Manual de uso

Manual del módulo de Facturas emitidas

El módulo Facturas genera facturas a partir de pedidos de clientes, emite tickets o facturas simplificadas, crea facturas nominativas, las imprime y las envía por correo, registra cobros, rectifica, anula y permite consultar en qué situación está cada documento.

Una factura emitida no se toca

Esto es lo primero porque condiciona todo lo demás, y porque es lo que más cuesta al venir de un programa antiguo o de una hoja de cálculo, donde se abría la factura y se corregía el número.

Con VeriFactu eso ya no es posible. Cada factura genera un registro de facturación encadenado con el anterior, con su huella y su código QR, y ese registro se remite. Modificar la factura después rompería la cadena, así que la aplicación no lo permite: no es que esté desaconsejado, es que el documento queda cerrado.

Los tres caminos tienen algo en común: la factura original se conserva, y el documento nuevo guarda la relación con ella. Eso es justamente lo que se pretende: que el historial cuente lo que pasó, incluidos los errores y cómo se corrigieron.

Cuál de los tres corresponde en cada caso no siempre es evidente, y tiene consecuencias fiscales. Aquí está explicada la diferencia entre rectificar, anular y subsanar, y ante la duda conviene preguntar a tu asesoría.

El listado de facturas

Desde Ventas > Facturas se abre el listado de facturas emitidas. Desde ahí se consultan todas, se buscan por cliente, NIF, número, serie, fecha, pedido o importe, se ordenan, se filtran por tipo y por estado, y se actúa sobre cada documento.

Cada fila puede mostrar el estado, el tipo de factura, el número y la serie, la fecha, el cliente, el pedido relacionado, el total, el importe pendiente de cobro y las acciones disponibles.

Las acciones disponibles cambian según el estado del documento: sobre una factura ya cancelada, por ejemplo, no aparece la opción de remediar.

Tipos de factura

Factura simplificada o ticket

Corresponde normalmente a una venta inmediata en la que el comprador no necesita figurar con todos sus datos fiscales: ventas de mostrador, operaciones de TPV, cobros inmediatos, clientes no identificados fiscalmente y, en general, operaciones en las que legalmente se permite emitir un ticket.

Incluye número y serie, fecha, datos de la empresa emisora, descripción de artículos o servicios, cantidades, base imponible, tipo y cuota de IVA, total, código QR cuando corresponda e información legal de la factura.

En una venta tipo ticket, los artículos se consideran entregados en el momento de la venta.

Factura ordinaria o nominativa

Identifica completamente al cliente. Debe contener razón social o nombre completo, NIF, CIF, NIE o VAT, dirección fiscal y país; número y serie de factura y fecha de emisión; descripción de los productos o servicios; bases imponibles, tipos y cuotas de IVA, recargo de equivalencia y retención de IRPF si corresponden; total; información de cobro; y código QR e información legal aplicable.

Es la que toca cuando el cliente necesita una factura a su nombre o cuando la operación requiere una factura completa.

Facturar desde un pedido

La forma recomendada de emitir una factura es partir de un pedido de cliente. Desde el listado de pedidos:

1. Localizar el pedido.
2. Comprobar cliente, dirección, contacto y líneas.
3. Revisar cantidades, precios, descuentos e impuestos.
4. Pulsar la acción de facturar.
5. Revisar el documento generado.
6. Confirmar la emisión.
7. Imprimirlo, enviarlo o registrar el cobro.

La aplicación usa los datos guardados en el pedido para formar la factura y mantiene la relación entre los dos documentos. Eso permite saber después qué pedido originó la factura, qué líneas se facturaron, qué cliente corresponde, qué cantidades e importes se usaron, si existe un cobro asociado y si el pedido ya está facturado.

Revisar antes de confirmar no es una formalidad: una vez emitida, corregir ya no es editar, es rectificar.

Cuándo sale un ticket

Un pedido se factura como ticket cuando se trata de una venta simplificada y no lleva los datos fiscales completos de un cliente nominativo. Normalmente no se selecciona cliente fiscal, la venta es inmediata, los artículos se dan por entregados, se genera una factura simplificada que puede imprimirse en formato de ticket, y el cobro se registra en el momento.

