA. Los registros sin familia aparecen como Sin familia.

Es la vista que responde de un vistazo qué grupos generan más volumen, más coste y más facturación —siempre que las familias estén bien puestas, que es lo que se decide al crear cada tarifa—.

Exportación a Excel

El archivo incluye código, familia, subfamilia, nombre, PVP sin IVA, coste, stock actual, mínimo y máximo, unidades vendidas, coste total y venta sin IVA. Usa el periodo y los filtros que tengas seleccionados en pantalla.

Sirve para preparar inventarios, revisar precios, detectar productos con poco stock, calcular márgenes, comparar familias, hacer gráficos aparte y pasar información a administración o gerencia.

Coste, margen y valor del stock

Para que los resúmenes sirvan de algo, el coste tiene que estar actualizado. Si está a cero, las ventas se reflejan bien, pero el coste total sale a cero y el margen no es representativo. En productos físicos conviene un coste de adquisición razonable; en servicios, un coste interno estimado.

Margen

El informe enseña coste y venta por separado, y el margen se obtiene así:

Margen = Venta sin IVA − Coste total

Margen % = Margen ÷ Venta sin IVA × 100

Si cambias el coste o el precio

Modificar la ficha afecta a las operaciones nuevas. Las líneas ya creadas conservan los valores con los que se registraron, de modo que los informes históricos se basan en lo que valía la operación y no en el precio de hoy. Es el mismo criterio que en el resto del programa: los documentos guardan lo que era cierto cuando se hicieron.

Valor aproximado del stock

Valor del stock = Stock actual × Coste unitario

Es una valoración orientativa. Si necesitas coste medio ponderado, lotes, trazabilidad o valoración por movimientos, eso es gestión completa de almacén.

Recomendaciones y flujo

Flujo recomendado

1. Crear la tarifa.
2. Clasificarla por familia y subfamilia.
3. Informar precio, coste e IVA.
4. Añadir el código de barras.
5. Añadir imágenes si hacen falta.
6. Decidir si será servicio, stock básico o artículo de almacén.
7. Configurar el stock correspondiente.
8. Usarla en presupuestos y pedidos.
9. Revisar periódicamente costes y precios.
10. Generar resúmenes por fechas.
11. Exportar a Excel para análisis complementarios.

Ver el módulo de almacén Preguntar una duda concreta