Manual de uso

Manual del módulo de Pedidos a proveedores

El módulo Pedidos a proveedores prepara órdenes de compra, las envía al proveedor, controla la mercancía pendiente de recibir y registra las recepciones, que son las que aumentan el stock.

El listado de pedidos

Desde Proveedores/Compras > Pedidos proveedor se abre el listado. Desde ahí se ven todos los pedidos, se busca por proveedor, NIF, código, referencia o dirección de entrega, se ordenan los resultados, se crea un pedido, se abre y edita uno existente, se visualiza la orden de compra, se envía por correo y se elimina con el botón de papelera.

También se consultan las cantidades pedidas y recibidas, y qué mercancía sigue pendiente. Cada empresa ve y modifica solo sus propios pedidos.

La dirección de entrega

Antes de empezar a pedir conviene configurar la dirección habitual de recepción. Desde Proveedores/Compras > Configuración se define el nombre o lugar de entrega, la dirección, el código postal, la población, la provincia y el país, más la persona de contacto y su correo electrónico.

Esa información se carga sola en cada pedido nuevo, y evita reescribir la dirección del almacén, la tienda, la oficina o el centro de trabajo donde se recibe.

Cambiarla en un pedido concreto

Aunque haya una dirección predeterminada, cada pedido puede llevar otra: otro almacén, una tienda, una obra, la sede de un cliente, un centro de producción, una delegación o cualquier dirección alternativa.

El cambio hecho dentro del pedido afecta solo a ese pedido, salvo que además se cambie la configuración general.

Crear un pedido

1. Abrir Pedidos proveedor.
2. Pulsar Nuevo pedido.
3. Comprobar la dirección de entrega cargada.
4. Introducir la fecha prevista de entrega, si se conoce.
5. Seleccionar el proveedor y revisar sus datos.
6. Añadir los artículos.
7. Indicar cantidades, IVA y precios.
8. Añadir observaciones.
9. Guardar.
10. Visualizar la orden.
11. Enviarla por correo o imprimirla.

El pedido también se puede crear a partir del albarán del proveedor, en PDF o en imagen: lectura de albaranes con IA.

Datos automáticos

La aplicación asigna el número de pedido, el identificador único, la fecha del pedido, la empresa propietaria, el usuario de creación y las fechas de creación y modificación. El número no se introduce a mano: al guardar un pedido nuevo, la aplicación recupera el número asignado y lo muestra en la ficha.

Selección del proveedor

El campo Proveedor busca y selecciona una ficha existente, y al elegirla se cargan su código, razón social o nombre comercial, NIF, teléfono y correo, cuenta contable y cuenta de cargo, y las referencias y artículos relacionados con él.

Si los datos fiscales o de contacto no están bien, se corrigen en la ficha del proveedor para que queden disponibles en los pedidos siguientes, no solo en este.

Artículos y referencias del proveedor

Al seleccionar un proveedor, la ficha muestra sola los artículos relacionados con él. El bloque Artículos del proveedor en almacén evita tener que buscar a mano por todo el catálogo, y de cada artículo enseña la referencia interna, la descripción, la referencia del proveedor, el coste y la acción para añadirlo al pedido.

Las dos referencias

Aquí está la parte que más problemas evita con el proveedor:

La orden de compra muestra la referencia del proveedor cuando existe, porque es la que le permite localizar el artículo que le pides. Es la diferencia entre un pedido que se sirve solo y uno que acaba en una llamada para aclarar qué es «ART-00125».

Relacionar un artículo con su proveedor

Para que un artículo aparezca al seleccionar un proveedor tiene que estar relacionado con él en la ficha del artículo. La relación puede incluir el identificador y el nombre del proveedor, la referencia interna, la referencia que usa el proveedor, el coste habitual, la activación para compras e información comercial adicional.

1. Abrir la ficha del artículo.
2. Seleccionar el proveedor.
3. Introducir la referencia que usa ese proveedor.
4. Indicar el coste habitual.
5. Activar el artículo para compras, si corresponde.
6. Guardar la ficha.

A partir de ahí, ese artículo aparecerá en el listado de ese proveedor con su referencia.

Añadir un artículo al pedido

1. Localizar el artículo en el bloque del proveedor.
2. Revisar su referencia y descripción.
3. Pulsar Añadir.
4. Indicar las unidades.
5. Revisar el tipo de IVA.
6. Revisar el precio o coste unitario.
7. Confirmar la línea.

La línea pasa al bloque Líneas del pedido.

Líneas, totales y observaciones

Cada línea puede llevar referencia interna, descripción, referencia del proveedor, unidades solicitadas, tipo de IVA, precio o coste unitario, total, unidades recibidas y estado de recepción. Desde sus acciones se edita la línea, se cambia cantidad o precio, se revisa el IVA, se elimina o se comprueba lo recibido.

