Manual de uso

Manual del módulo de Facturas recibidas

El módulo de Facturas recibidas registra las facturas, tickets y documentos de compra que envían los proveedores, controla sus vencimientos y pagos, y genera automáticamente los asientos contables correspondientes.

La información queda separada por empresa y funciona igual en modo local que mediante microservicios.

El listado de facturas recibidas

Desde el listado se consultan todas las facturas registradas y se crea una nueva, se edita una existente, se elimina previa confirmación y se accede a sus vencimientos y pagos. También se busca por texto, se filtra por intervalo de fechas, se ordena, se vuelve a mostrar el listado completo y se navega por páginas de hasta 100 facturas.

Cada fila muestra el número interno, el proveedor y su NIF, la referencia interna, el número de factura del proveedor, la fecha de emisión, el tipo de documento, la cuenta de cargo, la base imponible, el IVA y el total.

Imprimir y exportar

Se puede imprimir el listado y exportarlo a Excel, y las dos cosas respetan los filtros aplicados. Eso es lo que convierte el listado en una herramienta de cierre: filtras un trimestre o un proveedor y obtienes ese resumen, con proveedor, NIF, números de factura, fechas, cuentas, bases, IVA, IRPF y total.

Crear una factura recibida

1. Pulsar Nueva factura.
2. Seleccionar el proveedor.
3. Indicar el tipo de documento.
4. Revisar las cuentas contables.
5. Introducir el número de factura del proveedor y la fecha de emisión.
6. Añadir las bases, los tipos de IVA y las posibles retenciones.
7. Definir los vencimientos.
8. Revisar los totales.
9. Pulsar Guardar o Guardar sin cerrar.

Los datos también se pueden rellenar a partir del PDF de la factura mediante OCR, una a una o con la importación en grupo de una carpeta entera: lectura e introducción con IA de facturas recibidas.

El proveedor y el número de factura del proveedor son obligatorios.

Tipo de documento

Puede ser factura, factura rectificativa, ticket u otro documento. El tipo identifica qué has recibido; el cálculo contable depende sobre todo de las bases, los impuestos, las retenciones, los totales y las cuentas asignadas.

Selección del proveedor

El selector busca escribiendo parte del nombre. Al elegirlo se cargan su razón social, NIF, dirección fiscal, código postal y localidad, provincia y país, su cuenta contable y la cuenta de cargo configurada en su ficha.

Las dos referencias y la fecha

Nuestra referencia es la referencia interna de tu empresa; N.º factura es el número que figura en el documento del proveedor.

La fecha de emisión es la que se usará para el asiento contable. Si excepcionalmente no existe, el sistema intenta usar la fecha de alta, pero conviene informarla siempre: es la que determina en qué periodo cae el gasto.

Las dos cuentas de la factura

Son las mismas dos de la ficha del proveedor, y por eso merece la pena dejarlas bien puestas allí: al seleccionar el proveedor, llegan solas a la factura.

La cuenta del proveedor

Representa la deuda que genera la factura. Normalmente es del grupo 40: 400xxxxx para proveedores y 410xxxxx para acreedores por prestaciones de servicios.

La cuenta debe tener ocho dígitos, existir en el plan contable, estar bien asociada al proveedor y llevar el NIF informado si quieres que pueda localizarse automáticamente por documento fiscal.

Para resolverla, el sistema usa primero la cuenta guardada en la factura; si no es válida, busca en el plan contable una cuenta cuyo NIF coincida con el del proveedor.

La cuenta de cargo o contrapartida

Indica dónde se contabiliza la base imponible: 600 compras de mercaderías, 601 materias primas, 602 otros aprovisionamientos, 621 arrendamientos, 622 reparaciones, 623 servicios profesionales, 624 transportes, 625 seguros, 626 servicios bancarios, 627 publicidad, 628 suministros y 629 otros servicios.

Lo recomendable es asignarla en la ficha de cada proveedor, y que viaje sola a cada factura suya. También puede buscarse por código o descripción desde la propia factura.

