Cambiar de programa de gestión sin perder por el camino
Casi nadie aguanta un programa de gestión que no le sirve porque le guste. Lo aguanta porque le da pánico el cambio: los datos de doce años, las facturas antiguas, el catálogo entero. Vamos a poner ese miedo en su sitio, que es más pequeño de lo que parece pero no es cero.
Para cambiar de programa de gestión, define qué datos maestros, existencias y pendientes necesitas, prueba su importación y compara los resultados. Acuerda por separado cómo conservar el histórico. No canceles el acceso al sistema anterior hasta comprobar las copias y la consulta de la documentación.
Qué datos conviene preparar para la migración
Pide una exportación de muestra y confirma qué campos admite el destino. No todos los programas exportan o importan lo mismo:
- Clientes y proveedores: nombre, NIF, direcciones, contacto, condiciones de pago.
- Artículos y servicios: referencia, descripción, precio, IVA, familia.
- Tarifas y descuentos por cliente o por familia.
- Stock actual, tomado como inventario de partida.
- Saldos pendientes: lo que te deben y lo que debes, con sus vencimientos.
La disponibilidad de esos datos no garantiza una importación directa: revisa formatos, relaciones y reglas del programa nuevo.
El histórico se decide por separado
El histórico completo de facturas, albaranes y asientos requiere valorar alcance, coste y fidelidad. Puede migrarse, conservarse en un archivo consultable o combinar ambas opciones según tus necesidades.
Cada sistema puede organizar los documentos de forma distinta. Comprueba que se conservan las referencias, líneas, impuestos y relaciones necesarias. Importar un documento histórico no debe emitir una factura nueva ni duplicar su contabilización.
Entonces, ¿qué se hace con lo antiguo?
Acuerda un archivo consultable y copias verificadas. Si mantienes el programa antiguo, confirma las condiciones de licencia, acceso y uso exclusivamente histórico, especialmente si ya no está adaptado para emitir nuevas facturas.
No apliques un plazo único de borrado. Los documentos y registros tienen requisitos que dependen de la operación y del sistema. Revisa con tu asesoría la conservación necesaria y la información de la AEAT sobre conservación y accesibilidad de registros.
Dos cosas que sí conviene hacer antes de dar por muerto el sistema antiguo:
- Exportar documentos y datos necesarios. Los PDF facilitan la consulta, pero no sustituyen automáticamente todos los registros electrónicos ni sus requisitos de conservación.
- Guardar y probar copias. Documenta cómo restaurarlas, con qué software y quién tendrá acceso.
Cuándo hacer el cambio
El momento importa más de lo que parece. Por orden de preferencia:
- Al empezar el ejercicio. Enero es el momento ideal: el año anterior se cierra entero en el sistema antiguo y el nuevo arranca limpio.
- Al empezar un trimestre. La segunda mejor opción, sobre todo por el IVA.
- En temporada baja. Si tu negocio tiene picos, evita cambiarlos justo antes.
Lo que no recomendamos a nadie: cambiar a mitad de trimestre con la campaña encima. Se puede, pero se paga en nervios.
El paralelo, con fecha de caducidad
Compara resultados en un entorno de prueba, sin emitir facturas ni enviar registros reales duplicados. Fija una fecha de corte y un único circuito de emisión real para cada operación.
Antes de dejar de operar con el anterior, revisa series, numeración, documentos pendientes y envíos por resolver. La guía para cambiar de programa de facturación con VeriFactu trata ese circuito específico. Mantén el archivo histórico que hayas acordado.
Lista de comprobación para pasar a un ERP para Mac
- Compara los recuentos de clientes, proveedores y artículos; investiga diferencias y duplicados.
- Verifica referencias, EAN, tarifas, impuestos y descuentos con una muestra representativa.
- Cuadra cantidades y valoración del inventario con el criterio acordado, además de saldos y vencimientos.
- Comprueba permisos, copias y requisitos de macOS en el software ERP para Mac elegido.
- Prueba el circuito de gestión de almacén en Mac sin duplicar entradas de mercancía.
Para documentos nuevos puedes valorar OCR e IA en Mac. No uses la lectura de PDF como sustituto automático de una migración estructurada: revisar el documento y evitar duplicados sigue siendo necesario.
Lo que de verdad cuesta
Y no son los datos. Lo que cuesta es que un equipo cambie de costumbres. La persona que lleva ocho años haciendo un albarán con cuatro teclas va a tardar en encontrarlas en otro sitio, y durante unos días va a ir más lenta. Eso es normal y pasa.
Lo que ayuda de verdad: formar antes de arrancar, no después; empezar por quien más lo usa; y tener a alguien accesible los primeros días, cuando salen las dudas tontas que nadie se atreve a preguntar por escrito.
Cómo saber si tu caso es sencillo
Antes de contratar nada, pide a tu proveedor actual una exportación de clientes, artículos y saldos. Dos cosas vas a averiguar de golpe:
- Qué datos están disponibles y en qué formato.
- Qué transformaciones o tareas manuales requiere el destino.
Con ese fichero en la mano, cualquier proveedor serio puede decirte qué se carga y qué no antes de que firmes. Para una primera revisión, prepara una muestra anonimizada y consulta cómo compartirla, sin enviar datos personales o credenciales innecesarios.