Antes de emitirlo conviene revisar artículos, cantidades, precios, descuentos, IVA, total y forma de cobro.

Cuándo sale una factura nominativa

Cuando el pedido tiene un cliente identificado fiscalmente. Antes de emitirla hay que comprobar razón social, NIF/CIF/VAT, dirección fiscal, país, tipo de documento, tratamiento fiscal y correo electrónico, además de las líneas del pedido, los impuestos aplicados, las retenciones y el total.

Si falta información fiscal obligatoria, se corrige la ficha del cliente antes de emitir, no después. Después ya no hay «después»: hay rectificativa.

Convertir un ticket en factura nominativa

Si el comprador pide más tarde una factura a su nombre por algo que se emitió como ticket:

1. Crear o seleccionar la ficha del cliente.
2. Completar y verificar sus datos fiscales.
3. Localizar el ticket.
4. Usar la función disponible para corregir o sustituir fiscalmente el documento.
5. Emitir la factura nominativa relacionada con la operación original.

No se borra el ticket ni se reutiliza su número. El historial conserva la relación entre los dos documentos, que es lo que permite demostrar que no se ha facturado dos veces la misma venta.

Impuestos, IRPF y totales

Una factura puede llevar una o varias bases imponibles. Para cada tipo fiscal se muestran la base imponible, el porcentaje y la cuota de IVA, el porcentaje y la cuota de recargo, y el porcentaje de IRPF con su importe retenido.

Total = bases imponibles + IVA + recargo − IRPF

Una factura puede contener líneas con distintos tipos de IVA: el resumen fiscal agrupa los importes por tipo. Qué tipo corresponde depende del artículo, de la tarifa y del tratamiento fiscal del cliente, que es también donde se decide si va IVA, IGIC o IPSI.

IRPF

El IRPF es una retención que reduce el importe que paga el cliente. Se usa en determinadas operaciones, como algunos servicios profesionales o alquileres. Antes de emitir conviene revisar el porcentaje de retención, la base sobre la que se calcula, el importe retenido y el total final.

Cuando el pedido lleva IRPF, la factura conserva esa retención en su desglose fiscal. Si tienes dudas sobre si tu actividad retiene, es cosa de tu asesoría.

Numeración y series

Cada factura recibe automáticamente número, serie, fecha de emisión, identificador interno y su relación con el pedido de origen. Las facturas ordinarias, simplificadas y rectificativas pueden usar series distintas según la configuración de la empresa.

Filtros, búsquedas y ordenación

El listado se filtra por la situación del documento:

«Requieren inspección» es el filtro que hay que mirar antes de repetir nada. Puede haber respuestas pendientes, datos fiscales incorrectos o incidencias que exigen intervención, y volver a emitir sin comprobarlo es la forma más rápida de acabar con dos documentos donde debía haber uno.

Buscar y ordenar

Se busca por número, serie, fecha, razón social, nombre comercial, NIF/CIF, número de pedido, importe, estado y tipo de factura, y las búsquedas pueden combinarse con filtros por fecha, tipo o estado.

El listado se ordena por número de factura, serie, fecha, cliente, importe, estado y cantidad pendiente de cobro, que es lo que hace manejable revisar un trimestre entero.

Ver, imprimir y enviar

Ver una factura

El botón Ver abre el detalle: datos fiscales de emisor y cliente, número, serie y fecha, pedido relacionado, líneas facturadas con cantidades, precios y descuentos, bases imponibles, IVA, recargo, IRPF y total, código QR, estado y cobros asociados.

Conviene usarla siempre antes de imprimir, enviar, rectificar o anular.

Imprimir

Un ticket usa el formato de factura simplificada; una nominativa, el formato completo; y una rectificativa debe indicar con claridad que corrige una factura anterior.

Antes de imprimir conviene mirar el logotipo de la empresa, los datos fiscales, el cliente y su dirección, el número y la serie, las líneas, los totales, el código QR y los márgenes y el tamaño del papel.

