Manual de uso

Manual de la ficha de proveedores

La ficha de proveedores centraliza la información fiscal, comercial, contable, bancaria y de contacto de cada proveedor. Sus datos se usan después en pedidos de compra, recepciones de mercancía, facturas recibidas, vencimientos, pagos y contabilidad.

El listado y los botones de la ficha

Desde Proveedores/Compras > Proveedores se abre el listado general. Desde ahí se ven todos, se busca por razón social, nombre comercial, NIF, código, teléfono o correo, se ordenan los resultados, se crean proveedores nuevos, se abre y modifica una ficha, y se elimina un proveedor cuando está permitido.

Guardar sin cerrar es más útil de lo que parece aquí: es el que se usa para guardar la ficha con lo básico, crear después las cuentas contables y volver sin haber perdido nada. Entre Atrás y Adelante, un indicador enseña la posición actual y el total de proveedores.

Crear un proveedor

1. Abrir el listado de proveedores.
2. Pulsar Nuevo proveedor.
3. Completar los datos fiscales.
4. Asignar la cuenta contable del proveedor.
5. Asignar la cuenta de cargo o contrapartida.
6. Indicar la forma de pago.
7. Completar los datos bancarios, si hacen falta.
8. Añadir las personas de contacto.
9. Revisar la información.
10. Pulsar Guardar o Guardar sin cerrar.

No hace falta hacerlo todo de una vez: el proveedor puede guardarse con los datos básicos y completarse después.

Datos automáticos y código

La cabecera contiene campos que genera la aplicación: número interno, identificador único, fecha de alta, empresa propietaria y usuario de creación o modificación. Están bloqueados: no admiten el cursor ni se cambian a mano. El número y el identificador se asignan al guardar.

Código de proveedor

Es una referencia interna tuya para localizarlo rápido, y se usa en listados, búsquedas, pedidos de compra, facturas recibidas, informes y exportaciones.

No hay que confundirlo con el NIF ni con la cuenta contable: son tres identificadores distintos, con tres finalidades distintas.

Datos fiscales

Razón social, NIF o identificador fiscal, nombre comercial, dirección fiscal con código postal, localidad, provincia y país, teléfono y móvil, correo electrónico, fax y página web.

Las dos cuentas contables

Aquí está lo que de verdad hay que entender de esta ficha. La sección Contabilidad y pago guarda el tipo de documento, la cuenta de cargo o contrapartida, la cuenta contable del proveedor, la descripción, la forma de pago y los datos bancarios. Con eso se automatizan los asientos de facturas recibidas y pagos.

Y de todo eso, lo que más se confunde son las dos cuentas:

Se ve mejor en un asiento. Una factura recibida de 121 €, con 100 € de base y 21 € de IVA:

La 624 sale de la cuenta de cargo y la 400 sale de la cuenta contable del proveedor. Por eso hacen falta las dos, y por eso no son intercambiables.

La cuenta contable del proveedor: 400 o 410

Representa la deuda que la empresa mantiene con él, y normalmente pertenece al grupo 40 del plan contable:

• 400: proveedores de mercaderías o servicios relacionados con la actividad.
• 410: acreedores por prestación de servicios.
• Otras cuentas específicas, cuando la configuración contable de la empresa lo requiera.

Por ejemplo: 40000001 – Proveedor Materiales Norte, 40000002 – Distribuciones Ejemplo, 41000001 – Asesoría Profesional.

La cuenta debe ser única para cada proveedor si quieres poder consultar por separado su saldo, sus facturas y sus pagos. Es la misma idea que con los clientes, que llevan su cuenta del grupo 430.

Cuándo va una 400 y cuándo una 410

Una 400 se usa normalmente para quien suministra mercaderías, materias primas, productos para reventa, materiales necesarios para la actividad o servicios directamente relacionados con las compras habituales.

Una 410, para quien presta asesoramiento, servicios profesionales, alquileres, reparaciones, servicios externos y otros servicios que no se tratan como compra de mercaderías.