Si no se informa, la contabilización intenta usar la cuenta general del parámetro CUENTA_COMPRAS_GENERAL, que de fábrica es 60000000.

Bases, IVA e IRPF

La parte inferior de la factura admite una o varias líneas fiscales, cada una con base imponible, tipo e importe de IRPF, tipo y cuota de IVA, y total de la línea.

Total de línea = Base imponible + IVA − IRPF

Al cambiar la base o los porcentajes se recalculan los importes, y el botón Recalcular vuelve a actualizar todas las líneas y los totales generales.

Facturas con varios tipos de IVA

Cuando una factura lleva tipos distintos, se crea una línea por cada combinación fiscal:

Al contabilizar, las cuotas se agrupan por sus correspondientes cuentas de IVA soportado.

Retenciones de IRPF

Cuando el proveedor practica retención, se introduce la base, se informa el porcentaje de IRPF, el sistema calcula la retención y el total pendiente de pago se reduce en ese importe:

La retención se contabiliza en la cuenta del parámetro CUENTA_RETENCIONES_PRACTICADAS, que de fábrica es 47510000.

Totales de la factura

Los totales salen de las líneas fiscales: total de base imponible, total de IRPF, total de IVA y total de la factura.

Total factura = Bases + IVA − IRPF

Los totales deben coincidir con el documento original del proveedor antes de guardar. Es la comprobación que evita arrastrar un error hasta el asiento.

Vencimientos

Una factura puede tener uno o varios vencimientos, cada uno con su referencia, su fecha y su importe. Los botones + y − añaden y retiran vencimientos.

Una factura de 1.200 € pagadera en tres plazos quedaría así:

Comprueba que la suma de los vencimientos coincide con el total de la factura. Con ellos se controlan después los importes pendientes, los pagos parciales, las facturas ya pagadas del todo y las fechas previstas de pago.

Registrar pagos

Desde el listado se abre la pantalla de pagos de una factura. Cada pago lleva fecha, forma de pago, cuenta de pago, concepto, importe y observaciones.

El sistema guarda el pago vinculado a la factura y calcula el total pagado anteriormente, el total acumulado y el importe pendiente. Se admiten pagos parciales y también importes negativos, para registrar reintegros o devoluciones.

Contabilizar las facturas

Una factura no se contabiliza por guardarla. Primero se revisa y después se usa el botón Contabilizar del listado.

El sistema procesa las facturas visibles con los filtros que tengas puestos y:

• Contabiliza las que tienen toda la información necesaria.
• Omite las que ya estaban contabilizadas.
• Omite las que tienen datos incompletos.
• Informa del motivo de cada omisión.
• Vincula la factura con el asiento creado, para evitar duplicados.

Que trabaje sobre las facturas visibles es una ventaja: filtras un proveedor o un periodo y contabilizas solo eso. El diario se toma del parámetro DIARIO_COMPRAS, que de fábrica es COM.

El asiento que genera

Con el ejemplo de antes —1.000 € de base, 21 % de IVA y 15 % de retención—:

El asiento queda cuadrado. Fíjate en que la retención no reduce el gasto ni el IVA: reduce lo que le debes al proveedor, y el importe retenido queda en una cuenta aparte, porque es dinero que ingresarás tú en Hacienda.

Cuentas de IVA soportado

Para cada tipo de IVA, la aplicación busca su cuenta de IVA soportado. Si la factura tiene varios tipos, genera un apunte por cada cuenta.

Si la cuenta que hace falta no existe en el plan contable, la factura se omite y se muestra el motivo. Por eso conviene tener creadas de antemano las cuentas de los tipos que uses habitualmente: es el fallo más común la primera vez que se contabiliza en bloque.

Rectificativas e inmovilizado

Facturas rectificativas y cantidades negativas

Las rectificativas pueden registrarse con importes negativos cuando corresponda, y la automatización respeta el signo: un importe positivo va a su lado normal y uno negativo pasa al lado contrario del asiento.

