Tipos de facturas y operaciones en VeriFactu: completa, simplificada, rectificativa, anulación y subsanación
Con VeriFactu no solo cambia la forma en que los programas generan y comunican los registros de las facturas. También cambia qué hay que hacer cuando emites un ticket, cuando tienes que corregir una factura o cuando la Agencia Tributaria detecta un error en lo que le has enviado. Son situaciones distintas y cada una tiene su procedimiento.
En VeriFactu conviven cinco operaciones distintas y no son intercambiables:
- Factura completa o nominativa: cuando se identifica al destinatario.
- Factura simplificada o ticket: cuando la normativa permite usarla.
- Factura rectificativa: cuando procede corregir fiscalmente una factura anterior.
- Anulación: cuando procede anular un registro de facturación.
- Subsanación: cuando hay que corregir un error del registro ya remitido a la AEAT y volver a enviarlo.
Las dos que más se confunden son rectificar (corregir una factura) y subsanar (corregir el registro enviado). No son lo mismo.
Con SigPyme, estos procesos forman parte del sistema de facturación y permiten gestionar las distintas situaciones que pueden producirse durante el ciclo de vida de una factura.
Factura completa o nominativa
Es la factura habitual cuando necesitamos identificar al destinatario de la operación.
Incluye los datos fiscales correspondientes del cliente, numeración y serie, fecha, conceptos facturados, bases imponibles, impuestos, cuotas e importes, además del resto de información exigible en cada caso.
En SigPyme la factura puede formar parte de todo el circuito comercial:
Cliente → Presupuesto → Pedido → Factura → VeriFactu
De esta forma se aprovecha la información que ya existe en el ERP y se evita introducir repetidamente los mismos datos.
Ticket o factura simplificada
Lo que habitualmente llamamos ticket corresponde fiscalmente a una factura simplificada cuando se cumplen los requisitos establecidos para poder utilizar este tipo de factura. Es especialmente habitual en comercios, establecimientos y puntos de venta.
La factura simplificada contiene menos información que una completa, pero eso no significa que quede fuera de VeriFactu. Cuando corresponda, el programa debe generar también su registro de facturación y realizar el tratamiento establecido por el sistema.
Por eso un comercio puede usar el TPV de SigPyme para sus ventas de mostrador y emitir facturas simplificadas, manteniendo integrado el resto de la gestión de la empresa. Si además trabajáis con varios puntos de venta o series distintas, lo contamos en cambiar de programa de facturación con VeriFactu.
¿Qué ocurre si el cliente necesita una factura completa?
Una factura simplificada y una factura completa no son exactamente lo mismo. Cuando sea necesario identificar al destinatario y cumplir los requisitos correspondientes, habrá que utilizar el procedimiento adecuado para disponer de una factura con los datos fiscales requeridos.
No se trata, por tanto, de volver a imprimir un ticket añadiéndole el nombre del cliente: el programa debe gestionar correctamente el tipo de factura que corresponda.
Factura rectificativa
¿Qué pasa si una factura ya emitida contiene un error fiscal, hay una devolución o se produce alguna de las circunstancias que obligan a rectificarla? En esos casos puede ser necesario emitir una factura rectificativa.
La rectificativa permite corregir una factura anterior manteniendo la relación y la trazabilidad entre ambas.
Por ejemplo: si emitimos correctamente una factura y después comprobamos que aplicamos un tipo de IVA equivocado, no vale entrar en la factura original, cambiar el IVA y seguir como si la primera nunca hubiera existido. Cuando corresponda, habrá que rectificar por el procedimiento establecido.
Anulación de un registro de facturación
También puede darse la necesidad de anular un registro de facturación. VeriFactu contempla registros específicos de anulación para los supuestos en los que corresponda utilizarlos.
Conviene diferenciar bien dos cosas:
- Rectificar una factura.
- Anular un registro de facturación.
No son procedimientos equivalentes, y la anulación no debe usarse simplemente como una forma de borrar cualquier factura que tenga un error. La actuación correcta dependerá de qué haya pasado con la factura y de las circunstancias concretas.
¿Qué ocurre cuando Hacienda detecta un error?
Esta es otra situación distinta de las anteriores.
Cuando SigPyme envía un registro de facturación mediante VeriFactu, la Agencia Tributaria realiza una serie de validaciones sobre la información recibida. La respuesta puede indicar que el registro se ha aceptado correctamente, pero también puede resultar rechazado o aceptado con errores.
Puede haber, por ejemplo, algún problema con los datos fiscales enviados, con la estructura del registro o con otra información sometida a las validaciones de la AEAT. En ese momento el programa tiene que informar al usuario de la incidencia para poder actuar sobre ella.
Subsanación de un registro VeriFactu
Cuando el error detectado corresponde a un registro que debe subsanarse, no estamos necesariamente ante una factura nueva: estamos ante una subsanación del registro de facturación enviado a la Agencia Tributaria.
Se corrige la información correspondiente y el sistema genera el registro de alta de subsanación para realizar la nueva remisión. La documentación técnica de la AEAT contempla expresamente esta operativa y establece mecanismos para identificar que se está subsanando un registro anterior.
