Manual de uso · Marketing y CRM

Manual de Campañas de Marketing

Las Campañas de Marketing preparan y envían correos a los grupos de destinatarios registrados en SigPyme: se elige el contenido —escrito o desde una plantilla—, se selecciona el público, se envía por bloques con pausas entre ellos, y se puede probar, cancelar, programar o revisar el resultado en cualquier momento.

Qué se puede hacer desde una campaña

Definir el asunto y el contenido HTML, usar una plantilla, configurar una cuenta SMTP exclusiva para Marketing, seleccionar destinatarios de varios orígenes, personalizar automáticamente cada correo, hacer un envío de prueba, enviar por bloques con pausas, cancelar conservando los pendientes, programar para una fecha y hora, y consultar enviados, fallidos y el estado de la campaña.

Configurar el correo de Marketing

Antes de enviar hay que configurar la cuenta que usará el módulo, desde Configurar correo en la ficha de campaña. Es exclusiva de Marketing y no cambia la cuenta con la que SigPyme envía facturas u otros documentos.

El listado y los estados

El listado muestra nombre, asunto, remitente, estado, número de correos por bloque, minutos de espera, fecha del último envío, fecha de creación, y los botones de editar, programar y eliminar.

Crear una campaña

Con Nueva campaña. El nombre es el único campo obligatorio para guardar manualmente, y es de uso interno —«Promoción clientes septiembre», «Renovación de suscripciones»—. El asunto sí lo recibe el destinatario, y es obligatorio para poder hacer una prueba o iniciar el envío.

El nombre y el email del remitente se cargan solos desde la configuración de correo cuando están vacíos, o se copian desde una plantilla. El contenido HTML es el cuerpo del correo, escrito a mano o cargado desde una plantilla. Las observaciones internas no se envían, y sirven para documentar la finalidad, el público, el responsable o el resultado de las pruebas.

El campo Estado

Al crear una campaña debe quedarse en BORRADOR. SigPyme lo actualiza solo al preparar, enviar, cancelar, programar o finalizar; no conviene escribirlo a mano.

Anotaciones automáticas

Durante el envío, SigPyme añade solo a las observaciones anotaciones con fecha y hora: el inicio de la campaña, el inicio y el resultado de cada bloque, los correos correctos y los errores, las pausas, las cancelaciones, la finalización y los errores generales. Es el historial de lo que pasó de verdad.

Usar una plantilla

El botón Plantillas abre el listado en modo selección. Al elegir una se copian a la campaña el asunto, el nombre y el email del remitente, y el HTML. Después se puede modificar la campaña sin tocar la plantilla original, y las observaciones de la plantilla no se copian.

Visualizar el correo

Visualizar HTML abre una vista previa en el navegador predeterminado, para revisar textos, colores, distribución, botones, enlaces, la firma y la legibilidad general.

Seleccionar el público

Con Seleccionar público. Antes de abrir la pantalla, SigPyme guarda la campaña como borrador para tener un identificador al que asociar los destinatarios. Reúne cuatro orígenes:

Todos seleccionados muestra solo los destinatarios ya marcados para esa campaña, fuera cual fuera su origen — útil para revisar la selección final antes de guardar.

Buscar y seleccionar destinatarios

El buscador localiza por código, nombre, nombre comercial o empresa, y correo, combinado con el tipo de público elegido. Cada fila tiene su botón de seleccionar o deseleccionar.

Guardar asocia definitivamente los destinatarios a la campaña, y la ficha muestra el total seleccionado. Cerrar sin guardar descarta los cambios de esa pantalla.

Personalización automática

Durante el envío se sustituyen las mismas variables que en las plantillas: {{nombre}}, {{nombre_comercial}}, {{email}} y {{codigo}}.

<p>Hola {{nombre}},</p>
<p>Queremos presentar a {{nombre_comercial}} nuestras próximas actividades.</p>
<p>Si deseas más información, responde a este correo: {{email}}.</p>

Cada destinatario recibe el mismo diseño con sus propios datos.

Envíos por bloques y pausas

Nº de envíos es cuántos correos se procesan en cada bloque. Cada (minutos) es la espera entre un bloque y el siguiente. Si el número de envíos está vacío, es cero o no es válido, SigPyme usa bloques de 20. Si la espera está vacía o es 0, no hay pausa entre bloques.

Una campaña de 95 destinatarios, con bloques de 20 y 5 minutos de espera:

1. Primer bloque: 20 correos.
2. Espera de 5 minutos.
3. Segundo bloque: 20 correos.
4. Espera de 5 minutos.
5. Tercer bloque: 20 correos.
6. Espera de 5 minutos.
7. Cuarto bloque: 20 correos.
8. Espera de 5 minutos.
9. Último bloque: 15 correos.

La duración real depende también de lo que tarde el servidor SMTP en aceptar cada mensaje.

Envío de prueba

Enviar prueba pide una dirección de correo y envía el contenido actual con la configuración SMTP de Marketing. Hace falta la configuración SMTP completa, el asunto, el contenido HTML y una dirección válida.

