Manual de uso · Análisis IA

Manual del Análisis de cobros IA

El Análisis de cobros IA estudia todos los pedidos de clientes con algún importe pendiente de cobro. SigPyme calcula la deuda por cliente y se la facilita al asistente para priorizar gestiones, detectar concentración de riesgo y proponer actuaciones de recobro. Es informativo: no registra cobros, no modifica pedidos y no envía comunicaciones a los clientes.

Finalidad

SigPyme calcula la deuda por cliente y facilita al asistente el importe pendiente total, el pedido pendiente más antiguo y su importe, la fecha del último cobro registrado, y los pedidos facturados y pendientes de facturar del año actual. Con eso, el asistente ayuda a priorizar las gestiones de cobro, detectar clientes con mayor deuda, localizar deudas antiguas, evaluar la concentración de riesgo, proponer actuaciones de recobro, y diferenciar hechos, hipótesis y recomendaciones.

Acceso

1. Entrar en SigPyme.
2. Seleccionar Análisis IA en el menú lateral.
3. Pulsar Análisis de cobros IA.

Se abre la ventana Análisis de cobros con asistente.

Requisitos previos

Hace falta haber iniciado sesión, tener un token válido, tener seleccionada la empresa correspondiente, disponer de conexión al servicio de IA, tener registrados los pedidos de clientes con sus importes totales actualizados, haber registrado correctamente los cobros, y mantener actualizado el estado de facturación de los pedidos.

Funcionamiento general

SigPyme obtiene todos los pedidos de clientes y todos los cobros registrados, relaciona cada cobro con su pedido, calcula cuánto se ha cobrado y cuánto queda pendiente, agrupa los pendientes por cliente, localiza el pedido pendiente más antiguo de cada uno, calcula lo facturado y pendiente de facturar del año actual, prepara una tabla y la envía al asistente, que interpreta la situación y propone prioridades de actuación.

Sin filtro de fechas

El Análisis de cobros IA no pide fechas: analiza todos los pedidos con importe pendiente, independientemente de cuándo se crearon. Esto permite detectar deudas recientes, deudas antiguas, pedidos pendientes de ejercicios anteriores, y clientes con varios pedidos sin cobrar a la vez.

El año actual solo se usa para los datos complementarios de importe facturado e importe pendiente de facturar durante el año — el pendiente de cobro total no está limitado al ejercicio actual.

Cómo se calcula el pendiente

Por pedido

Pendiente de cobro = Total del pedido − Cobros registrados

Por ejemplo, un pedido de 1.000,00 € con 600,00 € cobrados deja 400,00 € pendientes. Solo entran en el análisis los pedidos cuyo saldo pendiente supere el pequeño margen técnico que evita diferencias residuales de redondeo; los pedidos totalmente cobrados no aparecen como deuda.

Cobros parciales

SigPyme admite varios cobros para un mismo pedido, y los suma todos antes de calcular el saldo. Por ejemplo, un pedido de 800 € con un primer cobro de 200 € y un segundo de 300 € deja 500 € cobrados y 300 € pendientes.

Agrupación por cliente

Los pedidos pendientes se agrupan por cliente: cuando existe un identificador de cliente, SigPyme lo usa para agrupar correctamente todas sus operaciones; si no existe, usa el nombre del cliente. Esto reúne varios pedidos de una misma persona o empresa en un único resumen.

Importe pendiente total

Para cada cliente, SigPyme suma el pendiente de todos sus pedidos. Por ejemplo, un cliente con un pedido de 500 € pendientes, otro de 300 € pendientes y un tercero completamente cobrado muestra un importe pendiente total de 800 €; el pedido ya cobrado no lo incrementa. La tabla se ordena de mayor a menor importe pendiente.

El pedido pendiente más antiguo

SigPyme localiza, por cliente, el pedido con saldo pendiente de fecha más antigua, e incorpora su fecha y el importe todavía pendiente. Ayuda a identificar deudas que requieren atención prioritaria.

Fecha del último cobro

Para el pedido pendiente más antiguo, SigPyme busca la fecha más reciente entre sus cobros. Esto diferencia un pedido sin ningún cobro de uno con pagos parciales recientes, o de uno cuyo último pago se hizo hace tiempo. Si no ha habido ningún cobro, el campo se envía vacío — lo que no significa necesariamente un error, sino que el pedido todavía no tiene movimientos de cobro.

