Manual de Contactos y Eventos
Contactos y eventos gestiona las personas relacionadas con cada cliente y guarda el historial de citas, visitas, llamadas, demostraciones y seguimientos que se han hecho con ellas. Cada cita queda vinculada al mismo tiempo al contacto y al calendario, así que no se lleva por duplicado en dos sitios.
El historial vive en la ficha del contacto, no en el calendario. El calendario enseña cuándo hay algo previsto; la ficha del contacto enseña qué ha pasado con esa persona a lo largo del tiempo —cada cita, con su resultado y sus observaciones—, del más reciente al más antiguo.
La visibilidad depende del perfil. Un usuario normal solo ve sus propios eventos; el Jefe de ventas y el Administrador ven los de toda la empresa, pero nadie ve los de otra empresa distinta.
Para qué sirve
Centralizar los contactos de cada cliente, saber con qué persona hay que hablar, programar actividades comerciales, registrar el resultado de cada actuación, consultar el historial desde la propia ficha del contacto, ver las citas programadas en el calendario, y repartir el trabajo entre los usuarios de la empresa.
Los contactos de un cliente
Un contacto es una persona con la que se mantiene relación dentro de un cliente: gerencia, administración, compras, contabilidad, el responsable comercial, el de almacén, quien recibe los pedidos, o cualquier otro interlocutor. Un cliente puede tener varios, y cada uno queda vinculado al cliente y, cuando corresponde, a una de sus direcciones o delegaciones —la misma estructura ya explicada en los contactos de la ficha de cliente—.
Acceder a los contactos
Se consultan desde la ficha del cliente, desde sus direcciones de entrega, o desde Marketing/CRM → Contactos. El listado general busca por empresa, nombre, cargo o departamento, dirección o delegación, correo electrónico, y teléfono o móvil — y permite filtrar solo los contactos que tienen correo o teléfono informado.
Este listado no es el tarjetero: muestra los contactos vinculados a clientes y a sus direcciones, no una segunda agenda que haya que mantener por separado. Para las personas que no son clientes, usa el Tarjetero.
La ficha del contacto
Arriba muestra los datos del cliente y de la dirección vinculada, recuperados solos: no hace falta volver a escribirlos. Debajo van la empresa, el teléfono de la empresa, la dirección fiscal, la dirección o delegación, el nombre del contacto, su cargo, teléfono, móvil, correo y observaciones generales.
Desde aquí se modifica la información del contacto, o se registra una actuación nueva con Nuevo evento.
Antes de editar, comprueba que has abierto a la persona y la dirección adecuadas. No uses la edición de un contacto para trasladar su historial a otra empresa: si hay un error de vinculación, solicita su revisión antes de continuar.
Crear un evento
- Abrir el listado de contactos.
- Abrir la ficha del contacto correspondiente.
- Pulsar Nuevo evento.
- Seleccionar el tipo de evento.
- Indicar la fecha y la hora.
- Completar la descripción.
- Indicar el usuario al que va dirigido.
- Añadir el resultado y las observaciones cuando proceda.
- Pulsar Guardar evento.
Los datos del cliente, del contacto y de la dirección se recuperan solos de la ficha.
El contacto tiene que estar guardado antes de poder crear un evento. No se puede registrar una cita sobre una ficha todavía sin guardar.
Tipos de evento
| Tipo | Qué es |
|---|---|
| Cita | Reunión programada con el contacto. |
| Demostración | Presentación de productos, servicios o funcionalidades. |
| Visita | Desplazamiento o reunión presencial. |
| Llamada | Conversación telefónica prevista o ya realizada. |
| Reunión | Encuentro presencial o telemático. |
| Seguimiento | Actuación posterior a una visita, propuesta o campaña. |
| Otro | Cualquier actividad que no encaje en las anteriores. |
La clasificación es lo que después facilita buscar y revisar la actividad comercial por tipo.