En macOS se abre el sistema de impresión del equipo: elegir impresora, tamaño de papel, orientación y márgenes, imprimir o guardar como PDF. Para tickets hay que seleccionar la impresora térmica y su ancho de papel. En Windows se abre el diálogo de impresión configurado, con impresora, bandeja, tamaño y copias, sobre impresora convencional o térmica, y con PDF si el sistema tiene una impresora PDF instalada.

Enviar por correo

El botón Correo prepara la factura para el cliente, usando el correo guardado en su ficha o en el contacto seleccionado. Antes de enviar conviene comprobar la dirección de correo, el cliente destinatario, la factura adjunta, el número y la fecha, el asunto y el texto del mensaje.

En macOS se usa Mail: la aplicación prepara el mensaje con destinatario, asunto, texto y la factura adjunta en PDF, y lo envías tú desde Mail después de revisarlo. En Windows se usa el sistema de correo configurado en la aplicación, con la cuenta remitente, el destinatario, el asunto, el mensaje y el PDF. Si el correo no está configurado, hay que completar antes esa configuración.

Cobros

El botón Cobros consulta y registra los cobros de la factura: efectivo, banco, tarjeta, transferencia u otros medios de pago, completos o parciales, y cobros negativos o devoluciones cuando corresponda.

Cada cobro puede llevar fecha, importe, forma de pago, cuenta de tesorería, concepto, observaciones y referencia.

Un cobro parcial nunca muestra la factura como completamente cobrada.

Rectificar una factura

Es el camino normal cuando hay un error en lo facturado. Se usa Corregir factura, y puede hacer falta por cliente, NIF o dirección fiscal incorrectos, artículos equivocados, cantidades, precio o descuento incorrectos, IVA o IRPF mal aplicados, una devolución total o parcial, o un error en el importe.

1. Abrir la factura original.
2. Pulsar Corregir factura.
3. Indicar el motivo.
4. Revisar los datos corregidos.
5. Generar la factura rectificativa.
6. Confirmar su emisión.
7. Imprimirla o enviarla al cliente.

La factura original se conserva, y la rectificativa guarda la relación con ella: el número de la factura original, su serie y su fecha, el motivo de la rectificación y los importes corregidos.

Rectificación completa

Cuando hay que corregir o dejar sin efecto la totalidad de la factura: corresponde a otro cliente, la operación completa se cancela, todos los importes son incorrectos o se devuelve toda la venta.

Rectificación parcial

Cuando solo cambia una parte: devolución de algunas unidades, un descuento posterior, la corrección de una línea, un cambio parcial de base o de impuesto, o una reducción del importe.

La rectificativa indica únicamente los importes que corrige y mantiene la relación con el documento original.

Anular, ocultar y resolver incidencias

Anular o cancelar

Cancelar factura o Anular factura comunica que el documento queda cancelado dentro del circuito fiscal. Se usa cuando la factura se emitió por error, cuando la operación no debía existir, cuando el documento está duplicado o cuando procede cancelar el registro completo.

1. Abrir y revisar la factura.
2. Comprobar que es el documento correcto.
3. Confirmar la anulación.
4. Revisar el resultado.
5. Actualizar el estado si hiciera falta.

Una factura anulada no se elimina de la base de datos: conserva su número, mantiene su historial, deja de aparecer entre las vigentes, figura en Invalidadas y puede conservar cobros o relaciones históricas para su revisión.

Ocultar no es anular

Ocultar factura solo retira el documento de determinadas vistas de trabajo. Sirve para limpiar listados operativos, y nada más:

• No anula la factura.
• No elimina el documento.
• No modifica los importes.
• No sustituye a una rectificación.
• No sustituye a una cancelación.

Actualizar estado

Consulta la situación más reciente de la factura y refresca lo que se muestra. Es útil cuando la factura está pendiente, cuando se ha hecho algo y sigue apareciendo el estado anterior, cuando hace falta comprobar si fue aceptada, cuando hay una respuesta pendiente o después de una rectificación, una cancelación o una subsanación.

Respuesta administrativa

La opción Respuesta AT consulta la respuesta asociada al documento: estado, código de respuesta, mensaje, errores detectados, advertencias, fecha de procesamiento y los datos necesarios para corregir una incidencia.

