Gestión de compras y proveedores en Mac: del pedido a la factura
Comprar no es registrar una factura. Es controlar todo lo que ocurre antes y después: qué has pedido, qué ha llegado, qué sigue pendiente y qué te toca pagar.
Qué cubre el módulo de proveedores y compras de SigPyme. El ciclo entero desde un mismo entorno: ficha del proveedor, pedido de compra, recepción de la mercancía, factura recibida, vencimientos, pagos y contabilización. Va incluido en todas las versiones, igual que el resto.
La diferencia que más se nota. Hacer un pedido no aumenta el stock. SigPyme distingue entre mercancía solicitada y mercancía realmente recibida, así que el almacén solo se mueve cuando registras la recepción.
- Proveedor
- Pedido
- Recepción
- Factura
- Vencimientos
- Pagos
- Contabilidad
Todo conectado. Sin controlar cada fase en aplicaciones, hojas de cálculo o documentos distintos.
1. La ficha del proveedor
El punto de partida: datos fiscales, contactos, condiciones de pago, cuentas contables y datos bancarios. Lo que hace falta para que los documentos posteriores salgan solos y no haya que recordar a cuántos días paga cada uno.
Es el otro lado de la ficha de cliente que ya usas en la facturación: la misma forma de trabajar, con el mismo tarjetero de contactos.
2. El pedido de compra
Artículos, cantidades, precios y fechas previstas de entrega. Desde el propio pedido puedes enviar la orden de compra al proveedor, sin salir del programa ni preparar el PDF aparte.
A partir de ahí tienes lo que casi nadie tiene a mano: qué has pedido, qué has recibido y qué sigue pendiente, con un listado de pedidos pendientes de recibir que te dice a quién hay que reclamar.
3. La recepción: pedir no es recibir
Esta es la distinción importante, y la que más problemas evita.
Un pedido a proveedor es una intención: has encargado cien unidades, pero cien unidades no están en la estantería. Muchos programas las suman al stock en ese momento, y el resultado es un almacén que dice tener género que todavía va en un camión.
SigPyme separa las dos cosas. El pedido queda registrado como unidades pendientes de entrada; el stock solo se actualiza cuando registras la recepción de la mercancía. Así sabes en todo momento dos datos distintos y los dos útiles: lo que tienes disponible hoy y lo que tienes comprometido para llegar.
Recepciones parciales
Casi nunca llega todo de golpe. Se pueden registrar recepciones parciales: entran las sesenta unidades que han venido, el stock sube en sesenta, y las cuarenta restantes siguen contando como pendientes de recibir en ese pedido. Sin tener que cerrar el pedido a la fuerza ni cuadrar después la diferencia a mano.
Leer el albarán con OCR e IA
Si recibes un PDF o una imagen, puedes preparar el pedido mediante la lectura de albaranes con OCR e IA en Mac. Revisa referencias, cantidades e importes y decide qué artículos necesitas dar de alta. La confirmación de la recepción es el paso que incorpora las unidades al software de gestión de almacén para Mac.
4. La factura recibida
Cuando llega la factura del proveedor se registra con lo que trae de verdad: distintos tipos de IVA en un mismo documento, retenciones de IRPF y cuentas de gasto. Registrarla al recibirla es lo que evita perderla —y perder con ella el IVA que podías deducirte—.
La lectura de facturas PDF con OCR e IA ayuda a preparar estos datos sin copiarlos uno a uno. Comprueba los impuestos, incluido el recargo de equivalencia cuando figure, y revisa los albaranes localizados y las diferencias antes de aplicar el resultado. Consulta las funciones de OCR e inteligencia artificial para Mac.
5. Vencimientos y pagos
De la factura salen los vencimientos, que es la previsión de lo que hay que pagar y cuándo. Con eso dejas de pagar por sorpresa y empiezas a planificar.
Después se registran los pagos completos o parciales, y en cualquier momento sabes el saldo pendiente de cada proveedor y del conjunto. Es la misma mecánica que los cobros de clientes, vista desde el otro lado.
6. Contabilización
Cuando la configuración contable está preparada —las cuentas del proveedor y las de gasto—, la contabilización de las facturas y de los pagos se automatiza. No hay que volver a teclear en contabilidad lo que ya está tecleado en compras.
Por qué importa que esté todo junto
Por separado, cada una de estas piezas se puede llevar en un documento aparte. Muchas empresas lo hacen: los pedidos en el correo, las recepciones en un albarán clavado en un pincho, las facturas en una carpeta y los pagos en el banco.
El problema no es el esfuerzo de mantener cuatro sitios. Es que ninguna de las cuatro respuestas que de verdad necesitas —¿qué me falta por recibir?, ¿esta factura corresponde a lo que llegó?, ¿cuánto debo este mes?, ¿cuánto me cuesta este artículo?— está en un solo sitio, y reconstruirlas lleva media mañana.
Cuando el ciclo va encadenado, esas cuatro preguntas se responden mirando una pantalla. Más control sobre tus compras, más información para decidir y menos trabajo administrativo. Es la misma idea que sostiene el resto del programa: un sistema de gestión sirve para no tener que ir juntando datos a mano.
Preguntas rápidas sobre proveedores y compras
¿Un pedido a proveedor suma stock en SigPyme?
No. El pedido registra unidades pendientes de entrada, no existencias. El almacén solo se actualiza cuando registras la recepción de la mercancía. Así el stock disponible refleja lo que hay de verdad en la estantería, y aparte sabes qué tienes comprometido para llegar.
¿Se pueden registrar recepciones parciales?
Sí. Si de un pedido de cien unidades llegan sesenta, se registra la recepción de esas sesenta: el stock sube en sesenta y las cuarenta restantes siguen figurando como pendientes de recibir en ese mismo pedido.
¿Puedo enviar el pedido directamente al proveedor?
Sí. La orden de compra se envía al proveedor desde el propio pedido, sin preparar el documento aparte.
¿Las facturas recibidas admiten varios tipos de IVA y retenciones?
Sí. Una factura recibida puede llevar distintos tipos de IVA en el mismo documento, retención de IRPF y sus cuentas de gasto. Es lo habitual en las facturas de profesionales y en las de proveedores con productos a tipos distintos.
¿Cómo sé lo que debo a cada proveedor?
De cada factura recibida salen sus vencimientos, y contra ellos se registran los pagos, completos o parciales. El saldo pendiente de cada proveedor está disponible en todo momento, igual que el de los cobros de clientes.
¿El módulo de compras se paga aparte?
No. Proveedores y compras va incluido en todas las versiones, como el resto de funciones. Lo que distingue a una versión de otra es dónde viven los datos y cuánta gente trabaja a la vez, nunca lo que el programa sabe hacer. Ver las cuatro versiones.