Manual de uso · Contabilidad

Manual de configuración de la contabilidad

Antes de contabilizar nada hay que decirle al programa qué cuenta usar para cada cosa. Esta página cubre esa preparación —la configuración de contabilidad y el plan contable— y lo que viene después: cómo se contabilizan facturas, cobros y pagos, y de dónde salen el Diario, el Mayor, Sumas y Saldos, el Balance de Situación y Pérdidas y Ganancias.

La configuración y los datos se mantienen separados por empresa.

Qué hay en el módulo

Desde el panel principal se entra en Contabilidad, que contiene:

La configuración, antes que nada

Antes de contabilizar ningún documento conviene preparar las cuentas generales que van a usar los procesos automáticos, en Contabilidad → Configuración. La pantalla se divide en tres partes: facturas emitidas, facturas recibidas y tesorería.

Hay además un campo de dígitos de las cuentas, que define las longitudes admitidas para los códigos —por ejemplo 4-6-8—. No renumera nada de lo que ya exista.

Cuentas de ventas

IVA repercutido

Relaciona cada porcentaje de IVA de ventas con su cuenta: 21 % → 47700021, 10 % → 47700010, 4 % → 47700004, y una cuenta configurada para las operaciones sin cuota.

Con Añadir IVA se incorpora otra relación. Borrar quita la relación de la configuración, pero no borra la cuenta del plan contable.

Cuentas de compras

IVA soportado

Igual que en ventas, cada tipo con su cuenta: 21 % → 47200021, 10 % → 47200010, 4 % → 47200004.

El IVA soportado de compras y el repercutido de ventas son configuraciones independientes. Configurar uno no configura el otro.

Cuentas de tesorería

La caja de efectivo se usa para cobros y pagos en metálico: ocho dígitos y empezando por 570, con la propuesta 57000000.

De cuentas bancarias se pueden añadir varias, y la primera queda como banco general; la propuesta inicial es 57200000. Cada una debe tener ocho dígitos, empezar por 572 y existir ya en el plan contable.

El botón «Crear cuentas necesarias»

Prepara de una vez la configuración básica para que la contabilización automática funcione. Al pulsarlo, la aplicación completa los campos vacíos con propuestas, revisa las cuentas generales de ventas, compras y tesorería, prepara las de IVA por porcentaje, propone las de retenciones, comprueba cuáles existen ya, crea solo las que faltan, guarda las relaciones y vuelve a consultarlas para confirmar que se han guardado.

Al terminar informa de cuántas cuentas ha creado y cuántas ya existían.

No importa el Plan General Contable entero ni crea ningún asiento. Prepara las cuentas mínimas para que los automatismos puedan trabajar, nada más.

Crear cuentas e importar el plan

Crear una cuenta a mano

El botón Crear cuenta abre la ficha, con código, descripción, tipo de cuenta, naturaleza deudora o acreedora, indicación de cuenta auxiliar, estado de bloqueo y NIF o CIF asociado cuando corresponda.

1. Introducir un código de ocho dígitos.
2. Escribir la descripción.
3. Revisar el tipo y la naturaleza propuestos.
4. Indicar si es auxiliar.
5. Guardar.
6. Cerrar y después seleccionarla en la configuración que corresponda.

Crear una cuenta no la asigna a nada. Que exista en el plan no la convierte en la cuenta de ventas, de compras, de IVA, de caja ni de bancos: eso se elige en la configuración.

Importar el plan contable

Desde la configuración, el botón Plan contable ofrece dos caminos:

Al importar directamente, la aplicación interpreta la primera fila como cabecera, la primera columna como código y la segunda como descripción; crea las cuentas que no existan, conserva las existentes, evita duplicados, muestra el progreso e informa de cuentas importadas, filas omitidas y errores.

Importar un archivo propio

Desde Contabilidad → Cuentas → Importar se elige un Excel propio, y se abre una pantalla para relacionar sus columnas con los campos de destino. Antes de ejecutar conviene comprobar la columna del código, la de la descripción, cuál es la primera fila de datos, el formato de los códigos, si hay cuentas duplicadas y si hay filas vacías o incorrectas. Después, revisar el listado de cuentas.

El listado de cuentas

Permite crear y editar cuentas, buscar por código, descripción o NIF, filtrar por tipo, por naturaleza y por número de dígitos, ordenar, paginar, ver todo, imprimir, exportar a Excel e importar desde Excel. La exportación incluye el conjunto filtrado, no solo la página que se ve.

Los cuatro asientos automáticos

Toda la automatización se apoya en cuatro operaciones. Conviene conocerlas aunque salgan solas, porque es lo que permite revisar si un asiento ha salido bien.

1. Factura emitida

Si hay varios tipos de IVA, se genera un apunte por cada cuenta de IVA.

2. Cobro de cliente

El cobro se contabiliza aparte de la factura, y un cobro parcial genera un asiento solo por lo cobrado.

3. Factura recibida

Está explicado con un ejemplo con cifras en el manual de facturas recibidas.

