Contabilidad en el Mac: hasta dónde llegas tú y dónde entra tu asesoría
Hay una conversación que se repite cada trimestre en muchas pymes: «yo esto no lo entiendo, que lo lleve la gestoría». Y la gestoría, por su parte, recibe una carpeta con facturas sueltas tres días antes del plazo. Los dos tienen razón y los dos pierden.
Una pyme puede llevar desde su programa de gestión el registro diario: facturas, impuestos, cobros y pagos. El criterio contable y fiscal requiere personal cualificado, interno o de una asesoría. Ordenar los datos no equivale a comprobar su deducibilidad ni a presentar declaraciones.
Tres cosas distintas que se llaman igual
Buena parte del lío viene de meter en la misma palabra tres tareas que no lo son:
1. El registro
Anotar lo que entra y lo que sale: cada factura emitida, cada factura recibida, cada cobro y cada pago. Es trabajo mecánico y es tuyo, porque tú eres quien sabe a qué corresponde cada documento. Si facturas con un programa de gestión, esta parte ya está hecha sin darte cuenta: las facturas que emites ya están dentro.
2. La contabilidad
Traducir ese registro al lenguaje contable: asientos, cuentas, amortizaciones, periodificaciones. Aquí ya hace falta criterio, y es donde la mayoría de las pymes pequeñas se apoyan en su asesoría.
3. La fiscalidad
Decidir qué se presenta, cuándo y con qué importes. Modelos trimestrales, resumen anual, impuesto de sociedades, según las obligaciones del negocio. Conviene que lo supervise una persona con los conocimientos necesarios.
Qué ganas si llevas bien la primera parte
La diferencia entre llegar a la asesoría con los datos ordenados o con una caja de papeles no es solo comodidad. Es dinero y es tiempo:
- Dispones de resúmenes para revisar. El IVA registrado facilita analizar el periodo; no todo el IVA soportado tiene por qué ser deducible ni el resumen equivale a una liquidación definitiva.
- Localizas los justificantes. Archivar las facturas facilita comprobar los gastos y preparar la documentación.
- Tu asesoría te cobra por pensar, no por teclear. Si le llegas con el registro hecho, su trabajo es el que aporta valor. Si le llegas con la caja de papeles, buena parte de lo que pagas es transcripción.
Y la vista de tesorería, que casi nadie tiene
Además del resultado contable, necesitas una vista operativa: qué me deben y a quién debo, y cuándo.
La contabilidad te dice si el año va bien. Los vencimientos te dicen si llegas a fin de mes. Son preguntas distintas, y la segunda es la que hunde empresas rentables. Un programa de gestión que lleve los vencimientos de cobros y pagos ayuda si mantienes actualizadas las fechas, pagos parciales y cantidades pendientes.
Qué cambia con Verifactu
Revisa los requisitos según el ámbito y calendario aplicables a tu negocio. La AEAT explica SIF y VERI*FACTU. Enviar registros no sustituye la contabilidad ni las declaraciones que correspondan.
Consulta el programa de facturación para Mac y la guía de facturas VeriFactu en Mac para distinguir ese circuito del contable.
Facturas recibidas con OCR: menos transcripción, con revisión
La lectura de facturas con OCR e IA en Mac ayuda a preparar los datos. Comprueba proveedor y destinatario, número, fecha, bases, IVA, recargo o retenciones si figuran, y total. Evita incorporar dos veces la misma factura.
Si hay mercancía, revisa el albarán y las diferencias con lo recibido. Leer el PDF no confirma la recepción física, el pago ni la deducibilidad del gasto.
Desde el programa de contabilidad para Mac, acuerda con la asesoría qué datos y formatos necesita. Verifica esas salidas con una muestra antes de dar el proceso por cerrado.
Por dónde empezar si ahora mismo no llevas nada
No hace falta montar un ERP completo el primer día. El orden que mejor funciona:
- Emite todas las facturas desde el programa. Todas, sin excepciones «rápidas» en una hoja de cálculo. La excepción de hoy es el descuadre de diciembre.
- Mete las facturas de proveedor según llegan. Cinco minutos al día, no dos horas cada trimestre.
- Marca los cobros y pagos cuando ocurren. Es lo que hace que la foto de tesorería sirva para algo.
- Habla con tu asesoría y pregúntale en qué formato le viene bien recibirlo. Se sorprenderá, y probablemente te lo agradezca.
A partir de ahí, ampliar a almacén, presupuestos o TPV es cuestión de cuándo lo pida el negocio, no de volver a empezar.