Cómo leer facturas recibidas con OCR e IA en Mac
La factura de un proveedor llega casi siempre en PDF, y casi siempre acaba igual: alguien la abre en una pantalla y la va tecleando en otra. Proveedor, número, fecha, bases, IVA, total. Una vez por factura, todos los meses, para siempre.
Qué hace. SigPyme lee el PDF de la factura mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres) e inteligencia artificial y rellena por ti la ficha de factura recibida: proveedor, número, fecha, bases imponibles, IVA, IRPF, total y vencimientos. Puedes hacerlo factura a factura, revisando cada una, o con la importación en grupo de PDFs: sueltas todo el lote en una carpeta y SigPyme lo lee de una vez. Va incluido en todas las versiones.
Revisión y límites. En la lectura individual revisas los datos antes de guardar. La importación por carpeta aplica validaciones automáticas y señala los documentos que necesitan revisión. La lectura puede contener errores; comprueba los avisos y el documento original.
- PDF del proveedor
- Lectura con IA
- Comprobaciones
- Revisión
- Factura registrada
Demostración: OCR de facturas con IA en SigPyme
Ve la lectura de una factura de proveedor y cómo se preparan los datos para su comprobación. La revisión de los resultados forma parte del proceso.
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1. Dónde se va el tiempo
Registrar una factura recibida no es difícil. Es repetitivo, y eso es peor: cada una exige localizar al proveedor, copiar el número y la fecha, repartir las bases por tipo de IVA, comprobar la retención si la hay, cuadrar el total y anotar cuándo vence. Nada de eso requiere criterio; todo requiere atención, y la atención se gasta.
Además de tiempo, es donde se cuelan los errores: un dígito cambiado en el número, un IVA en la base equivocada, una factura que se queda en la carpeta sin registrar y con ella el IVA que podías deducirte. Es trabajo de máquina hecho a mano.
2. Qué lee la IA
Al pasarle el PDF, SigPyme intenta reconocer la razón social y el CIF del proveedor, sus datos de contacto, el número de factura, la fecha de emisión, el tipo de documento, los conceptos facturados, las bases imponibles, los tipos y cuotas de IVA, las retenciones de IRPF, el total, la forma de pago y los vencimientos. También busca el CIF de tu empresa, para saber quién emite y quién recibe.
Es decir, prácticamente todo lo que antes tecleabas.
3. Una a una: rápido, y con revisión
Desde una nueva factura recibida eliges el PDF, y SigPyme lo lee mientras te enseña una barra de progreso. Sin tocar nada, la ficha se va a rellenar sola.
Antes de tocar la ficha, te presenta una pantalla de revisión: el proveedor identificado —y si ya lo tienes en SigPyme—, el número y la fecha, la base, el IVA, el IRPF y el total, los conceptos detectados, y el grado de confianza de la propia IA, con los avisos que haya encontrado.
Si todo cuadra, pulsas Aplicar a la ficha y los datos pasan al formulario. Todavía no hay nada guardado: puedes corregir lo que quieras y, cuando estés conforme, guardar.
Relacionar la factura con la mercancía recibida
Si antes has registrado la recepción mediante el OCR de albaranes de proveedor, revisa qué albaranes se han localizado y si los importes coinciden. Que el total de la factura cuadre no demuestra por sí solo que toda la mercancía esté recibida. Este cotejo conecta las compras con la gestión de almacenes en Mac y prepara la información para el programa de contabilidad para Mac.
4. En grupo: una carpeta entera de golpe
Aquí es donde el ahorro se multiplica. Cuando las facturas se acumulan —las del mes, las de una semana de correo, las que te ha pasado la gestoría—, hacerlas una a una vuelve a ser un trabajo de tarde entera. Para eso está la importación en grupo.
- Dejas todos los PDF en una carpeta.
- En el listado de facturas recibidas, pulsas Importar carpeta IA y eliges esa carpeta.
- SigPyme localiza todos los PDF y te dice cuántos ha encontrado.
- Los procesa uno por uno, con una barra de progreso, y al terminar te da un resumen.
No hay que abrir cada documento ni volver a elegir proveedor: trabajas con una carpeta en lugar de con decenas de facturas sueltas.
Tu bandeja de entrada para un lote de PDFs
SigPyme sí permite la importación en grupo de PDFs mediante OCR. Funciona como una bandeja de entrada inteligente: una carpeta donde vas soltando los PDF según te llegan y de la que SigPyme los lee todos a la vez, de forma automática, sin que tengas que abrirlos ni teclear nada. Cuando quieres procesar el lote, pulsas Importar carpeta IA y eliges esa carpeta.
Una importación en grupo con red
Meter muchas facturas de golpe solo es una buena idea si no se cuela ninguna mala. Por eso, antes de guardar cada una, SigPyme comprueba que el destinatario es tu empresa, que el proveedor está dado de alta, que la factura tiene número, que no está repetida, que los importes cuadran y que la confianza de la IA es del 80 % o más.
