Manual de uso · Proveedores y compras

Manual de lectura e introducción con IA de facturas recibidas

SigPyme puede registrar una factura recibida a partir de su archivo PDF: mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres) e inteligencia artificial, SigPyme analiza el documento, identifica sus principales datos y ayuda a completar automáticamente la ficha. Se puede hacer de dos formas: una a una, revisando cada factura antes de incorporarla, o de golpe, procesando todos los PDF de una carpeta.

Introducción individual

Desde la pantalla de una nueva factura recibida, pulsa el botón Leer con IA (Adjuntar factura PDF). SigPyme permite seleccionar un documento de la carpeta Descargas o buscarlo en otra ubicación. El PDF debe cumplir estas condiciones:

Una vez seleccionado, SigPyme muestra una barra de progreso mientras prepara y analiza el documento.

Datos que identifica la IA

El sistema intenta reconocer la razón social del proveedor, su CIF, NIF o identificador fiscal, sus datos de contacto y dirección, el número de factura, la fecha de emisión, el tipo de documento, la referencia, los conceptos facturados, las bases imponibles, los tipos y cuotas de IVA, las retenciones de IRPF, el importe total, la forma de pago y los vencimientos.

SigPyme también busca el CIF de la empresa activa, para distinguir correctamente al emisor de la factura y al destinatario.

Comprobación del proveedor

El proveedor se busca principalmente por su CIF o NIF.

Si el proveedor ya existe

SigPyme lo vincula con la factura y muestra el mensaje «Proveedor localizado».

Si el proveedor no existe

La pantalla de revisión ofrece el botón Crear proveedor, que abre su ficha con los datos encontrados en el PDF: razón social, CIF o NIF, dirección, código postal, localidad y provincia, país, teléfono y correo electrónico, página web, forma de pago, e IBAN cuando aparezca en el documento. Esos datos deben revisarse antes de guardar la nueva ficha; una vez creado el proveedor, se puede continuar con la factura.

Comprobación del CIF de la empresa

Si la IA no localiza expresamente el CIF de la empresa activa, SigPyme muestra una advertencia, pero permite continuar tras revisar el documento.

Si encuentra un CIF de destinatario diferente, muestra una pantalla con el CIF encontrado en el PDF, el CIF de la empresa activa, la opción Omitir y continuar y una opción para cancelar el proceso.

Revisión antes de aplicar los datos

Antes de rellenar la ficha aparece la pantalla Revisar factura analizada, con un resumen del proveedor identificado, la coincidencia con el proveedor de SigPyme, el número y la fecha de factura, la confianza del análisis, la base imponible, el IVA, el IRPF, el total, y los avisos y posibles incidencias. También se pueden desplegar los conceptos, el desglose fiscal y los vencimientos detectados.

Al pulsar Aplicar a la ficha, los datos se incorporan al formulario, pero todavía no quedan guardados: el usuario puede corregir cualquier campo antes de pulsar Guardar.

Control de facturas duplicadas

SigPyme comprueba que la factura no esté registrada anteriormente. Se considera repetida cuando coinciden el proveedor —identificado por su CIF/NIF o código interno— y el número de factura, normalizado para evitar diferencias por espacios, guiones o formatos. Este control se aplica tanto en la introducción individual como en la importación conjunta.

Importación conjunta desde una carpeta

En el listado de facturas recibidas se encuentra la opción Importar carpeta IA (Importar y contabilizar carpeta).

1. Pulsa el botón de importación.
2. Selecciona la carpeta que contiene las facturas.
3. SigPyme localiza todos los PDF contenidos directamente en esa carpeta.
4. Confirma el número de documentos encontrados.
5. El programa los procesa uno por uno, mostrando una barra de progreso.

Los documentos se analizan por orden alfabético del nombre de archivo.

Una bandeja de entrada para un lote de PDFs

SigPyme sí permite la importación en grupo de PDFs mediante OCR. La carpeta funciona como una bandeja de entrada inteligente: vas soltando en ella los PDF de las facturas según te llegan y, cuando quieres procesar el lote, SigPyme los lee todos a la vez, de forma automática, con las mismas comprobaciones que en la introducción individual. Conviene que la carpeta contenga solo facturas pendientes de procesar.

Comprobaciones automáticas

Antes de guardar cada factura, SigPyme verifica:

Solamente las facturas que superan estas comprobaciones se guardan y se intentan contabilizar.

Documentos que requieren revisión manual

Una factura se omite automáticamente cuando corresponde a otra empresa, no se puede identificar su número, el proveedor no está registrado, ya existe la misma factura para ese proveedor, los importes no cuadran, la confianza de la IA es inferior al 80 %, o se produce un error durante el análisis.

Al terminar se muestra un resumen con las facturas encontradas, guardadas, contabilizadas, duplicadas, sin proveedor, omitidas, no contabilizadas, y los errores detectados. El detalle indica el resultado concreto de cada PDF.

Archivo de los documentos originales

Las facturas recibidas con IVA se guardan también en el archivo documental local de SigPyme, en:

Documentos/SigPyme/Facturas recibidas/

Dentro se crea automáticamente una subcarpeta por proveedor, con el formato CIF-NIF - Razón social del proveedor —por ejemplo, B39790332 - BCM Consultores—. El documento se guarda con un nombre que incluye la fecha de emisión, el número de factura y el identificador interno de SigPyme, con un formato aproximado como 2026-08-01_2026-409__identificador.pdf.

SigPyme copia el PDF al archivo documental: el archivo original no se elimina ni se mueve de su carpeta de origen.

Seguridad durante el archivo

En la importación conjunta, si una factura con IVA no puede archivarse correctamente, queda registrada pero no se contabiliza automáticamente; el resumen informa del problema para que pueda corregirse. En la introducción individual, si falla la copia del PDF, SigPyme avisa de que la factura se ha guardado pero el documento no ha podido archivarse.

Consultar una factura después

Cada registro del listado tiene un botón PDF: SigPyme busca el documento asociado mediante el identificador interno de la factura y lo abre con el visor predeterminado del sistema. El listado también tiene un acceso al Archivo local de facturas (el botón Archivo de PDF), que abre directamente Documentos/SigPyme/Facturas recibidas/, donde están todas las facturas organizadas por proveedor.

Recomendaciones de uso

• Comprueba siempre el proveedor y el número de factura.
• Revisa especialmente el IVA, las retenciones y los vencimientos.
• Da de alta al proveedor antes de contabilizar.
• No modifiques ni elimines manualmente el identificador añadido al nombre del PDF archivado.
• Conserva una copia de seguridad periódica de la carpeta documental.
• Usa la importación conjunta con carpetas que contengan únicamente facturas pendientes de procesar.
• Revisa el informe final de la importación antes de mover o eliminar los documentos originales.

La introducción mediante IA reduce el trabajo manual y acelera el registro de compras, manteniendo controles sobre proveedores, duplicados, importes, contabilización y conservación de los documentos originales.

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