Si la factura es correcta y está registrada, esta opción puede estar deshabilitada o servir solo como consulta.

Remediar: la subsanación

Remediar se usa cuando una factura presenta una incidencia corregible y su registro debe enviarse de nuevo con los datos subsanados. Es lo que en VeriFactu se llama subsanación: no se corrige la factura, se corrige el registro remitido.

1. Consultar el error.
2. Revisar los datos de cliente y factura.
3. Corregir la causa.
4. Pulsar Remediar.
5. Actualizar el estado.
6. Comprobar el resultado.

La acción no aparece cuando la factura ya está correcta, registrada, cancelada o definitivamente invalidada. Y remediar no es emitir una venta nueva: es una actuación sobre la factura afectada y su incidencia.

Resúmenes de facturación

La aplicación muestra resúmenes por periodo con el número de facturas, las bases imponibles, las cuotas de IVA por tipo, el recargo de equivalencia, las retenciones de IRPF, el total facturado, el cobrado y el pendiente, el desglose entre ordinarias, simplificadas, rectificaciones y anuladas, y los importes por cliente y por artículo o servicio.

Resumen fiscal

Agrupa los importes por tipo de impuesto: tipo de IVA, base imponible y cuota; tipo de recargo y cuota; retenciones; y total facturado según el desglose.

Es la información con la que se prepara lo contable y lo fiscal, y con la que se llega ordenado a la contabilidad y a la asesoría.

Facturar no es entregar

La factura mantiene la relación con el pedido que la originó, pero facturación y entrega son procesos distintos y conviene no mezclarlos:

• Facturar no siempre significa entregar.
• Entregar modifica las cantidades pendientes.
• Los tickets se consideran entregados de inmediato.
• Un pedido nominativo puede seguir pendiente de entrega aunque ya esté facturado.
• El stock depende de las entregas reales, o del tratamiento inmediato del ticket.

Por eso se distinguen el pedido pendiente, el entregado parcialmente, el entregado y el facturado, por un lado; y la factura pendiente de cobro y la cobrada, por otro. Son dos ejes independientes.

Flujos recomendados

Antes de confirmar una factura

1. Revisar el tipo de documento y si debe ser ticket o nominativa.
2. Revisar los datos del cliente.
3. Verificar NIF y dirección fiscal.
4. Comprobar líneas, cantidades y precios.
5. Revisar descuentos.
6. Confirmar IVA y recargo.
7. Comprobar IRPF.
8. Revisar totales y confirmar la serie.
9. Comprobar el correo del cliente.
10. Emitir el documento.

Factura nominativa

1. Crear o revisar el pedido del cliente.
2. Confirmar sus datos fiscales.
3. Revisar dirección, contacto y correo.
4. Comprobar líneas e impuestos.
5. Generar la factura.
6. Confirmar la emisión.
7. Actualizar y comprobar su estado.
8. Imprimirla o enviarla por correo.
9. Registrar cobros completos o parciales.
10. Rectificar o anular únicamente cuando sea necesario.

Ticket

1. Crear la venta tipo ticket.
2. Añadir artículos o servicios.
3. Revisar precios e impuestos.
4. Confirmar que la entrega es inmediata.
5. Emitir la factura simplificada.
6. Imprimir el ticket.
7. Registrar el cobro.
8. Comprobar que los artículos no quedan pendientes de entrega.

Buenas prácticas

• No intentar modificar una factura emitida: se rectifica.
• No borrar facturas para corregir errores.
• Usar la rectificación cuando cambien datos o importes.
• Usar la anulación solo cuando proceda cancelar el documento.
• No confundir ocultar con anular.
• Revisar siempre el estado y la respuesta antes de actuar.
• No repetir la emisión de un documento que aparece pendiente sin comprobar antes su situación.
• Registrar correctamente los cobros parciales.
• Mantener al día los datos fiscales y el correo del cliente.
• Conservar la relación entre pedido, factura, entrega y cobro.

Este manual explica cómo funciona el programa. Qué procedimiento corresponde en un caso concreto —rectificativa, anulación o subsanación— tiene consecuencias fiscales: consúltalo con tu asesoría.

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