Las que lo superan todo se guardan y se intentan contabilizar. Las que no, no se guardan a ciegas: se omiten y quedan para que las revises tú, y el resumen final te dice cuántas se han guardado, cuántas contabilizado, cuántas eran duplicadas o de un proveedor que no tienes, cuántas omitidas y por qué, PDF por PDF. Lo fácil se hace solo; lo dudoso te llega ya separado.
5. Los controles que trabajan por ti
- Proveedor. Se busca por su CIF o NIF. Si existe, se vincula solo. Si no, la factura no se puede guardar ni contabilizar hasta darlo de alta, y SigPyme te ofrece crear su ficha con los datos que ha leído del PDF.
- Tu empresa. Si el CIF que aparece como destinatario no es el tuyo, te lo avisa enseñándote los dos, en lugar de registrar la factura de otra empresa; en una importación en grupo, esa factura se omite directamente.
- Duplicadas. Una factura se considera repetida cuando coinciden proveedor y número, aunque uno lo escriba con guiones y otro con espacios. Sirve tanto para una a una como para la importación en grupo.
6. Y tus facturas, ordenadas
Las facturas recibidas con IVA se copian a un archivo documental de SigPyme, en una subcarpeta por proveedor y con un nombre que incluye la fecha y el número de factura. Tu PDF original no se mueve ni se borra. Después, desde el listado, cada factura tiene su botón PDF para abrir el documento asociado en un clic —y te ahorras una búsqueda más: la de «¿dónde dejé la factura de…?»—.
7. Qué sigue siendo cosa tuya
Conviene ser claros: la IA lee bien, pero no es infalible, y una factura es un documento fiscal. Por eso el diseño no es «la IA lo hace todo», sino «la IA lo hace casi todo y tú lo confirmas». Sigue tocándote comprobar el proveedor y el número, mirar el IVA y las retenciones, y revisar el informe de una importación en grupo antes de tirar los originales. Pasas de teclear a supervisar, que es mucho menos trabajo y bastante más rápido.
Incluido en todas las versiones
La lectura de facturas con IA, individual y en grupo, viene en todas las versiones de SigPyme, igual que el resto de funciones. No es un módulo que se contrate aparte. Lo que distingue a una versión de otra es dónde viven los datos y cuánta gente trabaja a la vez, nunca lo que el programa sabe hacer. Ver las cuatro versiones.
Es una pieza más del ciclo de compras: la factura que entra así se vincula al proveedor, genera sus vencimientos y, con la configuración contable preparada, se contabiliza sin volver a teclear nada.
Preguntas rápidas sobre la lectura de facturas con IA
¿La lectura de facturas con IA está incluida en todas las versiones?
Sí. Como el resto de funciones de SigPyme, va en todas las versiones, sin módulo aparte. Lo que cambia entre versiones es la infraestructura —dónde viven los datos y cuánta gente trabaja a la vez—, no lo que el programa sabe hacer.
¿SigPyme permite la importación en grupo de PDFs mediante OCR?
Sí. SigPyme lee los PDF mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres) e inteligencia artificial, y dispone de una bandeja de entrada inteligente: una carpeta donde sueltas un lote de PDFs para que SigPyme los lea todos a la vez, de forma automática. Solo tienes que elegirla en Importar carpeta IA.
¿Puedo importar varias facturas de golpe?
Sí. En el listado de facturas recibidas, Importar carpeta IA procesa todos los PDF que haya directamente en la carpeta elegida, uno por uno y por orden alfabético, y al terminar te da un resumen con lo guardado, lo contabilizado y lo que ha quedado para revisar.
¿La IA guarda la factura por mí?
En la introducción individual, no: rellena la ficha y guardas tú cuando la has revisado. En la importación en grupo, SigPyme guarda solo las facturas que superan todas las comprobaciones —incluida una confianza de la IA del 80 % o más—; el resto se omite para que las revises a mano.
¿Qué pasa si el proveedor de la factura no lo tengo dado de alta?
La factura no puede guardarse ni contabilizarse sin un proveedor registrado. En la introducción individual, SigPyme te ofrece crear su ficha con los datos leídos del PDF. En una importación en grupo, esa factura se omite y aparece en el resumen como «sin proveedor».
¿Y si me cuelo y meto dos veces la misma factura?
SigPyme comprueba si ya existe: una factura se considera repetida cuando coinciden el proveedor y el número de factura, aunque cambie el formato de espacios o guiones. Ocurre igual en la introducción individual y en la importación en grupo.
¿Qué PDF puede leer?
Un PDF válido, sin contraseña, de hasta 20 MB y con un máximo de 50 páginas.
¿Se borran o se mueven mis PDF originales?
No. SigPyme copia las facturas con IVA a su archivo documental, ordenadas por proveedor, y deja el original donde estaba. Aun así, conviene revisar el resumen de una importación en grupo antes de eliminar nada.
Ver cómo funciona, paso a paso Que nos lo enseñen
Esta lectura forma parte del OCR e IA para Mac de SigPyme. Si también necesitas emitir facturas a clientes, consulta el programa de facturación para Mac: la emisión y el registro de facturas de proveedor son dos circuitos distintos dentro de la gestión.