Situación del año actual

Además del pendiente total, SigPyme calcula, por cliente y para el año en curso, el año actual facturado —suma del total de los pedidos del año con el campo Facturado en Sí— y el año actual pendiente de facturar —suma del total de los pedidos del año que todavía no están marcados como facturados—.

Facturar y cobrar son estados distintos

Facturado significa que el pedido ya generó o está vinculado a una factura. Cobrado significa que el cliente pagó y el cobro se registró. Un pedido puede estar facturado y cobrado, facturado y pendiente de cobro, sin facturar y cobrado total o parcialmente, o sin facturar y sin cobrar. El análisis ayuda a observar estas situaciones, pero no corrige automáticamente los estados.

Datos enviados por cliente

La tabla preparada para la IA lleva una fila por cliente, con el cliente, el importe pendiente total, la fecha del pedido pendiente más antiguo, el pendiente de ese pedido, la fecha de su último cobro, el total facturado en el año actual y el total pendiente de facturar en el año actual. Los importes se expresan en euros y las fechas con formato día, mes y año.

Petición para el asistente

La pantalla incluye inicialmente: «Analiza los cobros pendientes: prioriza los clientes con mayor importe pendiente y los de deuda más antigua, valora el riesgo y propón acciones de recobro». Puede modificarse o ampliarse; puede quedar vacía porque SigPyme ya incorpora instrucciones generales, pero una pregunta concreta mejora el análisis.

Generales: «Resume la situación global de cobros pendientes», «Identifica los clientes que requieren atención inmediata», «Clasifica las actuaciones por prioridad», «Señala posibles concentraciones de riesgo».

Por importe: «Ordena los clientes por mayor pendiente», «Identifica qué clientes concentran la mayor parte de la deuda», «Señala importes significativos que deberían revisarse».

Por antigüedad: «Prioriza los pedidos pendientes más antiguos», «Diferencia deudas recientes y antiguas», «Señala clientes sin cobros registrados», «Identifica pedidos cuyo último cobro fue hace más tiempo».

Sobre facturación: «Compara el pendiente de cobro con la facturación del año», «Señala clientes con mucho pedido pendiente de facturar», «Detecta clientes con facturación elevada y cobro insuficiente».

Sobre recobro: «Propón un plan de seguimiento», «Clasifica clientes por prioridad alta, media o baja», «Sugiere qué casos requieren llamada, correo o revisión documental», «Separa actuaciones comerciales y administrativas».

Botón Analizar

1. Revisar o modificar la petición.
2. Pulsar Analizar.
3. Esperar mientras SigPyme calcula los pendientes.
4. Revisar la respuesta del asistente.

Durante el proceso aparece «Calculando cobros pendientes y consultando al asistente…» y el botón queda temporalmente desactivado para evitar solicitudes repetidas. Al terminar, aparece «Análisis generado».

Botón Ver/editar envío

1. Pulsar Ver/editar envío.
2. Esperar a que SigPyme calcule los pendientes.
3. Revisar la tabla y las instrucciones.
4. Modificar el contenido si es necesario.
5. Pulsar Enviar a la IA.

El contenido se puede editar para eliminar determinados clientes, añadir aclaraciones, corregir un nombre, pedir un análisis más concreto, limitar el enfoque, o evitar enviar información que no sea necesaria. Si se deja vacío el texto de envío, la consulta no se realiza.

Contenido solicitado al asistente

SigPyme pide un informe con ranking por mayor importe pendiente, análisis de la deuda más antigua, riesgo por cliente, combinación de importe y antigüedad, situación facturada del año actual, importe pendiente de facturar, y recomendaciones de recobro ordenadas por prioridad alta, media o baja.

Reglas de rigor

El asistente recibe instrucciones para diferenciar hechos y recomendaciones, identificar los datos que deben verificarse, separar hipótesis de conclusiones demostradas, justificar cada conclusión con cifras, incluir un nivel de confianza, indicar las limitaciones del análisis, no presentar la concentración de deuda como algo exclusivamente positivo, y advertir del riesgo de depender de pocos clientes.