La ficha muestra el número de líneas, las unidades pedidas, el importe total, el IVA aplicado y el total del pedido. Conviene revisar los totales antes de guardar y enviar.

Observaciones

El campo Observaciones lleva las instrucciones para el proveedor: fecha límite de entrega, horario de recepción, persona de contacto, condiciones de transporte, forma de embalaje, referencia interna, instrucciones especiales o el lugar exacto de descarga.

Estas observaciones pueden aparecer en el documento enviado, así que es el sitio donde poner lo que de verdad hace falta que el proveedor lea.

Guardar, visualizar, imprimir y enviar

Guardar registra el pedido y cierra la ficha; Guardar sin cerrar registra y deja seguir trabajando; Cerrar sin guardar descarta lo pendiente.

Antes de guardar conviene comprobar el proveedor, la dirección de entrega, la fecha, los artículos, las referencias, las cantidades, los precios, el IVA y las observaciones.

Visualizar la orden de compra

El botón Visualizar genera el documento del pedido, con los datos de la empresa y del proveedor, el número y la fecha, la dirección de entrega y la fecha prevista, los artículos con sus referencias internas y las del proveedor, cantidades, precios, IVA, totales y observaciones.

Conviene visualizarlo siempre antes de enviarlo. Es el momento de ver lo que va a leer el proveedor, no lo que tú crees que has puesto.

Imprimir

En macOS se abre el diálogo de impresión del sistema: elegir impresora, tamaño y orientación, número de copias, imprimir o guardar como PDF. En Windows se usa el sistema de impresión de Windows, con selección de impresora, copias, tamaño y orientación, impresión física o en PDF si está disponible.

Enviar por correo

El botón Correo prepara la orden para el proveedor, tomando el destinatario del correo guardado en su ficha. Antes de enviar hay que comprobar:

• Que el correo del proveedor es correcto.
• Que la orden pertenece al proveedor seleccionado.
• Que el PDF contiene todas las líneas.
• Que la dirección de entrega es correcta.
• Que las referencias del proveedor aparecen bien.
• Que las cantidades y los precios están revisados.

En macOS se usa Mail: la aplicación prepara destinatario, asunto, texto y la orden adjunta, y lo envías tú desde Mail tras revisarlo. En Windows se usa el correo configurado en la aplicación, con cuenta remitente, destinatario, asunto, mensaje y PDF adjunto. Si no hay correo configurado, hay que completar antes esa configuración.

Editar y eliminar

El botón Editar vuelve a abrir la ficha, y permite modificar la fecha prevista, la dirección de entrega, el contacto, las observaciones, los artículos, las cantidades, los precios y el IVA.

Eliminar un pedido

La papelera borra el pedido cuando la operación está autorizada. Antes hay que comprobar si ya se envió al proveedor, si existen recepciones, si hay mercancía incorporada al stock, si existe una factura recibida relacionada y si tiene registros contables.

Si ya hay movimientos posteriores, es preferible conservarlo o cancelarlo operativamente para no perder la trazabilidad.

Qué mueve el stock y qué no

Esta es la tabla que resuelve la mayoría de las dudas de este módulo:

Mientras la mercancía no llegue, esas unidades están pedidas y pendientes de recibir, pero no son stock real. El pedido sirve para conocer las entradas futuras; el almacén solo sube con la recepción.

La entrada física de mercancía y la factura son procesos distintos. Una factura recibida sin recepción no aumenta el stock, y no debe hacerlo: si lo hiciera, bastaría con que el proveedor facturase antes de enviar para que el almacén mintiera. Es la misma lógica que en las ventas, donde un pedido de cliente tampoco descuenta hasta que se entrega.

Pedidos pendientes de recibir

Los pedidos guardados con unidades sin recibir aparecen en Almacén > Entradas > Pedidos pendientes de recibir de proveedores. Es el listado de lo que esperas que llegue, y muestra el número y la fecha del pedido, la fecha prevista, el proveedor, el artículo con su referencia interna y la del proveedor, la descripción, y las unidades pedidas, recibidas y pendientes.

Se filtra por fecha inicial y final, número de pedido, proveedor, artículo, referencia interna y referencia del proveedor, y se ordena para localizar rápido las entregas esperadas.

Registrar la recepción

1. Abrir los pedidos pendientes de recibir.
2. Localizar el pedido.
3. Seleccionar la línea.
4. Indicar las unidades recibidas.
5. Confirmar la recepción.
6. Revisar las unidades pendientes.
7. Comprobar la actualización del stock.

Recepción completa

Cuando llegan todas las unidades solicitadas:

Pedidas 10 · Recibidas 10 · Pendientes 0

La línea deja de figurar como pendiente y el stock sube en 10 unidades.