Dicho de otro modo: la 400 es para lo que compras para tu actividad, y la 410 para lo que contratas alrededor de ella. La elección definitiva sigue el plan contable y el criterio de quien lleva la contabilidad.

Crear la cuenta del proveedor automáticamente

Junto al campo Cuenta contable hay un botón Crear:

1. Completar al menos la razón social y el NIF.
2. Pulsar Crear junto a Cuenta contable.
3. Seleccionar el tipo de cuenta —400 de proveedor de mercaderías o servicios, 410 de acreedor por prestación de servicios—.
4. Revisar el prefijo propuesto.
5. Confirmar con Aceptar.

La aplicación busca el siguiente código disponible, crea la cuenta en el plan contable y la asigna a la ficha.

Asignar una cuenta que ya existe

Si la cuenta ya está creada, se localiza en el plan contable, se introduce o selecciona su código en Cuenta contable, se comprueba que corresponde al proveedor correcto y se guarda.

No se crea una cuenta nueva si el proveedor ya tiene una asignada.

La cuenta de cargo o contrapartida

Indica dónde se contabiliza normalmente el gasto o la compra de ese proveedor. No representa la deuda: es la contrapartida que se usa al registrar la factura recibida.

En la práctica: un proveedor de productos para reventa puede ir a una 600; una empresa de mensajería, a 624; una asesoría, a 623; la compañía eléctrica, a 628; una agencia de publicidad, a 627.

Crear la cuenta de cargo

Junto a Cuenta de cargo hay otro botón Crear: se selecciona el grupo de gasto correspondiente, se introduce o revisa su descripción y se confirma. La aplicación asigna el siguiente código disponible y la guarda en la ficha.

Descripción, documento y forma de pago

Descripción contable

Guarda el concepto habitual asociado al proveedor: transporte y mensajería, compra de mercaderías, servicios de asesoría, suministro eléctrico, publicidad, reparaciones… Sirve de ayuda al preparar facturas, pagos y asientos.

Tipo de documento

Indica el documento que se registra habitualmente para ese proveedor: factura, factura rectificativa, recibo u otro documento admitido. Normalmente es Factura, salvo que la operativa pida otra cosa.

Forma de pago

Cómo se le paga habitualmente: transferencia, domiciliación, efectivo, tarjeta, cheque, pagaré u otra forma configurada. Se recupera automáticamente al registrar facturas, vencimientos y pagos, así que dejarla bien puesta ahorra trabajo en cada factura.

Datos bancarios

La ficha guarda los componentes de la cuenta bancaria: país del IBAN, IBAN, entidad, oficina, dígitos de control y número de cuenta. Se usan como información de pago y conviene revisarlos con cuidado antes de hacer una transferencia.

Contactos

Se guardan las personas de contacto del proveedor con nombre, teléfono móvil, correo electrónico y cargo o departamento: administración, facturación, compras, comercial, logística o incidencias.

Son los datos que se usan al preparar pedidos y comunicaciones, y tener separado a quién se le reclama una factura de a quién se le hace un pedido ahorra bastantes llamadas.

Dónde se usa la ficha después

Todo lo anterior existe para esto. El recorrido completo está explicado en el ciclo de compras; aquí va lo que aporta la ficha en cada paso.

Pedidos a proveedores

Al seleccionar el proveedor en un pedido se recuperan su código, razón social o nombre comercial, NIF, teléfono y correo, cuenta contable, cuenta de cargo y condiciones de pago. Desde el pedido se añaden artículos, cantidades, precios, IVA, referencias del proveedor y datos de entrega.

Facturas recibidas

Al seleccionar el proveedor se cargan sus datos fiscales y contables: cuenta del proveedor, cuenta de cargo, razón social, NIF, dirección, forma de pago, datos fiscales y descripción habitual.

La factura puede incluir varias bases imponibles, distintos tipos de IVA, retenciones de IRPF, vencimientos, pagos y observaciones.