4. Pago a proveedor

Un pago parcial contabiliza solo el importe de ese movimiento.

Contabilizar facturas, cobros y pagos

Guardar un documento no genera siempre el asiento en ese momento. La automatización arranca con el botón Contabilizar de cada listado:

En facturas emitidas se revisa el estado de la factura, la fecha de emisión, el cliente y su NIF, su cuenta, la cuenta de ventas, las bases imponibles, los tipos y cuotas de IVA, las retenciones y si ya estaba contabilizada. En facturas recibidas, el proveedor y su NIF, el número y la fecha, la cuenta del proveedor, la de cargo, las bases, el IVA soportado, el IRPF y el estado; las compras de inmovilizado pueden pedir además la cuenta de inmovilizado, su descripción, la fecha inicial y los datos de amortización.

Los cobros necesitan fecha, importe, cuenta del cliente, cuenta de caja o banco y concepto. Si falta algo, se abre Corregir cobro para contabilizar, desde donde se completan los datos o se decide omitir ese cobro. Los pagos comprueban fecha, importe, proveedor, cuenta del proveedor, cuenta de pago y estado.

Se puede contabilizar el conjunto filtrado o, en cobros y pagos, usar el icono contable de una fila para procesar solo ese movimiento.

Qué hacer con lo que queda omitido

Al terminar se muestra un resumen con los documentos contabilizados, los que ya lo estaban, los omitidos y el motivo de cada omisión. Antes de repetir conviene revisar la cuenta del cliente o del proveedor, la cuenta de cargo, la relación del tipo de IVA, la cuenta de caja o banco, la fecha, el estado del documento, las bases y cuotas, y la marca de contabilización.

Asientos a mano

Desde Contabilidad → Asientos se crea, edita, busca, filtra por fechas, ordena, exporta, se consultan los apuntes de un asiento y se borra previa confirmación.

1. Pulsar Nuevo asiento.
2. Introducir la fecha.
3. Seleccionar el tipo de operación.
4. Escribir la descripción.
5. Añadir líneas con el botón +.
6. Seleccionar la cuenta de cada apunte.
7. Introducir el concepto.
8. Indicar el importe en Debe o en Haber.
9. Comprobar los totales.
10. Guardar.

La aplicación impide guardar asientos descuadrados, apuntes sin cuenta, líneas con Debe y Haber a la vez, importes negativos, cuentas inexistentes y líneas con cuenta pero sin movimiento.

Diario, Mayor e informes

Diario

Muestra todos los apuntes con fecha, número de asiento, cuenta, descripción de la cuenta, concepto, Debe y Haber. Permite filtrar por fechas, buscar movimientos, ordenar columnas, paginar, imprimir en PDF, exportar e importar movimientos desde Excel.

Un asiento con varias líneas aparece como varios apuntes, que es lo propio del Diario.

Mayor

Agrupa los movimientos por cuenta, con fecha, asiento, documento, concepto, Debe, Haber, saldo acumulado y totales. Es la vista para revisar una cuenta concreta: qué le ha pasado a un cliente, a un proveedor o a una cuenta de gasto.

Balance de Sumas y Saldos

Sumas del Debe y del Haber, saldos deudores y acreedores, agrupaciones contables y avisos de posibles asientos descuadrados.

Balance de Situación y Pérdidas y Ganancias

El Balance de Situación clasifica las cuentas en activo, patrimonio neto y pasivo. Pérdidas y Ganancias agrupa ingresos y gastos y calcula el resultado del periodo elegido.

Cierre y apertura del ejercicio

El cierre de año regulariza las cuentas de los grupos 6 y 7, lleva el resultado a la cuenta correspondiente y genera el asiento de cierre de las cuentas de los grupos 1 a 5. Debe hacerse después de revisar facturas, cobros, pagos, saldos y asientos descuadrados.

La apertura de año genera el asiento inicial del ejercicio nuevo con los saldos de las cuentas de los grupos 1 a 5 del ejercicio anterior. Antes hay que comprobar que el cierre anterior es correcto.

Recomendaciones

• Configurar las cuentas antes de empezar a contabilizar.
• Importar el plan o usar «Crear cuentas necesarias».
• Asignar una cuenta auxiliar a cada cliente y a cada proveedor.
• Configurar todos los tipos de IVA que se usen.
• Revisar caja y bancos.
• Contabilizar primero las facturas y después los cobros o pagos.
• Comprobar los resultados en Asientos y en el Diario.
• Usar el Mayor para revisar una cuenta concreta.
• No borrar cuentas que tengan movimientos.
• No repetir una contabilización sin comprobar si el documento ya tiene asiento.
• Copia de seguridad antes del cierre y la apertura anual.
• Consultar con el responsable contable ante cualquier duda de clasificación.

Este manual explica cómo funciona el programa. Cómo debe clasificarse contablemente una operación concreta depende de tu plan y de tu actividad: consúltalo con tu asesoría o con quien lleve la contabilidad.

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