En SigPyme la idea es que puedas ver la incidencia recibida, corregirla cuando corresponda y repetir el proceso adecuado sin tener que conocer toda la complejidad técnica de la comunicación con la AEAT.
Subsanar y rectificar no son lo mismo
Esta diferencia es especialmente importante:
- Una subsanación permite corregir determinados errores relacionados con el registro de facturación remitido.
- Una factura rectificativa se utiliza cuando hay que corregir fiscalmente una factura ya emitida, en los supuestos en los que corresponde hacerlo.
La propia AEAT usa el caso de un tipo de IVA mal aplicado para explicar situaciones en las que la corrección debe hacerse mediante factura rectificativa, y no simplemente modificando el registro original.
Así que no todos los errores que aparecen después de enviar una factura a VeriFactu se solucionan igual.
VeriFactu mantiene la trazabilidad
Probablemente sea la idea más importante para entender el sistema nuevo: con VeriFactu no hay que pensar en las facturas como documentos que se pueden modificar o eliminar libremente de la base de datos cuando aparece un problema.
El sistema está diseñado para mantener la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Por eso existe una operación distinta para cada situación:
- Factura completa o nominativa — cuando emitimos una factura identificando al destinatario.
- Factura simplificada o ticket — cuando la normativa permite utilizarla.
- Factura rectificativa — cuando corresponde corregir fiscalmente una factura anterior.
- Anulación — cuando procede anular un registro de facturación.
- Subsanación VeriFactu — cuando hay que corregir un error del registro enviado y hacer la correspondiente remisión a la Agencia Tributaria.
VeriFactu es mucho más que poner un QR en la factura
A veces se resume VeriFactu diciendo que las facturas llevarán un código QR, pero el cambio es bastante más profundo. Un programa preparado para VeriFactu tiene que saber gestionar la generación de los registros de facturación, su trazabilidad, las comunicaciones con la Agencia Tributaria y las distintas situaciones que pueden producirse después.
No se trata solo de emitir una factura. Hay que saber qué hacer cuando una factura necesita rectificarse, cuando procede una anulación o cuando lo remitido necesita una subsanación. Sobre qué ocurre exactamente al pulsar «emitir», lo detallamos en cómo hacer facturas VeriFactu en un Mac.
Con SigPyme, VeriFactu se integra dentro del proceso general de facturación y gestión de la empresa, junto con clientes y CRM, productos, presupuestos, pedidos, cobros, almacén y contabilidad. Facturas, comunicas, controlas el estado y gestionas las incidencias desde el mismo entorno, en una aplicación nativa de Mac que se abre desde el Dock.
Preguntas rápidas sobre facturas y VeriFactu
¿Un ticket entra en VeriFactu?
Sí. Lo que llamamos ticket corresponde fiscalmente a una factura simplificada cuando se cumplen los requisitos para poder usarla. Lleva menos información que una factura completa, pero eso no la deja fuera del sistema: cuando corresponda, el programa debe generar también su registro de facturación y darle el tratamiento establecido.
¿Qué diferencia hay entre subsanar y rectificar?
Una subsanación corrige determinados errores del registro de facturación que ya se remitió a la Agencia Tributaria, y genera un registro de alta de subsanación para volver a enviarlo. Una factura rectificativa corrige fiscalmente una factura ya emitida, en los supuestos en que corresponde. La AEAT usa el ejemplo de un tipo de IVA mal aplicado para explicar cuándo hay que ir por la rectificativa y no por el registro.
¿Puedo borrar una factura mal emitida?
No. VeriFactu está diseñado para mantener la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Según lo que haya pasado, corresponderá una factura rectificativa, la anulación del registro de facturación o una subsanación; no modificar la factura original como si nunca hubiera existido.
¿Qué pasa si la Agencia Tributaria rechaza un registro?
Al enviar un registro, la AEAT lo valida y puede aceptarlo, rechazarlo o aceptarlo con errores: por ejemplo por un problema en los datos fiscales o en la estructura del registro. El programa tiene que avisar de la incidencia para poder actuar. Si procede subsanar, se corrige la información y se genera el registro de alta de subsanación para la nueva remisión.
¿Anular un registro es lo mismo que rectificar una factura?
No. VeriFactu contempla registros específicos de anulación para los supuestos en los que corresponda usarlos, y la rectificativa sirve para corregir fiscalmente una factura anterior manteniendo la trazabilidad entre las dos. La anulación no es una forma de borrar cualquier factura con un error: lo correcto depende de qué haya sucedido y de las circunstancias concretas.
¿Y si un cliente me pide factura completa después de darle el ticket?
Cuando haya que identificar al destinatario y cumplir los requisitos correspondientes, hay que usar el procedimiento adecuado para disponer de una factura con los datos fiscales exigidos. No basta con reimprimir el ticket añadiéndole el nombre: el programa tiene que gestionar el tipo de factura que corresponda.
Esto es divulgativo y no sustituye al asesoramiento fiscal: para decidir qué procede en un caso concreto —rectificativa, anulación o subsanación— consúltalo con tu asesoría.
Ver la facturación para Mac Plazos y requisitos de VeriFactu