Los campos del evento
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Fecha y hora | Cuándo tiene lugar la actuación. La hora en formato HH:mm, por ejemplo
09:30 o 17:00. |
| Dirigido a | A quién se orienta la actividad; por defecto, quien tiene la sesión iniciada. Es una anotación: no asigna permisos, no transfiere la propiedad del evento ni envía una notificación a esa persona. |
| Descripción | Obligatoria. El objetivo de la actuación: «Presentar un nuevo servicio», «Revisar una propuesta económica», «Concertar una segunda visita». |
| Resultado | Qué ocurrió después: «Cliente interesado», «Solicita presupuesto», «No se pudo contactar», «Propuesta rechazada». Puede dejarse pendiente al crear la cita y completarse más tarde. |
| Observaciones | Información adicional: compromisos, incidencias, preferencias o indicaciones para la próxima actuación. |
El historial del contacto
En la parte inferior de la ficha, el Historial de eventos muestra las citas del más reciente al más antiguo, con fecha y hora, tipo, descripción, resultado, observaciones y el usuario responsable. Al guardar un evento nuevo, el historial se actualiza al instante.
El historial evita tener que consultar otras pantallas. Desde ahí se ve qué actuaciones se han hecho, quién las hizo, qué resultado tuvieron, qué quedó pendiente y cuál debería ser el siguiente paso — todo junto, en la propia ficha del contacto.
El listado general de eventos
En Marketing/CRM → Eventos comerciales se consultan de golpe todas las actividades permitidas para el usuario. El buscador localiza por cliente, contacto, tipo de evento, descripción, resultado, observaciones y usuario responsable. Desde aquí también se abre un evento para completarlo o modificarlo, y se elimina cuando proceda.
Integración con el calendario
Al guardar una cita o evento comercial, SigPyme crea sola una entrada vinculada en el calendario, con el tipo de evento, la persona de contacto, la fecha y hora, la dirección, la descripción, el resultado y las observaciones.
Cada evento tiene un identificador único. Al modificarlo se actualiza la misma cita, sin crear un duplicado en el calendario. Y si se elimina el evento comercial, se elimina también su entrada del calendario — no hay que borrarlas por separado.
Usar el calendario
Se abre desde Marketing/CRM → Calendario / Agenda, y organiza las actividades por fecha y hora. También admite eventos manuales, sin vincular a ningún contacto: reuniones internas, tareas administrativas, recordatorios, fechas de entrega o actividades generales de la empresa.
- Pulsar Nuevo evento.
- Introducir el título.
- Seleccionar las fechas de inicio y finalización.
- Indicar las horas.
- Marcar Día completo cuando corresponda.
- Añadir una descripción.
- Guardar.
Los eventos manuales también quedan asociados a la empresa y al usuario que los crea. Las citas independientes se pueden renombrar, duplicar y eliminar.
Lo que el calendario no hace. No presupongas sincronización con calendarios externos, invitaciones por correo ni recordatorios automáticos: «Dirigido a» tampoco es un aviso. Una cita creada directamente en la agenda no es por sí sola una actuación vinculada a un contacto o tarjeta; para conservar el seguimiento en una ficha, crea el evento desde esa ficha. Si usas repeticiones, revisa la serie completa antes de modificarla: no se admite editar una ocurrencia como excepción independiente.
Una rutina de seguimiento
Al empezar el día, consulta las citas previstas y abre la ficha de cada contacto para conocer sus antecedentes. Tras la actuación, completa el resultado; si hay un siguiente paso, registra un evento nuevo con su fecha en lugar de reutilizar el anterior. Por ejemplo: una Demostración el martes, el interés mostrado como resultado y una Llamada para el viernes. El historial conserva las dos actuaciones y la agenda las sitúa en el tiempo.
Contactos en pedidos y presupuestos
La empresa sigue siendo el cliente del documento, pero en un pedido o un presupuesto puedes elegir a una persona concreta como contacto de la dirección de entrega. Identifica con quién se trata esa operación —quien pide la oferta o quien coordina la recepción— y no sustituye los datos fiscales del cliente.
- Selecciona el cliente y la dirección de entrega.
- En el selector de contacto de esa dirección, busca y elige a la persona.
- Comprueba el nombre, el teléfono y el correo que se muestran; revísalo de nuevo si cambias la dirección.
- Guarda el documento. Si la persona no está registrada, créala antes en la dirección del cliente.