Contabilización automática

Para que una factura recibida se contabilice correctamente tienen que estar configuradas la cuenta contable del proveedor, la cuenta de cargo, las cuentas de IVA soportado, las de retenciones si las hay, el plan contable de la empresa y el ejercicio contable.

Con eso, la aplicación propone el asiento siguiendo este esquema:

• Cuenta de gasto o compra, al Debe.
• IVA soportado, al Debe.
• Retención, si existe, al Haber.
• Cuenta del proveedor, al Haber.

Si falta alguna cuenta, hay que completarla antes de confirmar la contabilización. Ver el módulo de contabilidad.

Pagos

Los pagos se relacionan con el proveedor, la factura recibida, su cuenta contable, la cuenta de tesorería, la fecha, el importe, la forma de pago y el concepto. La cuenta de tesorería pertenece normalmente al grupo 57: 570 para caja y 572 para bancos.

Pueden ser totales, parciales o negativos cuando representan devoluciones o ajustes admitidos. Un pago parcial no marca la factura como pagada del todo.

Vencimientos

Las condiciones del proveedor sirven para controlar los vencimientos de sus facturas. El saldo real se calcula a partir de la factura y de todos sus pagos.

Cambiar cuentas, duplicados y bajas

Modificar las cuentas asignadas

1. Abrir la ficha.
2. Revisar si existen facturas o asientos previos.
3. Introducir o seleccionar la cuenta nueva.
4. Guardar la ficha.
5. Verificar las facturas nuevas.

Evitar cuentas duplicadas

Antes de crear una cuenta nueva conviene buscar por NIF, buscar por razón social, revisar el plan contable, comprobar si el proveedor ya tiene cuenta y mirar las variantes del mismo nombre —que es por donde se cuelan casi todos los duplicados—.

Un mismo proveedor no debería tener varias cuentas sin una razón contable que lo justifique.

Eliminar un proveedor

Antes de borrarlo hay que revisar sus relaciones: pedidos, recepciones, facturas recibidas, vencimientos, pagos y asientos contables.

Si tiene documentos asociados, suele ser mejor mantenerlo inactivo o conservar su ficha para no perder la trazabilidad. Eliminar una ficha no borra los documentos fiscales o contables históricos.

Separación por empresa

La ficha funciona en los modos que tenga configurados la empresa: microservicios, base de datos local o base de datos directa cuando esté configurada. En todos los casos:

• Los proveedores pertenecen a una empresa concreta.
• Una empresa no ve los proveedores de otra.
• El identificador de empresa se obtiene de la sesión.
• Las cuentas y los documentos relacionados pertenecen a esa misma empresa.

Flujo recomendado y comprobaciones

1. Crear la ficha.
2. Completar razón social, NIF y dirección.
3. Añadir teléfono y correo.
4. Asignar el código de proveedor.
5. Crear o asignar la cuenta 400 o 410.
6. Crear o asignar la cuenta de cargo.
7. Indicar la forma de pago.
8. Añadir los datos bancarios.
9. Registrar las personas de contacto.
10. Guardar.
11. Crear pedidos de compra.
12. Registrar recepciones.
13. Introducir facturas y vencimientos.
14. Registrar pagos.
15. Contabilizar facturas y pagos.

Antes de guardar

• Que la razón social sea correcta.
• Que el NIF pertenezca al proveedor.
• Que la dirección fiscal esté completa.
• Que el correo sea válido.
• Que no exista una ficha duplicada.
• Que la cuenta contable sea la adecuada.
• Que la cuenta de cargo represente correctamente el gasto.
• Que la forma de pago sea correcta.
• Que los datos bancarios estén verificados.
• Que los contactos estén actualizados.

Los grupos y ejemplos de cuentas que aparecen aquí son los habituales del Plan General Contable. Qué cuenta corresponde en tu caso depende de tu plan y de tu actividad: consúltalo con tu asesoría.

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