En la prueba, las variables se rellenan con valores de demostración: nombre Prueba, nombre comercial Prueba marketing, código PRUEBA, y el email es el que se ha introducido. Sirve para comprobar la autenticación SMTP, el remitente, el Reply-To, el asunto, el diseño, los enlaces, la visualización real y cómo se rellenan las variables.

Conviene probar en varios dispositivos y clientes de correo, no solo en uno.

Enviar la campaña

Enviar campaña comprueba antes que no haya otro envío activo para esa misma campaña, que la configuración SMTP esté completa, que haya destinatarios seleccionados, y que existan asunto y contenido HTML. Después pide confirmar, indicando el número de destinatarios.

1. La campaña pasa a PREPARADA.
2. El proceso empieza en segundo plano.
3. El estado cambia a ENVIANDO.
4. Solo se procesan los destinatarios seleccionados con estado PENDIENTE.
5. Cada correo correcto se marca ENVIADO.
6. Cada correo fallido se marca ERROR.
7. Se actualizan los totales.
8. Se registra el resultado en las observaciones.
9. Se hacen las pausas configuradas.
10. Termina como FINALIZADA o FINALIZADA CON ERRORES.

Cancelar un envío

Cancelar envío detiene una campaña en marcha. No elimina la campaña, no borra destinatarios, no revierte los correos ya enviados, conserva como pendientes los que faltaban, y cambia el estado a CANCELADA.

Programar una campaña

Desde el listado, el botón de calendario pide una fecha y una hora en formato HH:mm, y las dos tienen que ser futuras. Al guardar, la campaña pasa a PROGRAMADA, queda registrado en las observaciones, y SigPyme comprueba periódicamente si ya ha llegado la hora.

Quitar programación elimina la fecha y la hora; si la campaña estaba en PROGRAMADA, vuelve a BORRADOR.

Seguimiento de resultados

Cada destinatario guarda su estado —PENDIENTE, ENVIADO o ERROR—, y la campaña registra el total seleccionado, el total enviado con éxito, el total fallido, la fecha de la última ejecución, el estado general y el historial en las observaciones.

Una campaña termina con errores cuando se ha procesado todo lo pendiente pero algo no se pudo enviar. Las causas habituales: email vacío o incorrecto, rechazo del servidor del destinatario, contraseña SMTP incorrecta, bloqueo del proveedor, límite diario superado, pérdida de conexión, o el servidor SMTP no disponible.

Buscar, ordenar, imprimir y exportar

La búsqueda rápida localiza por nombre, asunto, estado, y nombre o email del remitente. La cabecera filtra además por fecha de creación desde y hasta. La búsqueda avanzada combina esos criterios con la fecha del último envío, las campañas que nunca se han enviado y las que tienen envíos fallidos. Ver todo quita todos los filtros.

Se ordena por nombre y asunto, remitente y estado, fecha del último envío, o fecha de creación; el botón Ordenar organiza alfabéticamente por nombre con la opción de invertir el sentido. Las campañas sin fecha de envío quedan al final al ordenar por última ejecución.

Imprimir genera un PDF con las campañas visibles, respetando el buscador, el rango de fechas y los criterios avanzados. Exportar genera un Excel con nombre, asunto, remitente, estado, número de envíos por bloque, minutos entre bloques y fecha de creación, también respetando los filtros.

Eliminar una campaña

La papelera pide confirmación. No se debe eliminar una campaña mientras se está enviando. Conviene conservar las finalizadas si se quiere un histórico de qué se envió, cuándo, a qué público, cuántos llegaron, cuántos fallaron y qué dicen las observaciones de ejecución.

Flujo de trabajo recomendado

1. Configurar la cuenta SMTP de Marketing.
2. Pulsar Probar SMTP.
3. Preparar una plantilla.
4. Crear una campaña.
5. Introducir el nombre y el asunto.
6. Seleccionar la plantilla.
7. Revisar el remitente.
8. Revisar el HTML.
9. Añadir las variables personalizadas necesarias.
10. Seleccionar el público.
11. Comprobar el total de destinatarios.
12. Definir el tamaño del bloque.
13. Definir los minutos de espera.
14. Guardar la campaña.
15. Pulsar Visualizar HTML.
16. Hacer un envío de prueba.
17. Corregir el contenido si hace falta.
18. Enviar de inmediato o programar la campaña.
19. Mantener SigPyme abierto durante el proceso.
20. Revisar el estado final, los enviados y los fallidos.

Uso responsable

• Enviar comunicaciones solo a quien está autorizado.
• Revisar la opción «Quiere publicidad» de clientes y suscriptores.
• Comprobar también la base legal de los contactos y del Tarjetero, que no llevan ese filtro automático.
• Mantener los correos actualizados.
• Evitar seleccionar destinatarios sin email válido.
• Usar bloques prudentes, según el proveedor SMTP.
• No cerrar SigPyme durante el envío.
• Hacer siempre una prueba.
• No repetir una campaña finalizada sin revisar antes los estados.
• Consultar las limitaciones de envío del proveedor SMTP.
• Incluir información clara del remitente.
• Facilitar un medio para solicitar la baja de comunicaciones.
• Evitar asuntos engañosos o contenido excesivamente promocional.
• Conservar las observaciones como historial de la campaña.

Ver el manual de Plantillas Preguntar una duda concreta