Así se genera la reversión contable correctamente, sin apuntes negativos mal puestos. Conviene comprobar que bases, IVA, retenciones y total guardan una relación coherente con el documento rectificativo recibido.

Facturas de inmovilizado

Cuando la cuenta del proveedor pertenece a los grupos específicos de proveedores de inmovilizado, como 523 o 173, la aplicación identifica que puede tratarse de una adquisición de inmovilizado. En ese caso:

• La base no se contabiliza en una cuenta ordinaria de compras o gastos.
• Se pide una cuenta del grupo 21.
• Se propone una cuenta de inmovilizado cuando es posible.
• Puedes confirmar la cuenta y su descripción.
• Se crea la relación necesaria para el control posterior del elemento.

Si cancelas la selección o la cuenta no es válida, la factura se omite y no se genera un asiento incorrecto. Es preferible quedarse sin asiento que llevarse una máquina a la cuenta de compras.

Contabilizar los pagos

Los pagos se contabilizan por separado de las facturas. El asiento normal lleva la cuenta del proveedor al Debe y la de caja o banco al Haber:

El diario se toma del parámetro DIARIO_PAGOS, que de fábrica es PAG. Antes de contabilizar se comprueba que exista fecha de pago, que el importe sea distinto de cero, que la cuenta de pago tenga ocho dígitos y pertenezca al grupo 57, que las dos cuentas existan en el plan contable y que el pago no se haya contabilizado ya.

Por qué una factura queda omitida

Al terminar, el sistema muestra un resumen con las facturas contabilizadas, las que ya lo estaban, las omitidas y el motivo de cada incidencia. Una factura se omite si:

• No tiene identificador.
• Ya estaba contabilizada.
• No tiene fecha.
• Su importe es cero.
• No se encuentra la cuenta del proveedor.
• La cuenta de cargo no existe.
• Falta una cuenta de IVA soportado.
• Falta la cuenta de retenciones.
• Se detecta un inmovilizado y no se selecciona una cuenta válida.
• Alguna cuenta no pertenece al plan contable de la empresa.

Ese resumen es la herramienta de trabajo: casi todas las omisiones se arreglan creando una cuenta o completando la ficha del proveedor, y volviendo a pulsar Contabilizar.

La factura no es la recepción

La factura recibida es el documento económico y contable. La entrada de mercancía es otra cosa, y conviene no mezclarlas:

Registrar una factura recibida no sustituye a la recepción de la mercancía. Las existencias se actualizan con la entrada de almacén correspondiente, nunca con la factura.

Mantenerlo separado es lo que te permite controlar a la vez la mercancía pedida y pendiente, la recibida, las facturas, los importes pendientes de pago, los asientos de compra y los de pago. El ciclo completo está explicado aquí.

Parámetros de configuración

Cuatro parámetros gobiernan la automatización. Vienen con un valor de fábrica y se ajustan a la configuración contable de cada empresa:

Procedimiento recomendado

El orden que hace que la automatización contable sea fiable:

1. Crear o revisar la ficha del proveedor.
2. Asignar su cuenta contable.
3. Asignar su cuenta habitual de cargo o contrapartida.
4. Registrar la factura recibida.
5. Separar las bases por tipos de IVA e IRPF.
6. Revisar los totales contra el documento del proveedor.
7. Añadir los vencimientos.
8. Guardar la factura.
9. Registrar los pagos cuando se produzcan.
10. Revisar el listado con los filtros.
11. Ejecutar la contabilización de facturas.
12. Revisar el resumen de resultados.
13. Contabilizar después los pagos.
14. Comprobar los asientos generados en el diario.

Así quedan diferenciados y a la vez relacionados el documento del proveedor, su fiscalidad, los vencimientos, los pagos y los asientos. Ver el módulo de contabilidad.

Los grupos y ejemplos de cuentas que aparecen aquí son los habituales del Plan General Contable. Qué cuenta corresponde en cada caso depende de tu plan y de tu actividad: consúltalo con tu asesoría.

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