Lo que no debe afirmar automáticamente

La IA no debe afirmar que un cliente es insolvente únicamente por tener deuda pendiente. Tampoco dispone necesariamente de la fecha real de vencimiento, las condiciones de pago, el límite de crédito, el historial de incidencias, la situación financiera del cliente, reclamaciones, acuerdos de aplazamiento, garantías, o facturas en disputa. Estos datos deben comprobarse antes de iniciar una reclamación.

Interpretación del riesgo

El análisis combina principalmente dos factores: el importe —una deuda elevada puede tener mayor impacto financiero— y la antigüedad —una operación antigua sin cobrar puede requerir seguimiento—. Pero también deben considerarse el volumen habitual del cliente, sus condiciones de pago, los pagos parciales, el último cobro, si el pedido está facturado o no, posibles incidencias comerciales, y documentación pendiente.

Respuesta del asistente

Se muestra en el área Respuesta del asistente, y puede incluir el resumen global, el ranking de clientes, los de mayor deuda, los pedidos más antiguos, los clientes sin cobros, la concentración del pendiente, la situación de facturación, las prioridades, las recomendaciones de seguimiento, las limitaciones y el nivel de confianza. Es de solo lectura y no modifica automáticamente pedidos, facturas, cobros, vencimientos, datos del cliente ni la contabilidad.

Qué hacer después del análisis

Conviene abrir el listado de pedidos, comprobar el saldo de los clientes señalados, revisar los cobros registrados, consultar la factura asociada, verificar la fecha de vencimiento, revisar correos y comunicaciones, confirmar si existe alguna incidencia, registrar los cobros que todavía no estén introducidos, preparar la gestión de recobro, y documentar las actuaciones realizadas.

Plan de recobro recomendado

La IA puede ayudar a clasificar casos, pero la empresa debe definir el procedimiento.

Limitaciones

El análisis no permite seleccionar un intervalo de fechas —incluye todos los pendientes históricos—, usa la fecha del pedido para medir antigüedad sin recurrir directamente a la fecha de vencimiento, no calcula días exactos de retraso, no consulta límites de crédito ni analiza solvencia externa, no distingue automáticamente deuda reclamada o en disputa, no envía recordatorios ni registra actuaciones de recobro, no genera directamente un PDF desde esta pantalla, y no sustituye la conciliación bancaria ni la revisión administrativa.

Mensajes habituales

Buenas prácticas

• Registrar los cobros en cuanto se produzcan.
• Relacionar cada cobro con el pedido correcto.
• Utilizar clientes nominativos.
• Mantener actualizado el estado facturado.
• Revisar pedidos antiguos.
• Comprobar vencimientos antes de reclamar.
• Contrastar la información con el banco.
• Documentar las comunicaciones.
• No interpretar automáticamente todo pendiente como morosidad.
• Revisar manualmente las recomendaciones de la IA.
• Usar Ver/editar envío para controlar los datos compartidos.

Ejemplo completo

Una empresa quiere priorizar el trabajo de administración. Petición: «Analiza todos los cobros pendientes. Clasifica los clientes por prioridad alta, media o baja combinando importe y antigüedad. Señala los pedidos sin cobros, la fecha del último cobro y los importes pendientes de facturar. Propón actuaciones concretas y separa los hechos de las hipótesis».

SigPyme consulta todos los pedidos, suma los cobros de cada uno, calcula los saldos, agrupa por cliente, localiza la deuda más antigua, calcula facturado y pendiente de facturar del año, envía la tabla al asistente, y presenta el informe. El usuario debe comprobar después vencimientos, facturas, cobros, incidencias, acuerdos y datos del cliente.

Resumen de uso

1. Abrir Análisis IA.
2. Seleccionar Análisis de cobros IA.
3. Revisar la petición propuesta.
4. Escribir una consulta más concreta si se desea.
5. Opcionalmente, pulsar Ver/editar envío.
6. Revisar los datos preparados.
7. Pulsar Analizar o Enviar a la IA.
8. Leer el ranking y las recomendaciones.
9. Comprobar los datos en pedidos, facturas y cobros.
10. Ejecutar y documentar las acciones de seguimiento.

El Análisis de cobros IA usa los pedidos y cobros registrados en SigPyme para calcular la deuda pendiente por cliente, localizar las operaciones más antiguas y proponer prioridades de seguimiento. Los importes los calcula SigPyme; la IA ayuda a interpretarlos, pero la situación real debe verificarse antes de reclamar un pago.

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