Modificar y eliminar
Un evento comercial se edita desde el listado de eventos, y al guardar se actualizan a la vez el historial del contacto, el listado general y la entrada del calendario. Los eventos manuales se modifican directamente desde el calendario.
Antes de borrar una cita, piensa si hace falta conservarla como historial. El borrado elimina la información del evento y su entrada vinculada del calendario de una vez: no queda ni rastro en ninguno de los dos sitios.
Permisos y privacidad
Cada registro se guarda con el identificador de empresa, el de usuario y el nombre del responsable.
| Perfil | Qué puede consultar |
|---|---|
| Usuario normal | Solo sus propios eventos. |
| Jefe de ventas | Los eventos de todos los usuarios de su empresa. |
| Administrador | Los eventos de todos los usuarios de su empresa. |
Ningún usuario ve eventos de otra empresa distinta. Estas reglas se aplican igual en modo local que mediante microservicios.
Recomendaciones de uso
- Registrar la cita en cuanto quede concertada.
- Usar descripciones breves pero concretas.
- Completar el resultado después de la actividad.
- Anotar los compromisos adquiridos en observaciones.
- Comprobar que el contacto seleccionado es el correcto.
- Evitar crear varias veces la misma cita.
- Usar el calendario para organizar las próximas actuaciones.
- Revisar periódicamente los eventos sin resultado o pendientes de seguimiento.
Así, Contactos y eventos funciona como una memoria comercial compartida: en cualquier momento se sabe qué relación mantiene la empresa con cada cliente, sin depender de lo que recuerde una sola persona.
Preguntas frecuentes sobre Contactos y Eventos
¿Puedo elegir un contacto concreto en un pedido o presupuesto?
Sí. La empresa sigue siendo el cliente del documento, pero puedes seleccionar una persona como contacto de la dirección de entrega. Identifica al interlocutor; no sustituye los datos fiscales del cliente ni lo incorpora a una campaña de marketing.
¿«Dirigido a» avisa a esa persona o le da permisos?
No. Es una anotación de a quién se orienta la actuación: no asigna permisos, no transfiere la propiedad del evento ni envía ninguna notificación.
¿El calendario se sincroniza con Google, Outlook o iCloud?
No debes darlo por supuesto: no hay sincronización con calendarios externos, invitaciones por correo ni recordatorios automáticos.
¿Dónde veo el historial de citas con un contacto?
En la parte inferior de su propia ficha, en el Historial de eventos, ordenado del más reciente al más antiguo, con el tipo, la descripción, el resultado, las observaciones y quién lo gestionó. Se actualiza en cuanto se guarda un evento nuevo.
¿Si borro un evento comercial, desaparece también del calendario?
Sí. El evento y su entrada vinculada en el calendario van unidos por el mismo identificador: eliminar uno elimina también el otro. Conviene pensar antes si hace falta conservarlo como parte del historial.
¿Puedo ver los eventos de otros comerciales?
Depende del perfil. Un usuario normal solo ve los suyos. El Jefe de ventas y el Administrador ven los de todos los usuarios de su empresa. Nadie ve los de una empresa distinta, ni en local ni en microservicios.
¿Qué diferencia hay entre un evento comercial y uno manual del calendario?
El evento comercial nace desde la ficha de un contacto y queda vinculado a él, con su cliente y su dirección. El evento manual se crea directamente en el calendario, sin ningún contacto asociado: sirve para reuniones internas, recordatorios o tareas administrativas.
¿Puedo crear un evento sin haber guardado antes el contacto?
No. El contacto tiene que estar guardado para poder registrar un evento sobre él.
¿Qué pasa si modifico la fecha de una cita ya creada?
Se actualiza la misma cita en el calendario, sin crear una entrada duplicada: cada evento tiene un identificador único que lo relaciona con su entrada del calendario.
¿Es obligatorio rellenar el resultado al crear el evento?
No. La descripción sí es obligatoria, pero el resultado puede dejarse pendiente al crear la cita y completarse después de realizar la actividad.
¿Dónde busco un evento si no recuerdo en qué contacto lo registré?
En Marketing/CRM → Eventos comerciales, el listado general, que busca por cliente, contacto, tipo, descripción, resultado, observaciones y usuario responsable.
Ver el manual de Clientes Preguntar una duda concreta
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