Recepción parcial

Cuando solo llega una parte:

Pedidas 10 · Primera recepción 4 · Pendientes 6

El stock sube en 4 unidades, la recepción queda registrada, se mantienen 6 pendientes y la línea sigue en el listado de pendientes. Cuando llegan las 6 restantes, el stock sube otras 6, el total recibido pasa a 10, la cantidad pendiente pasa a 0 y la línea queda completada.

Varias recepciones

Un pedido puede recibirse en varias entregas, y cada recepción conserva su fecha, el pedido, el proveedor, el artículo, la cantidad pedida, la cantidad recibida en esa entrada, el total acumulado y la cantidad pendiente.

Eso es lo que permite ver el historial de entregas de cada proveedor, que dice bastante más sobre cómo sirve que cualquier promesa comercial.

Historial de recepciones

Desde Almacén > Entradas > Recepciones de proveedores se consulta la mercancía ya recibida: fecha de recepción, número de pedido, proveedor, artículo con sus dos referencias, descripción, cantidad pedida y cantidad recibida.

Es lo que se usa para comprobar albaranes, resolver diferencias y revisar entradas de stock.

El artículo y la factura recibida

En la ficha del artículo

La ficha del artículo puede mostrar el proveedor asignado, la referencia del proveedor, el coste, las unidades pedidas, las recibidas y las pendientes de recibir, el stock actual, el stock disponible y la activación para compras.

Con pedidos y recepciones al día, esa ficha responde a la pregunta que importa al vender: de cuánto voy a disponer y cuándo, no solo cuánto hay ahora.

Facturas recibidas

Una factura recibida puede corresponder a uno o varios pedidos. Antes de registrarla o validarla conviene comprobar que el proveedor coincide, que las referencias coinciden, que las cantidades facturadas se corresponden con las pedidas, que los precios coinciden, que la mercancía ha sido recibida y que las bases e impuestos son correctos.

Registrar la factura no aumenta el stock: el stock ya se actualizó con la recepción. Después vienen los vencimientos, los pagos y la contabilización, con las cuentas que estén configuradas en la ficha del proveedor.

Diferencias y problemas habituales

Lo recibido no coincide con lo pedido

• Registrar solo la cantidad realmente recibida.
• Mantener el resto pendiente.
• Añadir observaciones.
• Contactar con el proveedor.
• Comparar la referencia del proveedor.
• Revisar el albarán.
• No marcar como completa una recepción parcial.

Si llega más mercancía de la pedida, hay que revisarlo antes de registrarlo: puede ser un error del proveedor, y darlo por bueno descuadra a la vez el stock y la factura.

Al seleccionar el proveedor no aparecen artículos

1. Comprobar que el artículo existe.
2. Abrir su ficha.
3. Verificar que está activado para compras.
4. Asignar el proveedor.
5. Introducir la referencia del proveedor.
6. Revisar el coste.
7. Guardar.
8. Volver a abrir o actualizar el pedido.

Un artículo aparece con el proveedor equivocado

Se abre la ficha del artículo, se revisa el proveedor asignado, se corrige la relación, se revisan su referencia y su coste, se guarda y se actualiza el pedido. La relación bien puesta es lo que hace que cada proveedor muestre únicamente sus artículos.

Flujo completo y comprobaciones

1. Crear o revisar la ficha del proveedor.
2. Asignarle cuenta contable y contrapartida.
3. Relacionar los artículos con el proveedor.
4. Introducir las referencias que usa el proveedor.
5. Configurar la dirección predeterminada de entrega.
6. Crear el pedido.
7. Seleccionar el proveedor.
8. Añadir sus artículos.
9. Revisar cantidades, costes e IVA.
10. Guardar.
11. Visualizar el pedido.
12. Enviarlo por correo o imprimirlo.
13. Consultarlo en pendientes de recibir.
14. Registrar las recepciones reales.
15. Comprobar las cantidades pendientes.
16. Revisar el historial de recepciones.
17. Registrar la factura recibida.
18. Añadir vencimientos y pagos.
19. Contabilizar la factura y el pago cuando corresponda.

Antes de enviar una orden

Proveedor correcto, correo electrónico, dirección de entrega, persona de contacto, número y fecha, fecha prevista, artículos, referencias del proveedor, cantidades, costes, IVA, totales y observaciones.

Buenas prácticas

• Mantener actualizadas las referencias de proveedor.
• No dar por hecho que un pedido aumenta el stock: no lo hace.
• Registrar únicamente mercancía recibida físicamente.
• Usar recepciones parciales cuando corresponda.
• No marcar una línea como completa si faltan unidades.
• Revisar el historial antes de registrar una segunda recepción.
• Comparar pedido, albarán y factura.
• No eliminar pedidos con recepciones o facturas relacionadas.
• Verificar el PDF antes de enviarlo.
• Mantener al día el correo y los contactos del proveedor.

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