Contabilidad en el Mac: hasta dónde llegas tú y dónde entra tu asesoría
Hay una conversación que se repite cada trimestre en muchas pymes: «yo esto no lo entiendo, que lo lleve la gestoría». Y la gestoría, por su parte, recibe una carpeta con facturas sueltas tres días antes del plazo. Los dos tienen razón y los dos pierden.
Una pyme puede llevar desde su programa de gestión el registro diario: facturas emitidas y recibidas, IVA soportado y repercutido, cobros y pagos. Lo que sigue siendo trabajo del asesor fiscal es el criterio: qué gasto es deducible, cómo se amortiza, qué modelo se presenta y cuándo. No es lo mismo tener los datos ordenados que interpretarlos.
Tres cosas distintas que se llaman igual
Buena parte del lío viene de meter en la misma palabra tres tareas que no lo son:
1. El registro
Anotar lo que entra y lo que sale: cada factura emitida, cada factura recibida, cada cobro y cada pago. Es trabajo mecánico y es tuyo, porque tú eres quien sabe a qué corresponde cada documento. Si facturas con un programa de gestión, esta parte ya está hecha sin darte cuenta: las facturas que emites ya están dentro.
2. La contabilidad
Traducir ese registro al lenguaje contable: asientos, cuentas, amortizaciones, periodificaciones. Aquí ya hace falta criterio, y es donde la mayoría de las pymes pequeñas se apoyan en su asesoría.
3. La fiscalidad
Decidir qué se presenta, cuándo y con qué importes. Modelos trimestrales, resumen anual, impuesto de sociedades. Esto es del asesor, y conviene que lo siga siendo: es donde un error sale caro.
Qué ganas si llevas bien la primera parte
La diferencia entre llegar a la asesoría con los datos ordenados o con una caja de papeles no es solo comodidad. Es dinero y es tiempo:
- Sabes tu IVA antes de que te lo digan. Si las facturas están metidas según se emiten y se reciben, en cualquier momento del trimestre puedes ver cuánto llevas de IVA repercutido y cuánto de soportado. Eso permite decidir con margen, no enterarte el día 18.
- Dejas de perseguir facturas. Las facturas de proveedor que no se archivan cuando llegan, se pierden. Y una factura perdida es IVA que no te deduces.
- Tu asesoría te cobra por pensar, no por teclear. Si le llegas con el registro hecho, su trabajo es el que aporta valor. Si le llegas con la caja de papeles, buena parte de lo que pagas es transcripción.
Y la vista de tesorería, que casi nadie tiene
Hay un dato que no sale de la contabilidad y que es el que más quita el sueño: qué me deben y a quién debo, y cuándo.
La contabilidad te dice si el año va bien. Los vencimientos te dicen si llegas a fin de mes. Son preguntas distintas, y la segunda es la que hunde empresas rentables. Un programa de gestión que lleve los vencimientos de cobros y pagos te da esa foto sin esfuerzo adicional: sale de las facturas que ya tienes metidas.
Qué cambia con Verifactu
Conviene tenerlo en el radar, porque afecta justo a la primera parte. A partir de las fechas que fija la norma, el programa con el que emitas facturas tiene que cumplir unos requisitos técnicos: registro encadenado, huella, imposibilidad de borrar una factura sin dejar rastro.
Dicho de otro modo: la parte del registro deja de ser opcional en cuanto a cómo se hace. Si estás pensando en ordenar esto, tiene sentido hacerlo ya con un programa que lo cumpla, en vez de ordenarlo dos veces. Lo contamos en detalle en la página de Verifactu.
Por dónde empezar si ahora mismo no llevas nada
No hace falta montar un ERP completo el primer día. El orden que mejor funciona:
- Emite todas las facturas desde el programa. Todas, sin excepciones «rápidas» en una hoja de cálculo. La excepción de hoy es el descuadre de diciembre.
- Mete las facturas de proveedor según llegan. Cinco minutos al día, no dos horas cada trimestre.
- Marca los cobros y pagos cuando ocurren. Es lo que hace que la foto de tesorería sirva para algo.
- Habla con tu asesoría y pregúntale en qué formato le viene bien recibirlo. Se sorprenderá, y probablemente te lo agradezca.
A partir de ahí, ampliar a almacén, presupuestos o TPV es cuestión de cuándo lo pida el negocio, no de volver a empezar.